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Genehmigungsworkflow für Belege mithilfe von SharePoint Online und Nintex for Office 365

Genehmigungsworkflow für Belege mithilfe von SharePoint Online und Nintex for Office 365

Intro

Im Rahmen eines Kundenprojekts sollte ein Genehmigungsworkflow für Belege umgesetzt werden. Der Kunde hatte dazu folgende Mindestanforderungen:

  • 2-stufiger Genehmigungsprozess für Eingangsbelege (Rechnungen, Gutschriften)
  • Überprüfung ob der Beleg bereits bearbeitet wurde
  • Möglichkeit einer Überprüfung/Zurückstellung eines Beleges
  • Erzeugung Buchungsbeleg als PDF für Buchhaltung
  • Automatisierte Benachrichtigung über Aufgaben mit Direktverlinkung

 

Nach Aufnahme der Anforderungen, Definition der Felder, der Zuständigkeiten und des Ablaufs konnte der Prozess wie folgt bildlich dargestellt werden:

Realisiert wurde der Ablauf mithilfe von Microsoft SharePoint Online und Nintex for Office 365

Die Lösung der Anforderungen beinhaltete mehrere Listen/Bibliotheken und Workflows. Diese sind:

  • Belegeingangsbibliothek mit Überprüfungsworkflow
  • Lieferantenliste
  • Belegbearbeitungsbibliothek mit Bearbeitungsworkflow
  • Archivbibliothek

 

Eine Überprüfung, ob der Beleg bereits bearbeitet wurde, ergab sich aus dem Grund, dass Belege sowohl per E-Mail als auch per Post verschickt wurden. Zeitlich kann zwischen dem Eingang der beiden Varianten eine Differenz von ein paar Wochen liegen. Um zu verhindern, dass ein Beleg doppelt bearbeitet wird, musste zu Beginn eine Prüfung erfolgen, ob der Beleg schon vorhanden ist.

Dazu wird in der Belegeingangsbibliothek das bereits gescannte Dokument als PDF per Drag&Drop hochgeladen. Die Belegnummer entspricht in diesem Fall den Dokumentennamen und ist eindeutig.

Nach Hochladen des Dokument vergleicht ein Workflow den Belegnamen mit den Inhalten in der Belegbearbeitungsbibliothek und dem Archiv. Ist dieser identisch, wird die Person, die das Dokument hochgeladen hat, darüber per E-Mail informiert und der Beleg gelöscht. Ergibt die Überprüfung keine Übereinstimmung, wird der Beleg in die Belegbearbeitungsbibliothek verschoben und der Bearbeitungsworkflow gestartet.

Dieser Workflow wurde als State-Machine-Workflow umgesetzt, da verschiedene Zweige (z.B. Gutschrift, zurück zur Belegbearbeitung) immer wieder erneut durchlaufen werden und zusätzlich zu Schritten zurückgesprungen werden muss.

Das mitgelieferte Bild zeigt, wie eine mögliche Umsetzung aussehen könnte.

Der optimale Durchlauf beinhaltet die Genehmigung durch Prüfung 1 und wird anschließend zur Genehmigung an Prüfung 2 weitergeleitet. Stimmt diese zu, wird aus den Metadaten des Belegs ein Buchungsbeleg mithilfe der Nintex DocGen erzeugt, dieser zusammen mit dem Originalbeleg ins Archiv verschoben und die Buchhaltung per E-Mail darüber informiert, dass eine Buchung gemacht werden muss. Das Element in der Belegbearbeitungsbibliothek wird anschließend gelöscht und ist damit nur noch im Archiv vorhanden.

Zusätzlich zum Workflow mussten auch diverse Workflow-Task-, New-/Edit-Formulare mit Nintex Forms for Office 365 angepasst werden, da abhängig vom Belegtyp unterschiedliche Felder verschiedene Werte enthalten mussten. Außerdem gab es mehrere Felder die in Anhängigkeit ihrer Auswahl zusätzliche Felder ein-/ausblenden mussten.

 

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen ebenfalls gerne einen Genehmigungsworkflow in Microsoft SharePoint oder in Verbindung mit Nintex einführen möchten, unterstützen wir Sie gerne bei der Konzeption sowie bei der Umsetzung.

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