Berechtigungen in Microsoft Teams richtig verwalten
Best Practices für Teams, Kanäle und Gastzugriff
Grundlagen und Empfehlungen für eine strukturierte Rechtevergabe in Microsoft Teams
Grundlagen für Microsoft Teams Berechtigungen
Vor der Nutzung von Microsoft Teams sollten die grundlegenden Berechtigungsstrukturen und Zusammenhänge bekannt sein. Teams, Kanäle und die damit verbundenen Microsoft 365 Ressourcen greifen bei der Rechtevergabe ineinander. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, welche Inhalte Mitglieder sehen und bearbeiten können und welche Besonderheiten bei privaten Kanälen bestehen.
Zugriffsrechte für Mitglieder und Inhalte
Mitglieder eines Teams können grundsätzlich auf die Inhalte der Standardkanäle zugreifen. Für private und freigegebene Kanäle gelten eigene Zugriffsberechtigungen: Private Kanäle sind nur für ausgewählte Teammitglieder zugänglich, während freigegebene Kanäle auch Personen außerhalb des übergeordneten Teams einbeziehen können. Microsoft Teams bietet auf Teamebene keine klassische Rolle mit ausschließlich lesendem Zugriff. Teammitglieder können gemeinsame Dateien standardmäßig anzeigen und bearbeiten. Über das zugehörige SharePoint lassen sich jedoch zusätzliche oder differenzierte Rechte vergeben, beispielsweise Leseberechtigungen für Dokumente sowie Berechtigungen auf Bibliotheken, Listen, Ordner oder einzelne Elemente. Dies sollte die Ausnahme bleiben, da die Rechtevergabe sonst schnell unübersichtlich werden kann.
Besonderheiten bei privaten Kanälen
Teams-Kanäle können nachträglich nicht von "Standard" in "Privat" oder umgekehrt geändert werden. Bereits bei der Anlage eines Kanals muss daher zwischen den verfügbaren Kanaltypen unterschieden werden. In privaten Kanälen können ausschließlich Mitglieder des übergeordneten Teams hinzugefügt werden. Private Kanäle verfügen über eigene Unterhaltungen und eine separate SharePoint-Website für die Dateiablage. Microsoft Planner kann derzeit nicht direkt als Registerkarte in privaten Kanälen eingebunden werden. Abhängig von den Anforderungen an die Zusammenarbeit und Berechtigungsverwaltung kann alternativ die Anlage eines eigenen Teams sinnvoll sein.
Verwaltung von Teams und Kanälen
Standardmäßig können Teammitglieder abhängig von den Teameinstellungen Kanäle erstellen, bearbeiten und löschen. Diese Berechtigungen lassen sich durch Teambesitzer und Administratoren einschränken. Microsoft Teams basiert auf Microsoft 365 Gruppen, über die Mitglieder und Berechtigungen für verschiedene verbundene Dienste verwaltet werden. Dazu gehören beispielsweise SharePoint Websites, Exchange Postfächer und Microsoft Planner. Bestehende Microsoft Entra ID-Gruppen können nicht direkt als verschachtelte Mitglieder eines regulären Teams eingebunden werden. Stattdessen können die jeweiligen Gruppenmitglieder einem Team hinzugefügt werden. Für freigegebene Kanäle gelten teilweise abweichende Möglichkeiten zur Mitgliederverwaltung.
Strukturierte Verwaltung von Microsoft Teams
Für eine übersichtliche Nutzung von Microsoft Teams sollten neben den grundlegenden Berechtigungen auch organisatorische Regeln für Teams und Kanäle festgelegt werden. Klare Zuständigkeiten, einheitliche Namenskonventionen und passende Teameinstellungen helfen dabei, die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation nachvollziehbar zu strukturieren. Die offiziellen Microsoft Supportseiten zu Microsoft Teams bieten hierzu weiterführende Informationen und praktische Anleitungen. Bei Bedarf können diese Inhalte auch über die sogenannten Learning Pathways für Microsoft Teams und SharePoint im eigenen SharePoint Online bereitgestellt und um eigene Inhalte ergänzt werden.
Festlegung von Besitzern und Verantwortlichkeiten
Ein Team sollte mindestens zwei Besitzer haben, damit Berechtigungen und Teameinstellungen von mehreren Personen verwaltet werden können. Dadurch ist die Verwaltung eines Teams nicht ausschließlich von einer einzelnen Person abhängig. Als Besitzer eines Teams sollte außerdem geprüft werden, ob die Standardeinstellungen in Microsoft Teams für den jeweiligen Verwendungszweck geeignet sind.
Einheitliche Benennung von Teams
Die Anlage von Teams sollte gemäß einer Namenskonvention erfolgen. Dadurch lassen sich beispielsweise Microsoft Teams auf Basis der Organisationsstruktur von Projekt-Teams unterscheiden. Eine einheitliche Benennung erleichtert insbesondere bei einer größeren Anzahl von Teams die Zuordnung und sorgt für eine übersichtlichere Struktur.
Gezielte Nutzung von Kanälen und Tags
Der Kanal "Allgemein" kann für Anweisungen und Ankündigungen innerhalb eines Teams genutzt werden. In den Kanaleinstellungen lässt sich festlegen, dass ausschließlich Besitzer Nachrichten im allgemeinen Kanal veröffentlichen dürfen. In größeren Teams können zusätzlich Tags eingesetzt werden, um Mitglieder thematisch zu strukturieren und über @Erwähnungen gezielt bestimmte Personengruppen anzusprechen.
Strukturierung von Informationen und Unterhaltungen
Neben den Berechtigungen spielt auch die Strukturierung der Inhalte innerhalb eines Teams eine wichtige Rolle. Informationen, Unterhaltungen und Notizen sollten so organisiert werden, dass Mitglieder Zusammenhänge erkennen und benötigte Inhalte möglichst einfach wiederfinden können.
Bereitstellung grundlegender Kanalinformationen
Microsoft OneNote eignet sich, um grundlegende Informationen über ein Team oder einen Kanal zentral bereitzustellen. Dazu gehören beispielsweise der Verwendungszweck, organisatorische Hinweise sowie die jeweiligen Ansprechpartner. Über die Integration von OneNote in Microsoft Teams können diese Informationen gemeinsam erstellt, bearbeitet und strukturiert werden. Funktionen wie die Volltextsuche und die gemeinsame Bearbeitung erleichtern dabei die Zusammenarbeit. Die frühere Wiki-Funktion in Microsoft Teams wurde eingestellt und durch die Integration von OneNote als Lösung für gemeinsame Notizen abgelöst.
Strukturierung längerer Kanalunterhaltungen
Bei längeren Diskussionen in Microsoft Teams ist eine nachvollziehbare Struktur besonders wichtig. In Kanälen mit Beitragsansicht können neue Unterhaltungen mit einer aussagekräftigen Überschrift versehen werden, um Themen besser zuzuordnen. Antworten sollten möglichst innerhalb der bestehenden Unterhaltung erfolgen, damit der ursprüngliche Zusammenhang erhalten bleibt. In Kanälen mit Thread-Ansicht werden Diskussionen ebenfalls thematisch zusammengefasst. Dadurch können Teammitglieder Informationen leichter nachvollziehen und relevante Unterhaltungen wiederfinden.
Nutzung von OneNote für Informationen
Microsoft OneNote eignet sich für die zentrale Sammlung und Strukturierung von Informationen und unterstützt auch die Offline Nutzung. Notizbücher können direkt in Microsoft Teams eingebunden und gemeinsam bearbeitet werden. Für viele Teams ist ein gemeinsames OneNote-Notizbuch ausreichend, dessen Abschnitte sich beispielsweise an den vorhandenen Kanälen orientieren. Bei privaten oder freigegebenen Kanälen sollten die jeweiligen Zugriffsberechtigungen berücksichtigt werden, damit vertrauliche Informationen ausschließlich den vorgesehenen Personen zur Verfügung stehen.
Strukturierung der Dokumentablage in Teams
Microsoft Teams und SharePoint sind bei der Dokumentablage eng miteinander verbunden. Deshalb sollte insbesondere bei einer stärkeren Nutzung von SharePoint darauf geachtet werden, wie Dokumentbibliotheken eingesetzt und konfiguriert werden. Änderungen an der Standard Dokumentbibliothek können sich unmittelbar auf die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams auswirken.
Benennung der Standard-Dokumentbibliothek
Bei einer intensiven Nutzung von SharePoint kann eine eindeutige Benennung der Dokumentbibliotheken die Orientierung erleichtern. Die Standard-Dokumentbibliothek ist jedoch bereits mit den Kanälen in Microsoft Teams verbunden. Änderungen an ihrer Struktur und Konfiguration sollten deshalb sorgfältig geprüft werden, um die bestehende Integration nicht zu beeinträchtigen. Änderungen an ihrer Struktur und Konfiguration sollten deshalb sorgfältig geprüft werden, um die bestehende Integration nicht zu beeinträchtigen.
Nutzung der Standard-Dokumentbibliothek
Die Standard-Dokumentbibliothek sollte ausschließlich für Dokumente aus den Team Kanälen genutzt werden. Änderungen an den Einstellungen der Standard-Dokumentbibliothek, beispielsweise an den Berechtigungen der Bibliothek "Dokumente", sollten vermieden werden, da dadurch die Funktionalität mit den Teams-Kanälen beeinflusst werden kann. In SharePoint sind die mit Microsoft Teams verbundenen Kanalordner innerhalb der Standard-Dokumentbibliothek erkennbar. Standardkanäle verwenden dabei die SharePoint-Website des übergeordneten Teams, während private und freigegebene Kanäle jeweils über eine eigene SharePoint-Website verfügen.
Anlage zusätzlicher Dokumentbibliotheken
Sollen unabhängig von den Kanälen weitere Dokumente in der SharePoint Site des Teams abgelegt werden oder werden spezielle Einstellungen benötigt, sollte eine zusätzliche Dokumentbibliothek angelegt werden. Das betrifft beispielsweise eigene Berechtigungen, Metadaten, Inhaltstypen oder die Versionierung. Eine solche zusätzliche Dokumentbibliothek kann anschließend über eine Registerkarte direkt in Microsoft Teams eingebunden werden.
Optimierung der täglichen Nutzung von Teams
Neben Berechtigungen und Dokumentstrukturen können auch kleinere Funktionen und Einstellungen die tägliche Arbeit mit Microsoft Teams unterstützen. Dazu gehören eine übersichtliche Gestaltung der Kanäle, der richtige Umgang mit Meetings sowie Tastenkombinationen für eine schnellere Navigation.
Kennzeichnung von Kanälen mit Emojis
Kanäle mit Emojis im Kanalnamen fallen schneller ins Auge und können dadurch innerhalb eines Teams leichter erkannt werden. Emojis können unter Windows über die Tastenkombination "Windows" + "." eingegeben werden.
Durchführung von Microsoft Teams Meetings
Microsoft Teams bietet verschiedene Funktionen, um Onlinebesprechungen effizient zu gestalten. Dazu gehören die Nutzung von Video, die Anpassung des Hintergrunds sowie die Möglichkeit, Besprechungen bei entsprechender Berechtigung aufzuzeichnen. Aufzeichnungen werden abhängig vom Besprechungstyp in OneDrive oder SharePoint gespeichert und können dort wiedergegeben und verwaltet werden. Bei der Zusammenarbeit mit mehreren Organisationen empfiehlt es sich, die jeweiligen Konten und Zugriffsberechtigungen zu berücksichtigen. Für die parallele Nutzung unterschiedlicher Organisationsumgebungen kann Microsoft Teams zusätzlich im Webbrowser geöffnet werden.
Nutzung hilfreicher Tastenkombinationen
Tastenkombinationen und Schrägstrichbefehle erleichtern die Navigation in Microsoft Teams und ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf häufig verwendete Funktionen. Über die Eingabe von "/" in der Suchleiste oder im Nachrichtenfeld lassen sich verfügbare Befehle aufrufen. Mit der Tastenkombination "Strg + G" können Nutzer beispielsweise direkt zu einem bestimmten Chat oder Kanal wechseln. Eine Übersicht der verfügbaren Tastenkombinationen lässt sich über "Strg + ." öffnen.
Wie netunite Sie unterstützt
Eine strukturierte Berechtigungsvergabe in Microsoft Teams betrifft nicht nur einzelne Einstellungen, sondern auch die zugrunde liegenden Regeln für Teams, Kanäle und die verbundenen Microsoft 365 Dienste. netunite unterstützt Unternehmen dabei, diese Strukturen passend zu den eigenen Anforderungen aufzubauen und weiterzuentwickeln.
Entwicklung von Berechtigungs- und Governance Konzepten
Wir analysieren bestehende Strukturen und entwickeln Vorgaben für Berechtigungen, Rollen und Verantwortlichkeiten in Microsoft Teams. Dazu gehören unter anderem Regelungen für Besitzer und Mitglieder sowie die Nutzung von Standard- und privaten Kanälen.
Konfiguration von Teams und Zugriffsrechten
Wir unterstützen bei der Einrichtung und Konfiguration von Microsoft Teams und den damit verbundenen Berechtigungen. Dabei berücksichtigen wir auch das Zusammenspiel mit SharePoint und weiteren Microsoft 365 Diensten.
Optimierung bestehender Teams-Strukturen
Wir prüfen bestehende Teams, Kanäle und Berechtigungsstrukturen und unterstützen bei deren Weiterentwicklung. Dabei können beispielsweise Namenskonventionen, Teameinstellungen und die Dokumentablage in Microsoft Teams und SharePoint berücksichtigt werden.
Microsoft Teams Berechtigungen einrichten
Sie möchten Berechtigungen, Rollen und Zugriffsrechte in Microsoft Teams klar strukturieren oder bestehende Teams Strukturen überprüfen? Wir unterstützen Sie bei der Konzeption und Umsetzung einer passenden Berechtigungs- und Governance-Struktur für Microsoft Teams und Microsoft 365.
Weiterführende Links & Ressourcen
Wer sich weiter mit Microsoft Teams Berechtigungen, Governance und der sicheren Zusammenarbeit mit internen und externen Personen beschäftigen möchte, findet hier ergänzende Praxisbeispiele, Beiträge und offizielle Microsoft Dokumentationen.
Microsoft Links
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