Microsoft Lists in Teams

Listen einfach in Teams anlegen

Microsoft Lists ist eine sinnvolle Erweiterung für Teams, weil hier Funktionen für die Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen. Microsoft Lists ist für alle Teams Benutzer mit entsprechender Lizenz und Berechtigung verfügbar und steht direkt im Reiter Katalog jedes Teams und Kanals bereit.

Hinzufügen von Lists in Teams

Das Anlegen einer neuen Liste in Teams erfolgt ganz einfach: Benutzer klicken dafür in dem gewünschten Kanal auf das Pluszeichen (+) am oberen Bildschirmrand, um die Registerkarte Katalog zu öffnen, wählen die Listen App aus und erstellen eine neue Registerkarte mit einer Liste.

Erstellung und Import von Listen

Sobald diese Registerkarte hinzugefügt ist, lassen sich Listen dort auf verschiedene Art und Weise anlegen: als komplett neue Liste, über den Import bestehender Listen etwa aus einem anderen Team oder aus SharePoint, durch den Import von Tabellendaten aus Excel oder mit vorgefertigten Templates. Zudem stehen die bekannten Funktionen aus dem SharePoint-Web allesamt weiterhin zur Verfügung: Spaltentypen, Ansichtsformatierung, Schnellbearbeitung, Export nach Excel, Sortierung, Filterung etc.

Nutzung persönlicher und gemeinsamer Listen

Nutzer können persönliche Listen erstellen und teilen oder Teamlisten, die einem gesamten Team zugeordnet sind. Es ist auch möglich, sich im Teams Kanal über die einzelnen Listen Elemente und Einträge zu unterhalten. Zudem sind Sicherheit und Compliance gewährleistet, da die App alle Benutzeraktionen auf der Liste erfasst, protokolliert und an das Security- und Compliance Center in Teams überträgt.

Templates und Formatierung von Listen

Für den schnellen Start bietet Microsoft mehrere Vorlagen mit vordefinierter Listenstruktur, Formularlayouts und Formatierungsoptionen an.

Nutzung vordefinierter Vorlagen

Dazu gehören etwa Templates für Checklisten, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Organisation von Events, das Management von Problemen oder die Verwaltung von Assets für die Inventarisierung. Zudem gibt es zum Beispiel branchenspezifische Vorlagen für Patientenlisten im Gesundheitswesen oder die Kreditverwaltung für Banken. Diese Vorlagen lassen sich einfach modifizieren, um sie an die eigenen Anforderungen anzupassen.

Konfiguration verschiedener Listenansichten

Anpassung an unterschiedliche Anforderungen

Durch die verschiedenen Vorlagen und Ansichten lassen sich Microsoft Lists entsprechend dem jeweiligen Einsatzzweck konfigurieren und an die eigenen Anforderungen anpassen.

Individuelle Gestaltung von Microsoft Lists

Darüber hinaus ist es möglich, die Listen selbst zu gestalten und Spalten mit Inhaltstypen wie Freitext, Währung, Personen, Ja/Nein, Links, Bilder etc. zu kategorisieren.

Kategorisierung verschiedener Inhaltstypen

Nutzer können Spalten mit unterschiedlichen Inhaltstypen versehen und dadurch die enthaltenen Informationen entsprechend kategorisieren. Auf diese Weise lassen sich verschiedene Angaben innerhalb einer Liste klar voneinander abgrenzen und übersichtlich erfassen. Je nach benötigter Information können dafür beispielsweise Freitext, Währung, Personen, Ja/Nein-Felder, Links oder Bilder verwendet werden. Dadurch erhält jede Spalte einen eindeutig definierten Zweck und die erfassten Daten bleiben auch bei umfangreicheren Listen nachvollziehbar strukturiert.

Hervorhebung durch bedingte Formatierung

Nutzer können den Status eines Listen Elements ähnlich wie in Excel über die bedingte Formatierung farblich hervorheben, sobald eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Ein Beispiel wäre Orange als Füllfarbe beim Status "Wird überprüft" und Grün beim Status "Genehmigt". Die Hintergrundfarbe ändert sich automatisch, wenn das Kriterium erfüllt ist.

Organisation mit benutzerdefinierten Ansichten

Zudem gibt es benutzerdefinierte Ansichten, um Listen Elemente wie Spalten zu organisieren, mit Hilfe von Filtern zu sortieren oder besonders hervorzuheben. So können Nutzer gezielt festlegen, welche Informationen in einer Ansicht sichtbar sein sollen und welche Einträge für den jeweiligen Anwendungsfall relevant sind. Dadurch lassen sich auch umfangreichere Listen übersichtlich darstellen und benötigte Informationen schneller erfassen, ohne die zugrunde liegende Liste verändern zu müssen.

Freigaben und Regeln für Microsoft Lists

Da Listen meist gemeinsam von mehreren Mitarbeitern oder Partnern genutzt werden, ist die Freigabe eine der wichtigsten Funktionen. Sie ermöglicht es, Informationen gezielt für weitere Personen zugänglich zu machen und dabei festzulegen, in welchem Umfang diese mit den bereitgestellten Inhalten arbeiten können. So lässt sich die gemeinsame Nutzung einer Liste an den jeweiligen Personenkreis und den vorgesehenen Einsatzzweck anpassen.

Steuerung von Freigaben und Berechtigungen

Nutzer können die gesamte Liste mit Bearbeitungs- oder Leserechten freigeben oder nur einzelne Elemente. Weitere Optionen sind Bearbeiten, das Festlegen eines Ablaufdatums oder die Vergabe eines Kennworts für externen Zugriff. Nach der Freigabe können die eingeladenen Personen Kommentare hinzufügen.

Automatisierung mit Wenn/Dann-Regeln

Zudem lassen sich Listen mit Wenn/Dann-Regeln funktional erweitern, um zum Beispiel Team Mitglieder bei Änderungen zu benachrichtigen. Hier ist es möglich, Personen-, Status- und Wertänderungen auszuwählen, um Alerts zu versenden oder Werte in der Liste automatisiert zu aktualisieren. Über die Regeln können die Nutzer auch Reminder einrichten.

Synchronisation mit Project Nucleus

Aktuell entwickelt Microsoft unter der Bezeichnung Project Nucleus eine neue Synchronisationstechnik für Webanwendungen und lokal zwischengespeicherte Daten. Sie soll noch in diesem Jahr Teil von Microsoft Lists werden. Nucleus soll Änderungen, die offline an Inhalten erfolgten, automatisch synchronisieren, sobald die Internetverbindung wieder hergestellt wird.