

Nintex Workflow ist ein mächtiger, flexibler und webbasierter Workflowdesigner, welcher unterdessen schon fast als Quasi-Standard im SharePoint Umfeld angesehen werden kann. Die Installation von Nintex Workflow ist einfach, so dass man nach der Installation mit den Standardwerten schnell ein lauffähiges Produkt hat. Dies ist aber trügerisch! Daher möchte ich an dieser Stelle einige Best-Practices für Nintex weitergeben:
Datenbankdesign
Nintex Workflow unterscheidet — wie SharePoint — zwischen Konfigurationsdatenbank und Inhaltsdatenbanken. Bei der Standardinstallation von Nintex Workflow muss nur eine Datenbank (NW2010DB oder NW2013DB) angelegt werden. Diese Datenbank wird dann automatisch als Konfigurations- und Inhaltsdatenbank genutzt, was zu erheblichen Effekten im späteren Betrieb führen kann. Diese Trennung ist wichtig, um z.B. beim Restore einer Nintex Inhaltsdatenbank nicht die gesamte Konfiguration mit wiederherzustellen.
Empfehlung: Klare Trennung von Konfigurations- und Inhaltsdatenbanken. Dies kann erreicht werden, indem:
- Eine oder mehrere Nintex Inhaltsdatenbank(en) angelegt werden und
- die Nintex Konfigurationsdatenbank im Datenbankmapping innerhalb der Nintex Datenbankkonfiguration nicht gemappt wird. Diese Einstellung ist nach Anlage einer SharePoint Inhaltsdatenbank zu überprüfen.
Backup-Konzept
Nintex speichert zusätzliche Workflowinformationen in eigenen Nintex Inhaltsdatenbanken ab. Dies ist bei der Erstellung eines Backup- und Restorekonzeptes für SharePoint mit zu beachten. Nintex stellt unter https://community.nintex.com zahlreiche Dokumentationen zu dem Thema bereit.
Achtung
- Unabhängig von der technischen Umsetzung eines Backup- und Restorekonzeptes ist zu bedenken, dass über Nintex implementierte Geschäftsprozesse nicht immer “wiederherstellbar” sind. Das betrifft primär Workflows, die mit externen Systemen wie SQL Datenbanken oder über WebServices – z.B. SAP – kommunizieren.
- Nintex referenziert auf die Objekte in SharePoint über SiteID, WebID, ListID und ItemID. Ändern sich diese ID’s beim Restore oder bei einer Migration, so wird die Nintex Workflow Historie nicht mehr angezeigt. Hinweis: Bei einem Restore auf Site Collection Ebene kann in SharePoint 2013 die “alte” Site Collection ID beibehalten werden, siehe SiteID beibehalten beim Restore über PowerShell
Workflow Actions
Je nach Nintex Workflow Edition werden mehr oder weniger Nintex Workflow Actions bereitgestellt. Die Bereitstellung dieser Workflow Actions kann zentral gesteuert werden. Dazu gibt es zwei Ansätze (über Central Administration > Nintex Workflow Management > Manage allowed actions):
- Deaktivieren von Workflow Actions. Diese Einstellung gilt allerdings global, d.h. die deaktivierten Actions stehen niemand zur Verfügung und funktionieren auch in importierten Workflows nicht.
- Steuerung von Workflow Actions über Berechtigungen: Diese Option wird erfahrungsgemäß wenig genutzt, ist aber extrem mächtig, da nur mit dieser Option sichergestellt werden kann, dass nur definierte Anwender Nintex Workflows designen dürfen. Standardmäßig dürfen alle aktivierten Nintex Workflow Actions von NT AUTHORITY\authenticated users verwendet werden. Empfehlung: Workflow Actions nicht global freischalten, sondern über Berechtigungen. Mittels geeigneter Active Directory Gruppen, z.B. NW_PowerUsers, NW_Integrators, etc. lassen sich die Workflow Actions zielgruppengenau steuern.
Incoming Email
Incoming Email ist nicht nur für das Lazy Approval nützlich, sondern auch, um Workflows zu starten. Dazu ist es nötig, die Property DeclarativeWorkflowAutostartOnEmailEnabled zu setzen, siehe MSDN (gilt übrigens auch für SharePoint Designer Workflows).
Nutzungsanalyse
Nutzungsanalyse: Nintex stellt auf ihrer Website ein Script Know your workflow zur Verfügung, mit dem Statistiken aus den Nintex Datenbanken ausgelesen werden können, zum Beispiel:
- Anzahl veröffentlichter Workflows
- Anzahl der Workflow-Instanzen pro Workflow
- Nutzungsinformationen zu Workflow Actions
- Anzahl der in Workflows involvierten Personen
Feedback & Community
Nintex bietet über http://nintex.uservoice.com die Möglichkeit, eigene Featurewünsche, z.B. Custom Workflow Actions, zu definieren, bzw. mit anderen Mitgliedern aus der Nintex Community über Featurewünsche zu diskutieren und diese zu bewerten.
Sprache
In welcher Sprache wird Nintex Workflow installiert? Englisch oder Multilingual? Eine Umstellung von Englisch auf Multilingual ist nachträglich möglich.
Viel Erfolg bei der Implementierung von Nintex Workflows.
Es gilt: “Lässt sich ein Workflow zu Papier bringen, dann kann er auch mit Nintex Workflow umgesetzt werden.”

Joachim von Seydewitz
Solution Architect