Sensitivity Labels für Microsoft 365
Dokumente und Daten sicher klassifizieren
Mit Sensitivity Labels lassen sich sensible Informationen in SharePoint, Teams, Dokumenten und E-Mails klassifizieren und gezielt schützen.
Datenklassifizierung mit Sensitivity Labels
Mit den integrierten Sensitivity Labels, auch Vertraulichkeitsbezeichnungen genannt, können Daten einer Organisation in Microsoft SharePoint und Microsoft Teams klassifiziert und geschützt werden, ohne die Produktivität und Zusammenarbeit der Benutzer zu beeinträchtigen. Die Klassifizierung bildet dabei die Grundlage, um sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Gleichzeitig wird eine strukturierte Klassifizierung im Rahmen verschiedener Zertifizierungen und Sicherheitsstandards benötigt, beispielsweise bei VDA ISA/TISAX oder der ISO/IEC 27001.
Integrierte Klassifizierung in Microsoft 365
Microsoft stellt mit Sensitivity Labels eine direkt in Microsoft 365 integrierte Lösung für die Klassifizierung und den Schutz von Informationen bereit. Die Vertraulichkeitsbezeichnungen wurden früher auch als Unified Labels bezeichnet und sind heute Bestandteil von Microsoft Purview Information Protection. Sensitivity Labels haben die früheren Azure Information Protection Labels abgelöst.
Grundlage durch eine Klassifizierungstaxonomie
Die Implementierung von Microsoft Sensitivity Labels setzt voraus, dass im Unternehmen eine Klassifizierungstaxonomie vorhanden ist. Sie schafft ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Vertraulichkeitsbezeichnungen verwendet werden und welche Richtlinien beziehungsweise Handlungsanweisungen mit den jeweiligen Klassifizierungen verbunden sind. Eine Klassifizierungstaxonomie definiert technologieunabhängig, wie Informationen klassifiziert und entsprechend ihrer Einstufung über den gesamten Informationslebenszyklus behandelt werden.
Definition einheitlicher Klassifizierungsregeln
Eine Klassifizierungstaxonomie kann beispielsweise verständliche Bezeichnungen wie "öffentlich", "allgemein", "vertraulich" oder "geheim" enthalten. Ergänzend werden Beschreibungen und Beispiele sowie Vorgaben zur Kennzeichnung von Dokumenten über Kopfzeilen, Fußzeilen oder Wasserzeichen definiert. Darüber hinaus können Anforderungen an den Schutz der jeweiligen Daten festgelegt werden. Dazu gehören die Speicherung und Verschlüsselung der Daten, der Umgang mit Datenträgern und der E-Mail-Kommunikation sowie Vorgaben zu Zugriffswegen, Vervielfältigung, Weitergabe, Versand und Entsorgung.
Wichtig: Mitarbeiter sollten ein gemeinsames Verständnis der Klassifizierungstaxonomie besitzen! Nicht alle darin definierten Aspekte werden durch Sensitivity Labels technisch abgedeckt. Microsoft Sensitivity Labels adressieren insbesondere Office Dokumente und E-Mails.
Einrichtung der Microsoft Sensitivity Labels
Die Einrichtung der Sensitivity Labels erfolgt in Microsoft Purview. Im ersten Schritt werden die benötigten Labels erstellt. Sensitivity Labels besitzen eine definierte Reihenfolge und können hierarchisch aufgebaut werden. Für jedes Label lassen sich grundlegende Informationen und Einstellungen festlegen.
Festlegung des Geltungsbereichs
Für jedes Sensitivity Label wird zunächst definiert, für welche Bereiche es gelten soll. Der Geltungsbereich kann sich auf Dateien und E-Mails sowie auf Gruppen, Sites und Teams beziehen. Darüber hinaus können Sensitivity Labels auch für Daten beziehungsweise Assets in Microsoft Purview verwendet werden.
Konfiguration von Dateien und E-Mails
Für Dateien und E-Mails können unterschiedliche Schutzmaßnahmen definiert werden. Dazu gehört insbesondere die Verschlüsselung von Dateien und E-Mails mit verschiedenen Optionen. Zusätzlich lässt sich ein Content Marking einrichten. Dokumente können dadurch beispielsweise mit Kopfzeilen, Fußzeilen oder Wasserzeichen versehen werden. Darüber hinaus können Bedingungen für das automatische Zuweisen von Labels festgelegt werden.
Steuerung von Gruppen, Sites und Teams
Für Gruppen, Sites und Teams können über Sensitivity Labels ebenfalls bestimmte Einstellungen gesteuert werden. Dazu gehören die Privatsphäre der jeweiligen Umgebung, die Möglichkeit, Gäste in eine Gruppe, Site beziehungsweise ein Team einzuladen, sowie Beschränkungen für den Zugriff über nicht verwaltete Geräte. Für entsprechende Daten in Microsoft Purview kann darüber hinaus ein automatisches Labeling, beispielsweise für Datenbankspalten, eingesetzt werden.
Zuweisung und Nutzung der Sensitivity Labels
Nach der Erstellung werden die Sensitivity Labels im zweiten Schritt über Label Policies Personen oder Gruppen zugewiesen. Benutzer sehen dabei nur die Sensitivity Labels, die ihnen über die entsprechenden Richtlinien zur Verfügung gestellt wurden. Bis eine Policy vollständig greift und die zugewiesenen Sensitivity Labels in den Microsoft Office Anwendungen angezeigt werden, können einige Stunden vergehen. Anschließend stehen die Labels, abhängig von ihrer jeweiligen Konfiguration - für die Klassifizierung von Microsoft Teams, Microsoft 365 Gruppen, Dokumenten und E-Mails zur Verfügung.
Klassifizierung von Sites, Gruppen und Teams
Sind einem Benutzer Policies mit entsprechenden Einstellungen für Gruppen, Sites und Teams zugewiesen, werden die verfügbaren Sensitivity Labels bereits bei der Erstellung eines Teams angezeigt. Das ausgewählte Sensitivity Label kann anschließend durch den Besitzer des Teams geändert werden.
Klassifizierung von Office-Dokumenten
Office Dokumente können direkt über die jeweilige Office-Anwendung oder über Office im Web klassifiziert werden. Das konkrete Verhalten unterscheidet sich zwischen Word, Excel und PowerPoint sowie teilweise zwischen den Desktop Anwendungen und den Online-Versionen. In Excel werden beispielsweise Kopf- und Fußzeilen sowie Wasserzeichen nicht angezeigt. Darüber hinaus ist die Klassifizierung mehrerer Dateien und kompletter Ordnerstrukturen über das Dateisystem möglich. Im ursprünglichen Anwendungsszenario wurde hierfür der Microsoft Azure Information Protection Client eingesetzt.
Klassifizierung von E-Mails
Sensitivity Labels können ebenfalls E-Mails zugewiesen werden. Innerhalb der Organisation wird die jeweilige Vertraulichkeitsbezeichnung in den E-Mails als Kennzeichnung angezeigt. Beim Versand kann die Kennzeichnung zusätzlich als Text in den E-Mail Inhalt aufgenommen werden.
Klassifizierung und Auswertung weiterer Daten
Neben Office-Dokumenten, E-Mails, Sites, Gruppen und Teams können Sensitivity Labels auch für weitere Daten eingesetzt werden. Ergänzend stehen Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, mit denen sich die Verwendung der Labels innerhalb der Organisation nachvollziehen lässt.
Klassifizierung von Daten in Azure
Über Microsoft Purview ist es auch möglich, Sensitivity Labels auf Daten in SQL-Datenbanken beziehungsweise Azure Blob Storage anzuwenden. Damit kann die Klassifizierung über klassische Office-Dokumente und E-Mails hinaus auf weitere Datenbestände ausgeweitet werden.
Auswertung der Label-Zuweisungen
Über die entsprechenden Reporting-Funktionen lassen sich Informationen zur Nutzung der Sensitivity Labels auswerten. So kann beispielsweise nachvollzogen werden, ob Labels manuell oder automatisch zugewiesen wurden. Damit erhalten Unternehmen einen Überblick darüber, auf welche Weise die vorhandenen Vertraulichkeitsbezeichnungen eingesetzt werden.
Analyse der Label-Nutzung
Die Reports zeigen außerdem, welche Sensitivity Labels am häufigsten verwendet werden und wie sich deren Nutzung entwickelt. Dadurch können Unternehmen erkennen, welche Labels besonders häufig zum Einsatz kommen und welche Entwicklungen beziehungsweise Trends sich bei der Klassifizierung ihrer Informationen zeigen.
Möglichkeiten durch Sensitivity Labels
Sensitivity Labels können in Microsoft 365 erstellt und zugewiesen werden und unterstützen Unternehmen dabei, Informationen entsprechend ihrer Vertraulichkeit zu klassifizieren und zu schützen. Besonders hilfreich ist die Nutzung für Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sowie für E-Mails. Bei anderen Dateitypen, beispielsweise Bildern, OneNote Inhalten oder Code, ist die Klassifizierung hingegen nur eingeschränkt möglich.
Schutz beim Zugriff auf Informationen
Sensitivity Labels bieten zusätzliche Möglichkeiten, den Zugriff auf klassifizierte Informationen zu steuern. Dazu gehört insbesondere der Schutz beim Zugriff über nicht verwaltete Geräte. Auf diese Weise können Anforderungen an den Umgang mit sensiblen Informationen mit entsprechenden Zugriffsbeschränkungen verbunden werden.
Steuerung des externen Gastzugriffs
Auch der Gastzugriff kann mithilfe von Sensitivity Labels gesteuert werden. Für Gruppen, Sites und Teams lässt sich festlegen, ob das Einladen von Gästen erlaubt sein soll. Damit können Vertraulichkeitsbezeichnungen nicht nur zur Kennzeichnung von Informationen, sondern auch zur Steuerung bestimmter Zugriffsmöglichkeiten eingesetzt werden.
Verschlüsselung sensibler Dokumente
Die integrierte Dokumentverschlüsselung ermöglicht es, sensible Daten in Microsoft 365 abzulegen und entsprechend ihrer Klassifizierung zu schützen. Sensitivity Labels verbinden damit die Klassifizierung von Informationen mit technischen Schutzmaßnahmen und unterstützen Unternehmen beim sicheren Umgang mit sensiblen Daten.
Wie netunite Sie unterstützt
netunite unterstützt Unternehmen bei der Einführung und Umsetzung von Sensitivity Labels in Microsoft 365. Dabei berücksichtigen wir bestehende Anforderungen an die Klassifizierung von Informationen und übertragen diese in eine passende technische Konfiguration.
Analyse der Klassifizierungsanforderungen
Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen bestehende Vertraulichkeitsstufen, Richtlinien und Anforderungen an den Umgang mit sensiblen Informationen. Auf dieser Grundlage unterstützen wir bei der Übertragung der vorhandenen Klassifizierungstaxonomie auf Microsoft Sensitivity Labels.
Einrichtung von Sensitivity Labels
Wir unterstützen bei der Konfiguration und Einführung von Sensitivity Labels in Microsoft 365. Dazu gehören die Definition der Labels und Label Policies sowie Einstellungen für Dokumente, E-Mails, SharePoint Sites, Microsoft Teams und Microsoft 365 Gruppen.
Konfiguration der Schutzmaßnahmen
Wir konfigurieren die mit den Sensitivity Labels verbundenen Schutzmaßnahmen. Dazu können Verschlüsselung, Kennzeichnungen, automatisches Labeling sowie Vorgaben für Gastzugriffe und den Zugriff über nicht verwaltete Geräte gehören.
Sensitivity Labels gezielt in Microsoft 365 einsetzen
Sie möchten sensible Informationen einheitlich klassifizieren und mit Sensitivity Labels in Microsoft 365 schützen? Wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer Anforderungen, der Einrichtung der Labels und der Konfiguration passender Schutzmaßnahmen
Weiterführende Links & Ressourcen
Ergänzend zum Thema Sensitivity Labels finden Sie hier passende Leistungen, Praxisbeispiele und weiterführende Informationen zur Klassifizierung und zum Schutz sensibler Informationen in Microsoft 365.
Passende Lösungen
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