Best Practise: Nintex Workflow Installation

Nintex Workflow ist ein mächtiger, flexi­bler und webba­sierter Workflow­de­si­gner, welcher unter­dessen schon fast als Quasi-Standard im Share­Point Umfeld angesehen werden kann. Die Instal­la­tion von Nintex Workflow ist einfach, so dass man nach der Instal­la­tion mit den Standard­werten schnell ein lauffä­higes Produkt hat. Dies ist aber trüge­risch! Daher möchte ich an dieser Stelle einige Best-Practices für Nintex weitergeben:

Daten­bank­de­sign

Nintex Workflow unter­scheidet — wie Share­Point — zwischen Konfi­gu­ra­ti­ons­da­ten­bank und Inhalts­da­ten­banken. Bei der Standard­in­stal­la­tion von Nintex Workflow muss nur eine Daten­bank (NW2010DB oder NW2013DB) angelegt werden. Diese Daten­bank wird dann automa­tisch als Konfi­gu­ra­tions- und Inhalts­da­ten­bank genutzt, was zu erheb­li­chen Effekten im späteren Betrieb führen kann. Diese Trennung ist wichtig, um z.B. beim Restore einer Nintex Inhalts­da­ten­bank nicht die gesamte Konfi­gu­ra­tion mit wiederherzustellen.

Empfeh­lung: Klare Trennung von Konfi­gu­ra­tions- und Inhalts­da­ten­banken. Dies kann erreicht werden, indem:

• Eine oder mehrere Nintex Inhaltsdatenbank(en) angelegt werden und
• die Nintex Konfi­gu­ra­ti­ons­da­ten­bank im Daten­bank­map­ping inner­halb der Nintex Daten­bank­kon­fi­gu­ra­tion nicht gemappt wird. Diese Einstel­lung ist nach Anlage einer Share­Point Inhalts­da­ten­bank zu überprüfen.

 

Backup-Konzept

Nintex speichert zusätz­liche Workflowin­for­ma­tionen in eigenen Nintex Inhalts­da­ten­banken ab. Dies ist bei der Erstel­lung eines Backup- und Resto­re­kon­zeptes für Share­Point mit zu beachten. Nintex stellt unter https://community.nintex.com zahlreiche Dokumen­ta­tionen zu dem Thema bereit.

Achtung

• Unabhängig von der techni­schen Umset­zung eines Backup- und Resto­re­kon­zeptes ist zu bedenken, dass über Nintex imple­men­tierte Geschäfts­pro­zesse nicht immer “wieder­her­stellbar” sind. Das betrifft primär Workflows, die mit externen Systemen wie SQL Daten­banken oder über WebSer­vices – z.B. SAP – kommunizieren.
• Nintex referen­ziert auf die Objekte in Share­Point über SiteID, WebID, ListID und ItemID. Ändern sich diese ID’s beim Restore oder bei einer Migra­tion, so wird die Nintex Workflow Historie nicht mehr angezeigt. Hinweis: Bei einem Restore auf Site Collec­tion Ebene kann in Share­Point 2013 die “alte” Site Collec­tion ID beibe­halten werden, siehe SiteID beibe­halten beim Restore über PowerShell

 

Workflow Actions

Je nach Nintex Workflow Edition werden mehr oder weniger Nintex Workflow Actions bereit­ge­stellt. Die Bereit­stel­lung dieser Workflow Actions kann zentral gesteuert werden. Dazu gibt es zwei Ansätze (über Central Adminis­tra­tion > Nintex Workflow Manage­ment > Manage allowed actions):

• Deakti­vieren von Workflow Actions. Diese Einstel­lung gilt aller­dings global, d.h. die deakti­vierten Actions stehen niemand zur Verfü­gung und funktio­nieren auch in impor­tierten Workflows nicht.
• Steue­rung von Workflow Actions über Berech­ti­gungen: Diese Option wird erfah­rungs­gemäß wenig genutzt, ist aber extrem mächtig, da nur mit dieser Option sicher­ge­stellt werden kann, dass nur definierte Anwender Nintex Workflows designen dürfen. Standard­mäßig dürfen alle aktivierten Nintex Workflow Actions von NT AUTHORITY\authenticated users verwendet werden. Empfeh­lung: Workflow Actions nicht global freischalten, sondern über Berech­ti­gungen. Mittels geeig­neter Active Direc­tory Gruppen, z.B. NW_PowerUsers, NW_Integrators, etc. lassen sich die Workflow Actions zielgrup­pen­genau steuern.

 

Incoming Email

Incoming Email ist nicht nur für das Lazy Approval nützlich, sondern auch, um Workflows zu starten. Dazu ist es nötig, die Property Decla­ra­ti­ve­Work­flow­Au­to­startOn­Emai­lEn­abled zu setzen, siehe MSDN (gilt übrigens auch für Share­Point Designer Workflows).

 

Nutzungs­ana­lyse

Nutzungs­ana­lyse: Nintex stellt auf ihrer Website ein Script Know your workflow zur Verfü­gung, mit dem Statis­tiken aus den Nintex Daten­banken ausge­lesen werden können, zum Beispiel:

• Anzahl veröf­fent­lichter Workflows
• Anzahl der Workflow-Instanzen pro Workflow
• Nutzungs­in­for­ma­tionen zu Workflow Actions
• Anzahl der in Workflows invol­vierten Personen

 

Feedback & Community

Nintex bietet über http://nintex.uservoice.com die Möglich­keit, eigene Feature­wün­sche, z.B. Custom Workflow Actions, zu definieren, bzw. mit anderen Mitglie­dern aus der Nintex Commu­nity über Feature­wün­sche zu disku­tieren und diese zu bewerten.

 

Sprache

In welcher Sprache wird Nintex Workflow instal­liert? Englisch oder Multi­l­in­gual? Eine Umstel­lung von Englisch auf Multi­l­in­gual ist nachträg­lich möglich.

 

Viel Erfolg bei der Imple­men­tie­rung von Nintex Workflows.

Es gilt: “Lässt sich ein Workflow zu Papier bringen, dann kann er auch mit Nintex Workflow umgesetzt werden.”