Anpas­sung SitePo­licy Benach­rich­ti­gungs-E-Mail in Micro­soft SharePoint

Mit Share­Point 2013 wurden sogenannte Site Policies einge­führt. Damit ist es möglich, den Lebens­zy­klus einer Site zu beein­flussen. Die Anpas­sung der SitePo­licy Benach­rich­ti­gungs-E-Mail in Share­Point 2013 ist möglich, aber kaum dokumen­tiert. Hier ein Erfahrungsbericht.

Mit Share­Point 2013 wurden sogenannte Site Policies einge­führt. Damit ist es möglich, den Lebens­zy­klus einer Site zu beein­flussen, d.h. die Site zu einem definierten Datum zu schließen (entspricht Read-Only) oder sogar zu löschen. Damit dieser Automa­tismus kontrol­lierbar bleibt, können Syste­me­mails einge­stellt werden, die den Site Owner auf das Schließen, bzw. das Löschen der Site erinnern. Je nach Konfi­gu­ra­tion der Site Policy ist es auch möglich, das Schließen der Seite zurück­stellen zu lassen.
In einem Anwen­dungs­fall haben wir Site Policies einge­setzt, um „Trial-Sites“ automa­tisch löschen zu lassen. Die E‑Mails, die den Site Owner über das Site-Deletion Event infor­mieren, sind sehr generisch. In unserem Anwen­dungs­fall war es nötig, dem Site Owner mit dieser E‑Mail noch weitere Infor­ma­tionen zukommen zu lassen wie z.B. Infos zum Überführen der Site vom „Trial-Status“ in einen „Aktiv-Status“. Program­ma­tisch lässt sich mittels der Klasse Project­Po­licy das Template der SiteDe­le­tion E‑Mail anpassen, die namespaces dazu lauten:

• Server Object Model: Microsoft.Office.RecordsManagement.InformationPolicy
• Client Site Object Model: Microsoft.SharePoint.Client.InformationPolicy

Aller­dings gibt es nur sehr wenig Platz­halter, die im E‑Mail-Template ersetzt werden können.  Der Technet Blog “Site Policy in Share­Point” beschreibt das Thema sehr gut und ist quasi die einzige Dokumen­ta­tion dazu. Aller­dings musste ich entgegen der Beschrei­bung in dem Blog die Platz­halter ohne geschweifte Klammern verwenden:

• SiteUrl: <!–SiteUrl–>
• Deletion Date: <!–SiteDe­le­te­Date–>
• Mailbox ID: <!–TeamMail­b­oxID–>

Es wird immer das E‑Mail-Template der Site Policy angepasst, d.h. diese Anpas­sung greift für alle Sites, die diese Site Policy verwenden. Sollen pro Site/Sub Site unter­schied­liche E‑Mails verschickt werden, so sind unter­schied­liche SitePo­li­cies zu definieren und zu verwenden.