OneDrive for Business im Unternehmensalltag

Persönliche Notizen in OneNote

OneNote hat sich als Anwendung für unstrukturierte Notizen auf verschiedenen Plattformen und Geräten etabliert. Im modernen Arbeitsumfeld wechseln Mitarbeiter häufig zwischen unterschiedlichen Kontexten, beispielsweise zwischen verschiedenen Themen, Kunden sowie privaten und geschäftlichen Inhalten. Umso wichtiger ist es, Notizen schnell, effektiv, jederzeit und auch offline erfassen zu können.

Geräteübergreifender Zugriff auf Notizen

OneNote bietet die Möglichkeit, Notizen strukturiert in Notizbüchern zu erfassen. Voraussetzung dafür ist ein vorhandenes und zugängliches Notizbuch. Die OneNote-Notizbücher können mit den entsprechenden Anwendungen synchronisiert werden und stehen dadurch auch offline zur Verfügung. Die Synchronisierung ist dabei auch ohne den OneDrive Sync Client möglich. Mit OneDrive for Business erhält jeder Anwender automatisch ein OneNote Notizbuch. Dieses kann über die OneNote-Anwendung auf dem Desktop PC, Tablet oder Smartphone sowie über den Webbrowser aufgerufen werden.

Synchronisierung persönlicher Notizbücher

Anwender können dadurch mit nahezu jedem Gerät und zu jeder Zeit persönliche Notizen erfassen. Durch die Synchronisierung der OneNote Notizbücher im Hintergrund stehen die erfassten Informationen anschließend auf den verschiedenen Geräten zur Verfügung. OneDrive for Business eignet sich damit für die Ablage persönlicher Notizbücher und ermöglicht den orts- und geräteunabhängigen Zugriff darauf.

Trennung persönlicher und gemeinsamer Notizen

Neben persönlichen Notizen werden Informationen häufig auch in nicht persönlichen Zusammenhängen erfasst, beispielsweise innerhalb von Projekten, Teams oder Meetings. Solche Notizen sollten nicht in OneDrive for Business abgelegt werden. Für diese Inhalte eignen sich beispielsweise eine Teamsite in SharePoint Online oder eine Outlook Gruppe in Office 365. Damit bleibt die Trennung zwischen persönlichen und gemeinsam genutzten Informationen erhalten.

Fazit: OneDrive for Business kann direkt genutzt werden, um persönliche Notizbücher abzulegen und von unterschiedlichen Geräten und Orten darauf zuzugreifen.

Farmübergreifende Navigation mit Followed Sites

Mit SharePoint 2013 hat Microsoft eine Follow-Funktion bereitgestellt, mit der Anwender einzelnen Teamsites folgen können. Über die Anzeige der Followed Sites lässt sich anschließend bequem zwischen diesen Teamsites navigieren. Diese Funktion wird häufig unterschätzt, bietet jedoch einen personalisierten Ansatz für die Navigation zwischen unterschiedlichen Sites.

Personalisierte Navigation zwischen Teamsites

Über die Follow Funktion können Anwender die für sie relevanten Teamsites selbst zusammenstellen. Dadurch entsteht eine persönliche Navigation, die über einzelne Site Collections hinaus genutzt werden kann. Bei einer entsprechenden Hybridkonfiguration ist diese Navigation auch farmübergreifend möglich. Anwender können somit Teamsites aus unterschiedlichen SharePoint Umgebungen über einen gemeinsamen Einstieg erreichen.

Zugriff über die SharePoint App

Insbesondere beim Zugriff auf Teamsites über die mobile SharePoint App für iOS dient die Liste der gefolgten Teamsites als Einstiegspunkt und damit als zentrale Navigation. Das manuelle Eingeben kryptischer URLs innerhalb der App ist dadurch nicht erforderlich. Stattdessen können Anwender direkt auf die von ihnen abonnierten Teamsites zugreifen.

Navigation in hybriden Umgebungen

Die Liste der Followed Sites zeigt im Browser und in der iOS SharePoint App die gleichen Einträge an. Dabei können sowohl Einträge aus SharePoint Online als auch aus SharePoint 2013 und SharePoint 2016 On-Premises angezeigt werden. Damit lässt sich die persönliche Navigation auch über unterschiedliche SharePoint Umgebungen hinweg nutzen.

Fazit: Mit OneDrive for Business stellt Microsoft eine personalisierte Navigation über Teamsites bereit, sowohl Site Collection übergreifend als auch farmübergreifend.

Ad-hoc Zusammenarbeit mit externen Personen

Ein Alleinstellungsmerkmal von SharePoint Online und damit auch von OneDrive for Business ist die Möglichkeit, mit Personen außerhalb der eigenen Organisation zusammenzuarbeiten. Während die organisationsübergreifende Kommunikation beispielsweise per E-Mail bereits etabliert ist, stellt die Zusammenarbeit an gemeinsamen Inhalten technisch höhere Anforderungen.

Organisationsübergreifende Zusammenarbeit

Bei der klassischen Kommunikation können Informationen per E-Mail mit externen Personen ausgetauscht werden. Eine tatsächliche Zusammenarbeit an zentral gespeicherten Dokumenten ist damit jedoch nicht möglich. Stattdessen entstehen durch den Dateiaustausch häufig zusätzliche Kopien der jeweiligen Dokumente. OneDrive for Business verbindet die organisationsübergreifende Kommunikation mit einem zentralen Speicherort für die Zusammenarbeit. Dokumente können dadurch auch von Personen außerhalb der eigenen Organisation gelesen und bearbeitet werden.

Einfacher Zugriff für externe Personen

Externe Personen können mit einer Identität eines vertrauten Identity Providers, beispielsweise Office 365 oder Microsoft Live, auf freigegebene Inhalte zugreifen. Darüber hinaus ist auch ein anonymer Zugriff über einen Gast-Link möglich. Diese einfache und kurzfristig mögliche Form der Zusammenarbeit macht OneDrive for Business zu einer Lösung für die sogenannte Ad-hoc Collaboration.

Trennung persönlicher und unternehmensrelevanter Daten

Die einfache Freigabe birgt gleichzeitig das Risiko, dass zunehmend unternehmensrelevante Daten im persönlichen Mitarbeiterkontext außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. Eine Sensibilisierung der Anwender ist deshalb wichtig. Mitarbeiter müssen unterscheiden können, ob Informationen persönlich oder unternehmensrelevant sind. Grundsätzlich gilt dabei ähnlich wie beim klassischen Home Laufwerk oder der persönlichen Mailbox: OneDrive for Business ist ein persönlicher Speicherplatz zur geschäftlichen und gegebenenfalls privaten Nutzung. Unternehmensrelevante Informationen sollten dagegen nicht ausschließlich an einem anwenderspezifischen Speicherort abgelegt werden. Eine Alternative für die Ad-hoc Zusammenarbeit außerhalb des persönlichen Mitarbeiterkontextes bieten Office Groups. Eine Office Group beinhaltet eine Dokumentbibliothek, die funktional mit OneDrive for Business vergleichbar, jedoch nicht an den Lebenszyklus eines einzelnen Mitarbeiters im Unternehmen gekoppelt ist.

Fazit: OneDrive for Business ermöglicht eine produktive Dokumentzusammenarbeit mit Personen außerhalb der Organisation. Entscheidend ist dabei die klare Trennung zwischen persönlichem und thematischem Kontext.

Zentrale und moderne Dateiablage mit OneDrive

OneDrive for Business als zentraler Speicherplatz innerhalb von Office 365 bietet verschiedene Vorteile. Mitarbeiter können von unterschiedlichen Geräten und Orten auf ihre Daten zugreifen und Dateien einfach mit anderen Personen teilen. Damit bietet OneDrive for Business Funktionen, wie sie auch von anderen File-Sharing-Lösungen bekannt sind. OneDrive for Business ist ausdrücklich für die kommerzielle Nutzung vorgesehen und unterscheidet sich damit vom kostenlosen OneDrive für den Consumer Markt. Darüber hinaus sind die gespeicherten Daten in die Search- und Discovery-Lösungen von Microsoft wie Office Graph und Delve eingebunden.

Ablösung bestehender persönlicher Laufwerke

Die Kombination aus umfangreichem Speicherplatz, planbaren Kosten und den Funktionen von OneDrive for Business bietet die Möglichkeit, über eine Verlagerung bestehender persönlicher Dateispeicher im Unternehmen nach Office 365 nachzudenken. Dazu gehören beispielsweise klassische U Laufwerke oder Home Laufwerke. Eine Einführung von OneDrive for Business als persönlicher Dateispeicher und die damit verbundene Ablösung bestehender Home-Laufwerke einschließlich der Datenmigration sollte jedoch sorgfältig geplant werden.

Berücksichtigung technischer Rahmenbedingungen

Home-Laufwerke befinden sich in der Regel auf lokalen oder regionalen Speichermedien und sind damit dezentral organisiert. OneDrive for Business ist dagegen Bestandteil eines Office 365 Mandanten und die entsprechenden Daten werden zentral gespeichert. Das direkte Arbeiten mit Dateien in OneDrive for Business kann sich deshalb auf die Performance auswirken. Abhilfe kann der OneDrive Sync Client schaffen. Gleichzeitig ist zu berücksichtigen, dass ein bestehendes Dateisystem aufgrund technischer Limitierungen nicht vollständig durch OneDrive for Business ersetzt werden kann.

Steuerung von Berechtigungen und Datenschutz

In OneDrive for Business können Anwender selbst Berechtigungen vergeben und dadurch anderen Personen innerhalb oder außerhalb der Organisation Zugriff auf ihre Dateien ermöglichen. Bei klassischen Home Laufwerken sind solche Freigaben, sofern überhaupt vorgesehen, in der Regel auf Personen innerhalb der Organisation beschränkt. Werden Berechtigungen in OneDrive for Business falsch oder zu weitreichend vergeben, können Daten über Such- und Discovery-Funktionen wie Office Graph oder Delve leichter zugänglich sein. Zusätzlich ist zu berücksichtigen, dass sich die Daten außerhalb des eigenen Rechenzentrums befinden und möglicherweise als Kopie auf verschiedenen, gegebenenfalls nicht gemanagten Endgeräten gespeichert werden.

Fazit: Im Kostenvergleich bietet OneDrive for Business gegenüber On-Premises Speicher deutliche Vorteile. In der Gesamtbetrachtung müssen jedoch neben den Kosten auch die Auswirkungen auf das Netzwerk sowie die Anforderungen der Informationsschutzrichtlinien berücksichtigt werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, ermöglicht OneDrive for Business eine moderne Arbeitsweise.

Synchronisierung und Offline Nutzung von Dateien

Neben dem Online Zugriff auf Daten in OneDrive for Business können Dateien über den OneDrive Sync Client beziehungsweise den Next Generation Sync Client auf das jeweilige Gerät synchronisiert werden. Dadurch stehen die Dateien lokal zur Verfügung und können auch ohne permanente Internetverbindung bearbeitet werden.

Lokales Arbeiten durch Synchronisierung

Synchronisierte Dateien können direkt auf dem jeweiligen Gerät geöffnet und gespeichert werden. Dadurch erhöht sich die gefühlte Performance, da der Anwender lokal arbeitet und der Download beziehungsweise Upload der Dokumente im Hintergrund erfolgt. Auch die Bearbeitung von Dokumenten ist offline möglich. Die Synchronisierung erfolgt bei der nächsten Gelegenheit. Wie bei jeder Offline-Nutzung können dabei Synchronisierungskonflikte entstehen. Durch die integrierte Konflikterkennung werden Daten jedoch nicht automatisch überschrieben. Dabei gilt das bekannte SharePoint-Prinzip: Konflikterkennung durch SharePoint, Konfliktbehandlung durch den Anwender.

Berücksichtigung des lokalen Speicherplatzes

Bei der Synchronisierung handelt es sich um eine bidirektionale Synchronisierung. Löscht ein Anwender Dateien aus einem synchronisierten Ordner, werden diese deshalb auch in OneDrive for Business gelöscht. Gelöschte Elemente können allerdings über den Papierkorb wiederhergestellt werden. Gleichzeitig benötigen synchronisierte Dateien Speicherplatz auf dem jeweiligen Gerät. Eine echte Offline-Funktionalität ist nur gegeben, wenn die Daten physisch auf das Gerät synchronisiert und nicht ausschließlich in einem zentral gespeicherten Benutzerprofil vorgehalten werden. Mit dem OneDrive for Business Next Generation Sync Client ist deshalb auch die selektive Synchronisierung einzelner Ordner möglich.

Planung der benötigten Netzwerkbandbreite

Jede Synchronisierung benötigt Netzwerkbandbreite. Das betrifft sowohl die initiale Synchronisierung als auch die spätere Übertragung von Änderungen. Bei unzureichender Bandbreite können Synchronisierungskonflikte zunehmen. Darüber hinaus können Auswirkungen auf andere Systeme entstehen, wenn die Synchronisierung einen großen Teil der verfügbaren Leitungskapazität beansprucht. Die Limits für Upload und Download lassen sich vorkonfigurieren und sollten entsprechend der vorhandenen Infrastruktur berücksichtigt werden.

Fazit: Der Sync Client für OneDrive for Business setzt eine entsprechende Kapazitätsplanung der Netzwerkbandbreite voraus. Nur wenn ausreichend Bandbreite zur Verfügung steht, kann die Synchronisierung den gewünschten Mehrwert bieten.