Confluence, SharePoint und Teams im Vergleich
Plattformen für Wissen und Zusammenarbeit
Unterschiede bei Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen
Auswahl der passenden Plattform
Confluence, SharePoint, Teams Vergleich - was ist besser? Diese Frage wird oft gestellt, lässt sich aber nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist, welches Produkt besser zu den Anforderungen beziehungsweise den jeweiligen Use Cases passt. Dabei sind sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Aspekte wie IT-Strategie, Lizenzierung und Security zu betrachten. Bei einem Vergleich geht es wie so oft nicht nur um ein Entweder-oder, sondern auch um ein Sowohl-als-auch - also um die Integration der verschiedenen Produkte.
Dokumentenmanagement und strukturierte Ablage
Ein typischer Kern-Use-Case ist das Dokumentenmanagement. Dazu gehört das prozessorientierte Erstellen von Dokumenten mit Freigabeprozessen wie Workflows und digitalen Signaturen. Hinzu kommen die Verschlagwortung sowie die revisionssichere Aufbewahrung und Archivierung.
Wissensmanagement im Team und Unternehmen
Beim Wissensmanagement im Team geht es um das Erfassen und Teilen von Informationen innerhalb eines bestimmten fachlichen oder organisatorischen Kontextes, beispielsweise in einem Projektteam, einer Abteilung oder einer Gruppe. Wissensmanagement auf Unternehmensebene umfasst dagegen das Erfassen und Teilen von Informationen im gesamten Unternehmen. Jeder Mitarbeiter kann Artikel lesen, schreiben, verändern, kommentieren und liken. Die Datenklasse ist dabei in der Regel "Public" oder "Internal Use".
Kommunikation und Zusammenarbeit im Team
Die Unternehmenskommunikation umfasst Nachrichten und Mitteilungen im Unternehmen, beispielsweise "CIO News", beziehungsweise innerhalb eines Teams. Die Kommunikation erfolgt in der Regel "Top-down": Wenige, aber definierte Autoren stehen vielen Lesern gegenüber. Bei der Zusammenarbeit im Team arbeiten Personen in einem gemeinsamen Kontext zusammen, beispielsweise innerhalb eines Projekts oder einer Abteilung. Die Zusammenarbeit findet auf mehreren Ebenen statt, etwa über Chats und Beiträge in Kanälen anstelle von E-Mails, Audio- und Video-Meetings, die Erstellung von Dokumenten, das Arbeiten mit Listen sowie die Nutzung von Anwendungen.
Dokumentenmanagement und Wissen im Team
Für Dokumentenmanagement und Wissensmanagement innerhalb eines Teams stehen unterschiedliche Anforderungen im Vordergrund. Während SharePoint umfangreiche Funktionen für die strukturierte Verwaltung von Dokumenten bietet, eignet sich OneNote für das Erfassen und gemeinsame Bearbeiten von Wissen innerhalb eines Teams.
Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint bietet seit Jahren zahlreiche Funktionen im Bereich ECM wie eine strukturierte Dokumentenablage mit Metadaten (Attribute, Labels, Taxonomien), Versionierung, Integration in den Office Client, Freigabeprozesse, Recordsmanagement, Berechtigungsverwaltung, Benachrichtigungen und Volltextsuche mit Texterkennung.
Wissensmanagement im Team mit OneNote
Eine sehr effiziente Lösung für Wissensmanagement in Teams ist OneNote. Die OneNote-Funktionalität ist meist bereits aus der Privatnutzung beziehungsweise aus der Nutzung von OneNote für Meeting Minutes durch die direkte Integration in Outlook bekannt. Der wesentliche Vorteil ergibt sich aus der Ablage der OneNote-Notizbücher in SharePoint, wo die Berechtigungen entsprechend granular vergeben sind. OneNote bietet eine Co-Authoring-Funktion, das heißt, Seiten können parallel bearbeitet werden. Änderungen werden entsprechend dargestellt. Neben dem Webclient steht ein mächtiger Rich Client beziehungsweise eine mobile App für iOS und Android zur Verfügung. Ein Kernargument für die Nutzung von OneNote ist die komplette Offline-Funktionalität: Gerade unterwegs lässt sich somit auf Inhalte der synchronisierten Notizbücher zugreifen beziehungsweise deren Inhalte ändern. Die Synchronisierung erfolgt im Hintergrund automatisch, sobald der Client wieder online ist.
Funktionen für Erfassung, Teilen und Suche
OneNote ermöglicht die Verknüpfung von Notizbüchern, Abschnitten, Seiten und einzelnen Absätzen. Dadurch lassen sich zusammengehörige Informationen miteinander verbinden und innerhalb eines Notizbuchs übersichtlich strukturieren. Über die mobilen Microsoft Anwendungen können Dokumente, Whiteboards, Fotos oder Visitenkarten digitalisiert und anschließend in OneNote eingebunden werden. Für das Scannen von Dokumenten bietet Microsoft entsprechende Funktionen in OneDrive an. Erfasste OneNote-Seiten können einfach geteilt beziehungsweise als PDF versendet werden. OneNote-Notizbücher lassen sich direkt in Microsoft Teams einbinden und dort gemeinsam bearbeiten. Durch die Ablage von OneNote-Notizbüchern in SharePoint beziehungsweise OneDrive for Business stehen zudem Suchfunktionen zur Verfügung, mit denen sich gespeicherte Informationen wiederfinden lassen.
Wissensmanagement auf Unternehmensebene
Wissensmanagement auf Unternehmensebene umfasst heute mehr als die Bereitstellung eines klassischen Wikis. Entscheidend ist, Wissen strukturiert zu erfassen, aktuell zu halten und für Mitarbeitende einfach auffindbar zu machen. Neben klassischen Wiki-Systemen kommen dafür zunehmend Plattformen zum Einsatz, die verteilte Informationen über Suche und KI-gestützte Funktionen zugänglich machen.
Aufbau eines Enterprise Wikis mit Confluence
Ein bekanntes Wiki-Produkt ist Confluence. Anwender können sehr einfach Webseiten mit Inhalten erstellen, verändern, umstrukturieren, löschen, exportieren und kommentieren. Die Wiki-Seiten selbst können auch Verknüpfungen zu anderen Elementen wie beispielsweise Dokumenten, Bildern oder Videos beinhalten. Confluence-Wiki-Seiten unterstützen auch Social-Funktionen wie Kommentare und Likes. Durch die Verlinkung der Seiten untereinander sowie die Verlinkung der Seiten in einer thematischen Seitennavigation ergibt sich somit über die Zeit ein Wissenspool. Das Ganze steht und fällt natürlich mit der Aktualität und Organisation der Inhalte.
Integration von Confluence mit weiteren Produkten
Confluence Wiki bietet eine zentrale Plattform als Enterprise Wiki. Zusätzlich bietet Confluence eine gute Integration mit Produkten wie Jira und Bitbucket, was gerade für den Einsatz im Bereich Softwareentwicklung interessant ist.
Dezentraler Ansatz für Unternehmenswissen
Beim unternehmensweiten Wissensmanagement verfolgt Microsoft einen dezentralen Ansatz, bei dem Informationen in unterschiedlichen Bereichen und Diensten innerhalb von Microsoft 365 bereitgestellt werden können. Inhalte müssen damit nicht zentral in einem einzelnen Wiki-System gespeichert sein, sondern können in SharePoint-Sites, Dokumentbibliotheken, Seiten oder weiteren angebundenen Informationsquellen liegen. Über die unternehmensweite Suche lassen sich diese verteilten Informationen zentral auffindbar machen. Entscheidend ist dabei weiterhin, dass Anwender über die entsprechenden Berechtigungen auf die jeweiligen Inhalte zugreifen können. Mit Microsoft 365 Copilot und SharePoint Agents kommen inzwischen zusätzliche Möglichkeiten hinzu, Unternehmenswissen KI-gestützt zu erschließen. Anwender können auf Basis der für sie zugänglichen Inhalte Informationen finden, zusammenfassen und gezielt Fragen zu vorhandenen Wissensbeständen stellen.
Unternehmenskommunikation mit SharePoint
SharePoint bietet mit den Communication Sites eine Plattform für die interne Unternehmenskommunikation. Ein zentraler Bestandteil sind die sogenannten News, mit denen sich Nachrichten und Mitteilungen webbasiert erstellen und innerhalb des Unternehmens veröffentlichen lassen.
Gestaltung von News und Inhalten
Für SharePoint News stehen verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten mit unterschiedlichen Header-Typen und Layouts zur Verfügung. Diese können auch nachträglich angepasst werden. Zahlreiche Webparts ermöglichen die Einbindung von Texten, Videos, Dokumenten, Bildergalerien, Kartendarstellungen und Reports. Ergänzt werden diese Funktionen durch soziale Interaktionsmöglichkeiten wie Kommentare und Likes.
Bereitstellung und Darstellung von News
SharePoint Communication Sites ermöglichen die strukturierte Bereitstellung und Archivierung von News-Beiträgen. Diese lassen sich beispielsweise über News-Webparts in unterschiedlichen Layouts darstellen, gezielt hervorheben oder nach bestimmten Kriterien filtern. Darüber hinaus können Nachrichten über News-Digests per E-Mail verteilt werden. SharePoint News sind responsiv gestaltet und können sowohl über den Browser als auch über die SharePoint Mobile App aufgerufen werden.
Benachrichtigungen und Social Intranet
Über Benachrichtigungen können Mitarbeitende auf relevante neue Beiträge aufmerksam gemacht werden. Welche Nachrichten angezeigt und hervorgehoben werden, lässt sich unter anderem durch die Zielgruppenadressierung steuern. Die tatsächlichen Zugriffsrechte werden weiterhin über die entsprechenden Berechtigungen geregelt. Mit der integrierten Like- und Kommentarfunktion sowie der Möglichkeit, Nachrichten gezielt bereitzustellen, bilden SharePoint Communication Sites einen wichtigen Bestandteil eines modernen Social Intranets.
Zusammenarbeit im Team mit Microsoft Teams
Für die Zusammenarbeit in verteilten Teams bietet Microsoft Teams eine zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit. Chats, Kanalbeiträge, Onlinebesprechungen, gemeinsame Dateien und weitere Anwendungen lassen sich innerhalb einer gemeinsamen Arbeitsumgebung nutzen.
Zusammenführung verschiedener Microsoft-Dienste
Microsoft Teams verbindet verschiedene Dienste aus Microsoft 365 innerhalb einer zentralen Benutzeroberfläche. Dazu gehören unter anderem Funktionen für Kommunikation und Besprechungen sowie die gemeinsame Arbeit mit Dateien, Listen und weiteren Inhalten. SharePoint und OneDrive bilden dabei wichtige Grundlagen für die Dateiablage, während Identitäten und Zugriffe über Microsoft Entra ID verwaltet werden. Über Apps und Workflows lassen sich zusätzliche Anwendungen und Prozesse in Teams integrieren.
Aufgabenmanagement und SharePoint Funktionen
Über Microsoft Planner können Aufgaben direkt innerhalb von Microsoft Teams geplant, organisiert und gemeinsam verfolgt werden. Die enge Integration mit SharePoint ermöglicht darüber hinaus den Zugriff auf gemeinsam genutzte Dokumente, Listen und weitere SharePoint Inhalte. Dadurch können Informationen und Arbeitsprozesse direkt in die Zusammenarbeit innerhalb von Teams eingebunden werden.
Wissensmanagement innerhalb von Microsoft Teams
Die frühere integrierte Wiki-Funktion von Microsoft Teams steht heute nicht mehr zur Verfügung. Für gemeinsam gepflegte Notizen und Wissensinhalte können stattdessen beispielsweise OneNote Notizbücher direkt in Teams eingebunden werden. Umfangreichere Wissensbestände lassen sich über SharePoint bereitstellen und innerhalb von Teams zugänglich machen. Damit dient Teams vor allem als zentrale Oberfläche für die Zusammenarbeit, während die zugrunde liegenden Inhalte in den jeweils dafür vorgesehenen Microsoft 365 Diensten verwaltet werden.
Nicht-funktionale Kriterien im Plattformvergleich
Neben den funktionalen Anforderungen spielen auch nicht-funktionale Kriterien eine wichtige Rolle bei der Auswahl einer geeigneten Plattform. Dazu gehören insbesondere die vorhandene IT-Infrastruktur, Lizenzierung, Sicherheit und Datenschutz. Welche Lösung sich am besten eignet, hängt daher auch von den bereits eingesetzten Diensten und der IT-Strategie des Unternehmens ab.
Lizenzierung und vorhandene Microsoft-Dienste
In vielen Unternehmen sind bereits Microsoft 365 Lizenzen und verschiedene Microsoft-Dienste im Einsatz. Dadurch können sich Vorteile bei der Einführung von SharePoint, OneNote und Microsoft Teams ergeben. Welche Anwendungen ohne zusätzliche Lizenzkosten genutzt werden können, hängt allerdings vom jeweiligen Lizenzmodell ab. Insbesondere Microsoft Teams kann eine separate Lizenzierung erfordern. Die Einführung von SharePoint beziehungsweise Microsoft Teams wird häufig erleichtert, wenn bereits Dienste wie Microsoft Entra ID, Exchange Online oder OneDrive for Business genutzt werden. Bestehende Konfigurationen und Sicherheitskonzepte können dabei berücksichtigt werden. Auch bereits getroffene Vereinbarungen zu Datenschutz und Compliance bilden eine wichtige Grundlage, müssen jedoch für die geplanten Einsatzszenarien überprüft werden.
Identitäten und Schutz von Geschäftsdaten
Innerhalb von Microsoft 365 und Microsoft Entra können bestehende Sicherheits- und Identitätslösungen genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise:
- Microsoft Entra ID zur Verwaltung von Identitäten und für Single Sign-On
- Microsoft Entra External ID für die Zusammenarbeit mit externen Benutzern über B2B Collaboration
- Microsoft Entra ID Protection zur Erkennung und Bewertung identitätsbezogener Risiken sowie die Absicherung von Anmeldungen durch Multi-Faktor-Authentifizierung
- Microsoft Entra-Nutzungsbedingungen, mit denen Benutzer vor dem Zugriff auf bestimmte Ressourcen zur Zustimmung aufgefordert werden können
Über Microsoft Purview Information Protection lassen sich Geschäftsdaten klassifizieren und schützen. Ergänzend ermöglichen Conditional Access sowie Microsoft Intune App Protection Policies die Absicherung des Zugriffs und den Schutz geschäftlicher Informationen auf mobilen Geräten.
Nutzung von Software as a Service
Durch die Nutzung von Software as a Service (SaaS) können Unternehmen neue Technologien und Funktionen bereitstellen, ohne die zugrunde liegende Serverinfrastruktur selbst betreiben zu müssen. Cloud-Dienste werden kontinuierlich weiterentwickelt und regelmäßig um neue Funktionen ergänzt. SharePoint Online und Microsoft Teams stehen als Cloud-Dienste innerhalb des Microsoft 365 Ökosystems zur Verfügung. Für Unternehmen, die weiterhin lokale Infrastrukturen betreiben, bietet Microsoft mit SharePoint Server auch eine On-Premises-Variante an. Welche Bereitstellungsform geeignet ist, hängt von den jeweiligen technischen, organisatorischen und regulatorischen Anforderungen ab.
Integration der verschiedenen Plattformen
Sowohl SharePoint als auch Confluence bieten umfangreiche Integrationsmöglichkeiten innerhalb der jeweiligen Produktlandschaft. Gleichzeitig müssen Unternehmen nicht zwangsläufig zwischen den Plattformen wählen. Durch die Integration verschiedener Dienste lassen sich bestehende Systeme miteinander verbinden und gemeinsam nutzen.
Integration in die Microsoft-Produktlandschaft
Microsoft SharePoint Online ist eng in das Microsoft 365 Ökosystem integriert. Dazu gehören unter anderem Microsoft Entra ID für die Identitätsverwaltung, Microsoft Teams als zentrale Plattform für die Zusammenarbeit sowie die unternehmensweite Suche und weitere Funktionen auf Basis von Microsoft Graph. Ergänzend ermöglicht Microsoft Purview Information Protection die Klassifizierung und den Schutz sensibler Informationen. SharePoint Online bildet damit eine wichtige Grundlage für die Dokumentenverwaltung, das Wissensmanagement und die Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365.
Integration in die Atlassian Produktlandschaft
Confluence bietet eine enge Integration mit weiteren Atlassian Produkten wie Jira und Bitbucket. Dadurch lassen sich Wissensmanagement, Projektorganisation und Entwicklungsprozesse miteinander verbinden. Insbesondere für Unternehmen mit einem Schwerpunkt auf Softwareentwicklung ergeben sich daraus Vorteile.
Verbindung von Microsoft und Atlassian
Ein wichtiger Ansatz für Unternehmen, die SharePoint und Confluence parallel einsetzen, ist die Integration von Confluence Inhalten in die unternehmensweite Suche. Über entsprechende Microsoft 365 Copilot Connectors können Informationen aus Confluence Cloud oder unterstützten lokalen Confluence Umgebungen in Microsoft Search und Microsoft 365 Copilot eingebunden werden. Dadurch lassen sich Inhalte aus unterschiedlichen Informationsquellen gemeinsam auffinden und nutzen. Darüber hinaus können über Apps und Integrationen in Microsoft Teams Informationen aus Atlassian Anwendungen wie Confluence oder Jira in die Zusammenarbeit eingebunden werden. Beispielsweise lassen sich projektbezogene Informationen bereitstellen oder Benachrichtigungen zu relevanten Ereignissen innerhalb von Teams anzeigen. Welche Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, hängt von den eingesetzten Cloud- beziehungsweise Data-Center-Versionen und den jeweiligen Anwendungen ab.
Auswahl nach konkretem Anwendungsfall
Das Mapping von Use Cases auf Technologien und Produkte ist insbesondere aus Sicht der Endanwender sinnvoll. Klare Entscheidungskriterien helfen dabei, für unterschiedliche Anforderungen die jeweils geeignete Plattform auszuwählen.
Zuordnung anhand konkreter Use Cases
Die Auswahl einer geeigneten Technologie beziehungsweise eines geeigneten Produkts sollte sich an den konkreten Use Cases und den damit verbundenen Anforderungen orientieren.
Berücksichtigung funktionaler Überschneidungen
Zwischen den Use Cases und Funktionen von SharePoint, Confluence und Microsoft Teams bestehen teilweise Überschneidungen. Eine eindeutige Abgrenzung der Plattformen ist daher nicht in jedem Anwendungsfall möglich.
Abwägung der passenden Technologie
Im Einzelfall ist zu bewerten, welche Plattform die jeweiligen Anforderungen am besten erfüllt. Dabei sollten neben den benötigten Funktionen auch die bestehende Systemlandschaft und Integrationsmöglichkeiten berücksichtigt werden.
Wie netunite Sie unterstützt
Die passende Plattform hängt von den jeweiligen Anforderungen und Use Cases im Unternehmen ab. netunite unterstützt Sie dabei, SharePoint, Microsoft Teams, Confluence und weitere Plattformen sinnvoll einzuordnen und in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren.
Analyse der Anforderungen und Use Cases
Gemeinsam betrachten wir die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen Ihres Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Unternehmenskommunikation, Zusammenarbeit und Security sowie die vorhandene IT-Strategie und Systemlandschaft.
Auswahl der passenden Plattform
Auf Basis der Anforderungen unterstützen wir Sie bei der Auswahl und Zuordnung geeigneter Technologien. Dabei betrachten wir insbesondere SharePoint und Microsoft Teams sowie deren Zusammenspiel mit Confluence und bereits vorhandenen Lösungen.
Integration in die bestehende Umgebung
Wir unterstützen bei der Integration der ausgewählten Lösungen in Ihre bestehende IT-Landschaft. Dabei berücksichtigen wir vorhandene Microsoft 365 Dienste und die Anbindung weiterer Plattformen, damit Informationen, Anwendungen und Prozesse sinnvoll zusammenspielen.
Die passende Plattform für Ihre Anforderungen
Sie möchten SharePoint, Microsoft Teams, Confluence oder weitere Plattformen für Wissensmanagement und Zusammenarbeit einsetzen oder bestehende Lösungen besser miteinander verbinden? Wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer Anforderungen, der Auswahl geeigneter Technologien und der Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft.
Weiterführende Links & Ressourcen
Die folgenden offiziellen Dokumentationen bieten weiterführende Informationen zu SharePoint, Microsoft Teams und Confluence sowie zu aktuellen Funktionen, Lizenzierungsmodellen und Integrationsmöglichkeiten.
netunite-Linktipp
Allgemeine Produktinformationen
- Microsoft SharePoint - Hilfe und Lernen Informationen zu Dokumentenmanagement, Communication Sites, Berechtigungen und Zusammenarbeit mit SharePoint.
- Microsoft Teams - Hilfe und Lernen Überblick über die Funktionen von Microsoft Teams für Kommunikation, Zusammenarbeit und die Integration weiterer Anwendungen.
- Atlassian Confluence Offizielle Produktinformationen zu Confluence als Plattform für Wissensmanagement, Dokumentation und Zusammenarbeit.
Technische Dokumentationen und aktuelle Entwicklungen
- Microsoft Entra ID - Identitäts- und Zugriffsverwaltung Informationen zur Verwaltung von Identitäten, Zugriffsrechten und Authentifizierung innerhalb von Microsoft 365.
- Microsoft Purview Information Protection Dokumentation zur Klassifizierung und zum Schutz sensibler Unternehmensinformationen.
- Microsoft Teams - Lizenzierung Informationen zu den aktuellen Lizenzierungsmodellen und zur separaten Lizenzierung von Microsoft Teams.
- Microsoft 365 Copilot Connector für Confluence Cloud Technische Informationenzur Integration von Confluence-Inhalten in Microsoft Search und Microsoft 365 Copilot.
- Atlassian - Ende des Supports für Server-Produkte Informationen zur Einstellung des Supports für Atlassian-Server-Produkte und zu den verbleibenden Bereitstellungsoptionen.
Setzen Sie SharePoint, Microsoft Teams und Confluence gezielt für Wissensmanagement und Zusammenarbeit ein - wir unterstützen Sie bei der Auswahl, Integration und optimalen Verbindung der passenden Plattformen.
Schreiben Sie uns gerne direkt an unter: vertrieb@netunite.eu
