Geneh­mi­gungs­work­flow für Belege mithilfe von Share­Point Online und Nintex for Office 365

Im Rahmen eines Kunden­pro­jekts sollte ein Geneh­mi­gungs­work­flow für Belege umgesetzt werden. Der Kunde hatte dazu folgende Mindestanforderungen:

• 2‑stufiger Geneh­mi­gungs­pro­zess für Eingangs­be­lege (Rechnungen, Gutschriften)
• Überprü­fung ob der Beleg bereits bearbeitet wurde
• Möglich­keit einer Überprüfung/Zurückstellung eines Beleges
• Erzeu­gung Buchungs­beleg als PDF für Buchhaltung
• Automa­ti­sierte Benach­rich­ti­gung über Aufgaben mit Direktverlinkung

Nach Aufnahme der Anfor­de­rungen, Defini­tion der Felder, der Zustän­dig­keiten und des Ablaufs konnte der Prozess wie folgt bildlich darge­stellt werden:

Reali­siert wurde der Ablauf mithilfe von Micro­soft Share­Point Online und Nintex for Office 365.

Die Lösung der Anfor­de­rungen beinhal­tete mehrere Listen/Bibliotheken und Workflows. Diese sind:

• Beleg­ein­gangs­bi­blio­thek mit Überprüfungsworkflow
• Liefe­ran­ten­liste
• Beleg­be­ar­bei­tungs­bi­blio­thek mit Bearbeitungsworkflow
• Archiv­bi­blio­thek

Eine Überprü­fung, ob der Beleg bereits bearbeitet wurde, ergab sich aus dem Grund, dass Belege sowohl per E‑Mail als auch per Post verschickt wurden. Zeitlich kann zwischen dem Eingang der beiden Varianten eine Diffe­renz von ein paar Wochen liegen. Um zu verhin­dern, dass ein Beleg doppelt bearbeitet wird, musste zu Beginn eine Prüfung erfolgen, ob der Beleg schon vorhanden ist.

Dazu wird in der Beleg­ein­gangs­bi­blio­thek das bereits gescannte Dokument als PDF per Drag&Drop hochge­laden. Die Beleg­nummer entspricht in diesem Fall den Dokumen­ten­namen und ist eindeutig.

Nach Hochladen des Dokument vergleicht ein Workflow den Beleg­namen mit den Inhalten in der Beleg­be­ar­bei­tungs­bi­blio­thek und dem Archiv. Ist dieser identisch, wird die Person, die das Dokument hochge­laden hat, darüber per E‑Mail infor­miert und der Beleg gelöscht. Ergibt die Überprü­fung keine Überein­stim­mung, wird der Beleg in die Beleg­be­ar­bei­tungs­bi­blio­thek verschoben und der Bearbei­tungs­work­flow gestartet.

Dieser Workflow wurde als State-Machine-Workflow umgesetzt, da verschie­dene Zweige (z.B. Gutschrift, zurück zur Beleg­be­ar­bei­tung) immer wieder erneut durch­laufen werden und zusätz­lich zu Schritten zurück­ge­sprungen werden muss.

Das mitge­lie­ferte Bild zeigt, wie eine mögliche Umset­zung aussehen könnte.

Der optimale Durch­lauf beinhaltet die Geneh­mi­gung durch Prüfung 1 und wird anschlie­ßend zur Geneh­mi­gung an Prüfung 2 weiter­ge­leitet. Stimmt diese zu, wird aus den Metadaten des Belegs ein Buchungs­beleg mithilfe der Nintex DocGen erzeugt, dieser zusammen mit dem Origi­nal­beleg ins Archiv verschoben und die Buchhal­tung per E‑Mail darüber infor­miert, dass eine Buchung gemacht werden muss. Das Element in der Beleg­be­ar­bei­tungs­bi­blio­thek wird anschlie­ßend gelöscht und ist damit nur noch im Archiv vorhanden.

Zusätz­lich zum Workflow mussten auch diverse Workflow-Task‑, New-/Edit-Formu­lare mit Nintex Forms for Office 365 angepasst werden, da abhängig vom Belegtyp unter­schied­liche Felder verschie­dene Werte enthalten mussten. Außerdem gab es mehrere Felder die in Anhän­gig­keit ihrer Auswahl zusätz­liche Felder ein-/ausblenden mussten.

Sollten Sie in Ihrem Unter­nehmen ebenfalls gerne einen Geneh­mi­gungs­work­flow in Micro­soft Share­Point oder in Verbin­dung mit Nintex einführen möchten, unter­stützen wir Sie gerne bei der Konzep­tion sowie bei der Umsetzung.