SharePoint Online Beratung für modernes Dokumentenmanagement

Was SharePoint Online bei uns abdeckt

SharePoint Online ist mehr als eine Dateiablage in der Cloud.

Wir nutzen die Plattform für sechs zusammenhängende Aufgabenfelder.

Fragen, die vor der Einführung zu klären sind

Die meisten Schwierigkeiten mit SharePoint Online entstehen nicht in der Technik, sondern in den Regeln, die vorher nicht festgelegt wurden. Wir klären diese Fragen mit Ihnen, bevor die erste Site entsteht.

Wofür die Plattform genutzt werden soll

SharePoint Online deckt sehr verschiedene Anwendungsfälle ab. Welche davon für Ihr Unternehmen wichtig sind, entscheidet über die gesamte Struktur:

• Intranet-Portal mit Unternehmens-, Bereichs- und Team-Nachrichten
• Communication Sites für zuverlässige Kommunikation ans gesamte Team, Team Sites für einfache Zusammenarbeit in Gruppen
• Team Sites mit oder ohne Microsoft 365 Gruppe, mit unterschiedlichen Folgen für Berechtigungen und Lebenszyklus
• Ablage stark strukturierter Daten mit Metadaten und Inhaltstypen
• SharePoint als Ablage hinter Microsoft Teams

Wer was darf

Ohne klare Zuständigkeiten entsteht Wildwuchs. Diese Fragen beantworten wir gemeinsam und halten das Ergebnis als verbindliche Regel fest:

• Wer darf eine Site anlegen? Jede Person, ein Antragsprozess oder ausschließlich die IT?
• Wer ist Besitzer einer Site, und wer übernimmt, wenn diese Person das Unternehmen verlässt?
• Nach welcher Namenskonvention werden Sites benannt?
• Wann ist eine Hub Site sinnvoll, und welche Sites werden darunter zusammengefasst?

Zugriff von außen

Externe Zusammenarbeit ist der häufigste Anlass für unbeabsichtigt geteilte Daten:

• Dürfen Gäste auf Sites zugreifen, und wenn ja, auf welche?
• Wie sieht der Aufnahmeprozess für Gäste aus, wer darf einladen?
• Wer prüft bestehende Gastberechtigungen, in welchem Abstand?

Lebenszyklus und Sicherung

• Was geschieht mit den Daten, wenn eine Site nicht mehr gebraucht wird?
• Wie werden Inhalte gesichert?
• Welche Aufbewahrungsfristen gelten und wie werden sie regelbasiert umgesetzt?

Anpassung und Veränderung

• Welche Anpassungen sind gewünscht? Sind eigene Webparts gewünscht?
• Wann lohnt sich eine Lösung von Drittanbietern statt einer Eigenentwicklung?
• Wie werden Änderungen an der Plattform an die Anwender weitergegeben? Microsoft liefert laufend neue Funktionen aus – wie wird sichergestellt, dass die Anwendung state of the art bleibt?

Wir beantworten diese Fragen nicht für Sie, sondern mit Ihnen. Z.B. in einem Workshop mit Ihrer IT, Kommunikationsabteilung und/oder mit den Fachbereichen. Das Ergebnis ist ein Regelwerk, das Ihren Betrieb über Jahre trägt.

OneDrive for Business

OneDrive for Business ist die persönliche Ablage jedes Anwenders und damit die Ergänzung zu den gemeinsamen Ablagen in SharePoint Online. Beides gehört zusammen: Einzelne Funktionen von SharePoint Online setzen ein vorhandenes OneDrive for Business voraus. Wir richten es deshalb gemeinsam mit SharePoint Online ein.

Wofür OneDrive gedacht ist und wofür nicht

Der Speicherplatz ist großzügig bemessen. Genau deshalb braucht es einen klar beschriebenen Einsatzzweck, sonst wird OneDrive zum unkontrollierten Zweitarchiv:

• Ablösung klassischer Home-Laufwerke für persönliche Dokumente
• Ablage des persönlichen Notizbuchs, von überall erreichbar
• Zwischenablage für Dokumente, solange noch kein gemeinsamer Arbeitsraum besteht

Nicht vorgesehen ist OneDrive als dauerhafter Ablageort für Unterlagen, die mehrere Personen betreffen. Dafür gibt es Team Sites, sonst liegen geschäftsrelevante Dokumente im persönlichen Bereich eines Einzelnen und sind beim Austritt nicht mehr auffindbar.

Die Einstellungen, die zu prüfen sind

OneDrive bietet wenige Einstellmöglichkeiten. Die wenigen wiegen dafür schwer:

• Wie groß darf der persönliche Speicher werden, und was geschieht, wenn er nicht ausreicht?
• Dürfen Daten mit Gästen oder über einen offenen Link geteilt werden?
• Was darf der Synchronisierungs-Client auf lokale Geräte übertragen?
• Von welchen Geräten aus ist der Zugriff erlaubt?
• Werden in der mobilen App zusätzliche Sicherheitsanforderungen erzwungen wie Verschlüsselung, PIN, Fernlöschung?

Wenn bereits eine Lösung im eigenen Rechenzentrum besteht

Jede Anwenderin und jeder Anwender sollte persönliche Dateien an genau einem Ort haben – im OneDrive for Business in der Cloud. Wo daneben noch persönliche Ablagen aus einer älteren SharePoint-Farm bestehen (die früheren „Meine Websites"), führen wir beide Bestände zusammen und übernehmen die Migration der Inhalte; die Cloud-Variante lässt sich dabei auch an eine bestehende Farm im eigenen Rechenzentrum anbinden.

Unternehmensweite Suche

SharePoint wird in vielen Unternehmen auch als zentrale Suche eingesetzt. Ob das gelingt, entscheidet sich weniger an der Technik als an drei Festlegungen – und daran, ob die Ergebnisse brauchbar aussehen. Eine Suche, die zu lange braucht oder veraltete Treffer liefert, wird nach kurzer Zeit nicht mehr benutzt.

Was durchsucht werden soll

• SharePoint-Online-Sites und, bei Hybrid-Szenarien, Inhalte aus dem eigenen Rechenzentrum
• Benutzerprofile, Dateiablagen, öffentliche Webseiten
• weitere Anwendungen wie Wikis, Medienplattformen oder Cloud-Dienste – hier ist zu klären, welche Anbindung dafür nötig ist

Wie Ergebnisse dargestellt werden

• Wie werden Treffer aufbereitet, damit sie ohne Vorwissen verständlich sind?
• Welche Ergebnisse werden hervorgehoben, welche Quellen bevorzugt?
• Wie fügt sich die Suche in Microsoft 365 ein, damit sie nicht als eigenes Werkzeug wahrgenommen wird?

Wo die Suche selbst zur Anwendung wird

Suchgesteuerte Seiten zeigen Inhalte an, ohne dass jemand sie pflegt – etwa alle Dokumente eines Projekts oder alle Beiträge eines Fachbereichs. Wir richten diese Ansichten ein und optimieren bestehende Suchlösungen, wenn Geschwindigkeit oder Trefferqualität nicht mehr genügen.

So läuft eine SharePoint Online Migration ab

Konkretes Beispiel: Migration eines Fileservers nach SharePoint Online in drei klar abgegrenzten Phasen.