Microsoft Information Protection
Unternehmensdaten auch außerhalb geschützter Systeme absichern
Sensible Unternehmensinformationen klassifizieren, verschlüsseln und vor unkontrollierter Weitergabe schützen
Schutz von Unternehmensdaten mit Information Protection
Information Protection (Information Rights Management) ist eine Möglichkeit, wichtige Unternehmensdaten außerhalb eines geschützten IT-Systems vor unerlaubtem Zugriff zu schützen. Wichtige Unternehmensdokumente wie Patentanträge, Innovationen, Strategien oder Roadmaps sind häufig in geschützten Anwendungen wie SharePoint, Exchange oder Filesystemen abgelegt.
Schutz außerhalb geschützter Anwendungen
Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt innerhalb dieser Anwendungen im Anwenderkontext. Die Dokumente sind damit geschützt, solange sie sich innerhalb der jeweiligen Anwendung befinden. Werden die Dokumente jedoch aus der Anwendung heruntergeladen, sind sie nicht mehr durch die Anwendung selbst geschützt. Durch Rights Management kann sichergestellt werden, dass derartige Dokumente auch außerhalb des geschützten IT-Systems nur durch authentifizierte und autorisierte Anwender geöffnet, bearbeitet oder gedruckt werden können.
Bekanntes Prinzip aus digitalen Medien
Das Prinzip von Information Protection, auch Information Rights Management (IRM) oder Digital Rights Management (DRM) genannt, ist seit vielen Jahren aus dem Consumer Umfeld bekannt. In der Musik- und Filmindustrie sind Musik, Filme oder Serien beispielsweise über Anbieterportale online abrufbar und können teilweise offline gespeichert werden. Sie können jedoch nicht einfach an Dritte weitergegeben werden, da der Zugriff auf die Medien geschützt ist. Nur berechtigte Personen erhalten über entsprechende Anwendungen Zugriff auf diese Inhalte.
Schutz digitaler Inhalte bei Printmedien
Auch viele Redaktionen bieten Zeitschriften oder Bücher neben der klassischen Papierform digital an. Um die Inhalte vor einer ungewollten Weitergabe zu schützen, werden diese Medien digital geschützt bereitgestellt und sind beispielsweise über eReader Programme zugänglich.
Einsatzmöglichkeiten von Information Protection im Unternehmen
Information Protection kann in unterschiedlichen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Im Mittelpunkt steht der Schutz vertraulicher oder geschäftskritischer Informationen - sowohl innerhalb des Unternehmens als auch bei der Zusammenarbeit mit externen Geschäftspartnern.
Schutz vertraulicher interner Kommunikation
Dokumente können innerhalb des Unternehmens so geschützt werden, dass auch Systemadministratoren keinen Zugriff auf die enthaltenen Informationen erhalten. Typische Einsatzbeispiele sind:
- Schutz der Kommunikation zwischen Geschäftsführern
- Schutz der Kommunikation zwischen Betriebsratsmitgliedern, ohne dass die IT oder die Geschäftsführung darauf Zugriff hat
- Schutz geschäftskritischer Informationen wie Patente oder Innovationen
Absicherung bei der B2B Collaboration
Auch außerhalb des Unternehmens lassen sich Dokumente im Rahmen der B2B Collaboration schützen. Geschäftspartner haben beispielsweise Zugriff auf schützenswerte Unternehmensdokumente, die in SharePoint On-Premises oder SharePoint Online gespeichert oder per E-Mail verschickt werden. Ohne Information Protection können diese Dokumente von jedem gelesen werden, der Zugriff darauf erhält. Darüber hinaus können die Dokumente ohne weitere Kontrolle an Dritte weitergeleitet werden.
Kontrolle versehentlich versendeter Dokumente
Bei der Auswahl eines E-Mail-Empfängers kann es passieren, dass E-Mails und angehängte Dokumente versehentlich an einen falschen Empfänger geschickt werden. Ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen besteht anschließend keine Möglichkeit mehr, den Zugriff auf diese Dateien zu kontrollieren. Mit Information Protection kann der Zugriff auf die geschützten Informationen dagegen weiterhin kontrolliert werden. Die entsprechenden Funktionen zu Information Protection befinden sich im Microsoft Purview Admin Center, früher Compliance Center.
Schulung der Anwender im Umgang mit Labels
Im vierten Schritt müssen die Anwender in der Anwendung der Sensitivity Labels sowie im Verständnis der zugrunde liegenden Klassifizierungstaxonomie geschult werden. Durch eine geeignete Konfiguration sind zudem Standard-Labels abhängig vom Ablageort beziehungsweise auf Basis der Sensitivity Information Types möglich.
Information Protection in vier Schritten umsetzen
Für die Umsetzung von Information Protection wird zunächst festgelegt, welche Informationen im Unternehmen vorhanden sind und wie diese geschützt werden sollen. Grundlage dafür ist eine Klassifizierungstaxonomie, die anschließend auf die jeweiligen IT-Systeme übertragen wird.
Erarbeitung einer Klassifizierungstaxonomie
Im ersten Schritt wird betrachtet, welche Arten von Dokumenten im Unternehmen vorhanden sind. Klassifizierungen wie Public, Internal, Confidential oder Strict Confidential sind bekannt, müssen jedoch individuell an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Die Klassifizierungstaxonomie bildet dabei eine übergreifende Richtlinie. Diese muss anschließend für die jeweiligen IT-Systeme interpretiert werden, da die Systeme unterschiedliche Funktionen zur Klassifizierung bereitstellen.
Definition der Klassifizierungsregeln
Im zweiten Schritt werden die konkreten Regeln für die einzelnen Klassifizierungsstufen festgelegt. Dabei sind unter anderem folgende Punkte zu berücksichtigen:
- Wie genau wird das Label bezeichnet, gegebenenfalls auch mehrsprachig?
- Wer darf das Label sehen und anwenden?
- Soll eine Kopf- oder Fußzeile beziehungsweise ein Wasserzeichen in das Dokument integriert werden?
- Soll mit der Zuweisung des Labels eine Verschlüsselung erfolgen?
Nur eine Verschlüsselung der Dokumente verhindert die unkontrollierte Weitergabe der Daten an Dritte.
Technische Umsetzung mit Sensitivity Labels
Im dritten Schritt erfolgt die technische Umsetzung über sogenannte Sensitivity Labels, die mittels Policies den Anwendern zugewiesen werden. Optional können zusätzlich Data Loss Prevention Policies (DLP) erstellt werden. Darüber lässt sich beispielsweise unterbinden, dass ein als "Internal" klassifiziertes Dokument an externe E-Mail-Empfänger versendet wird.
Wie netunite Sie unterstützt
netunite unterstützt Unternehmen bei der Einführung von Microsoft Information Protection - von der Definition geeigneter Klassifizierungsstufen bis zur technischen Umsetzung mit Sensitivity Labels und ergänzenden Schutzmaßnahmen.
Entwicklung einer Klassifizierungstaxonomie
Gemeinsam definieren wir eine auf Ihre Anforderungen abgestimmte Klassifizierungstaxonomie und legen fest, welche Informationen beispielsweise als Public, Internal, Confidential oder Strict Confidential eingestuft werden sollen.
Umsetzung von Sensitivity Labels
Wir unterstützen bei der technischen Konfiguration und Einführung von Sensitivity Labels sowie der zugehörigen Policies. Dabei können auch Anforderungen wie Verschlüsselung, Wasserzeichen oder der kontrollierte Zugriff auf sensible Dokumente berücksichtigt werden.
Integration zusätzlicher Schutzmaßnahmen
Ergänzend unterstützen wir bei der Integration weiterer Maßnahmen wie Data Loss Prevention Policies. Damit lassen sich Klassifizierung und Schutz von Unternehmensinformationen in die bestehende Microsoft Umgebung integrieren.
Information Protection sicher im Unternehmen umsetzen
Schützen Sie vertrauliche Unternehmensinformationen mit einer passenden Klassifizierung und gezielt eingesetzten Sensitivity Labels, abgestimmt auf Ihre Anforderungen und bestehende Microsoft Umgebung.
Weiterführende Links & Ressourcen
Für die weitere Vertiefung rund um Microsoft Information Protection, Sensitivity Labels und den Schutz sensibler Unternehmensinformationen haben wir passende Praxisbeispiele, weiterführende netunite Beiträge und offizielle Microsoft-Dokumentationen zusammengestellt.
Microsoft Links
netunite Linktipp
Schützen Sie sensible Unternehmensdaten mit Microsoft Information Protection und Sensitivity Labels, wir unterstützen Sie bei der sicheren Umsetzung.
Kontaktieren Sie uns gerne direkt vertrieb@netunite.eu.
