Opera­tion Completed Successfully: No documents with the ID … were found in this site collection

Die mit Micro­soft Share­Point 2010 einge­führte Document ID ist eigent­lich gut gedacht, in der tägli­chen Praxis in DMS Projekten zeigen sich aber einige Fallstricke v.a. beim Thema Cut & Paste bzw. Move.

Diese wider­sprüch­liche Meldung kommt, wenn man in Share­Point 2010 einen DocumentID-Link eines nicht korrekt verscho­benen Dokumentes folgt. Der DocumentID-Link stellt einen Perma­link zu einer Datei in einer Site Collec­tion dar, der auch funktio­niert, wenn die Datei umbenannt wird. Wird die Datei hingegen verschoben, hängt der Bestand des Perma­links davon ab, wie die Datei verschoben wird. Lange Rede kurzer Sinn, in der Office Hilfe bei Micro­soft steht: „The only way to retain a Document ID withhin sites is to use the Site Content and Struc­ture adminis­tra­tive page in Site Settings while moving documents”.  In den Content & Struc­ture Logs sieht man auch, dass es eine Post Opera­tion „Fixing links“ gibt, die nach dem Move sicher­stellt, dass der Link auch auf das verscho­bene Dokument aufge­löst wird:

Auch wenn es beim Copy & Paste zum Beispiel über die Explorer Integra­tion so aussieht, als würde die Document ID erhalten bleiben, ist der Link nicht mehr funkti­ons­fähig. Dieses Verhalten muss gerade in DMS Projekten auf Basis von Share­Point 2010 oder Share­Point 2013 entspre­chend berück­sich­tigt werden.