Modernes Intranet mit Microsoft SharePoint Online
Skalierbare Plattform für Kommunikation, Zusammenarbeit und Governance
Ein internationales Referenzprojekt für über 90.000 Anwender im Konzernumfeld
Branche
Automotive
Location
München
ca. 90.000 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Joachim von Seydewitz
Solution Architect
Last Update
21. Januar 2022
Lesezeit
3 Minuten
Projektübersicht: SharePoint Online als Konzern-Intranet
Zielsetzung & Ausgangssituation
Ein weltweit agierender Konzern aus der Automobilbranche stand vor der Herausforderung, sein veraltetes Intranet auf Basis von Coyo durch eine zukunftsfähige, zentral gesteuerte Lösung zu ersetzen. Ziel war es, ein modernes, skalierbares Intranet auf Basis von SharePoint Online in einer bestehenden Multi-Tenant-Umgebung zu implementieren, mit globaler Reichweite, konsistenter Benutzerführung und enger Verzahnung mit dem Microsoft 365 Ökosystem.
Die neue Plattform sollte als zentrale Anlaufstelle für rund 90.000 berechtigte Anwender weltweit dienen und neben klassischen Informationsangeboten auch Kollaborationsmöglichkeiten, Nachrichtenfunktionen und redaktionelle Werkzeuge bereitstellen.
Projekterfolg im Überblick
Die Umsetzung erfolgte im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen in enger Abstimmung mit den internen Projektverantwortlichen des Kunden.
Bereits mit dem Go-Live standen wesentliche Funktionen wie multilinguale Unternehmensnachrichten, eine globale Navigation, automatisiert bereitgestellte Communication Sites und die Anbindung an Microsoft Teams (Viva Connections) zur Verfügung. Ergänzt wurde das System durch individuelle Anpassungen, Governance Regeln und ein fundiertes Schulungsprogramm für Redakteure.
Herausforderungen im Projektverlauf
Technische Komplexität in der Multi-Tenant-Umgebung
Ein zentrales Merkmal dieses Projekts war die Integration des neuen Intranets in eine bereits bestehende Microsoft 365 Multi-Tenant-Struktur. Diese Ausgangslage brachte besondere Anforderungen an die Informationsarchitektur, die Rechtevergabe sowie die Navigation über Tenant Grenzen hinweg mit sich. Die Herausforderung bestand darin, eine zentrale Benutzererfahrung zu schaffen, ohne dabei von den organisatorisch getrennten Umgebungen eingeschränkt zu werden.
Migration von Coyo: Kombination aus Automatisierung und Manpower
Ein weiterer kritischer Aspekt war die Migration der Inhalte aus dem bestehenden Coyo Intranet. Die Vielfalt der Inhalte, inkonsistente Strukturen und fehlende Schnittstellen erforderten eine teilautomatisierte Migration, ergänzt durch eine gezielte manuelle Inhaltsübertragung durch die netunite. Besonders sensible oder unstrukturierte Inhalte wurden in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen analysiert, überarbeitet und anschließend in die neue SharePoint Umgebung integriert.
Benutzerakzeptanz & Change Management
Neben der technischen Umsetzung war die Akzeptanz der Anwender ein entscheidender Erfolgsfaktor. Der Umstieg auf Microsoft SharePoint bedeutete für viele Mitarbeitende nicht nur eine neue Oberfläche, sondern auch veränderte Prozesse in der Inhaltspflege, der Navigation und der redaktionellen Arbeit.
Die Einführung neuer Features wie multilinguale Seiten, Page Approval Workflows oder die Integration externer Dienste (wie Aktienticker, YouTube) erforderte gezielte Schulungsmaßnahmen, eine fortlaufende Begleitung der Redakteure sowie ein tragfähiges Change Management Konzept.
Technische Umsetzung & Migration
Aufbau einer skalierbaren SharePoint Infrastruktur
Im Zentrum der technischen Umsetzung stand die Konzeption und Realisierung einer modernen Intranet Architektur auf Basis von SharePoint Online. Dafür wurde zunächst eine zentrale HubSite Struktur geschaffen, die als Rückgrat für die spätere Navigation und Inhaltsvernetzung diente. Die Hauptseite des Intranets wurde als Home Site mit Site-Swap eingerichtet, um von Beginn an eine konsistente Einstiegserfahrung für alle Nutzer zu gewährleisten.
Darüber hinaus wurde die globale Navigation über die SharePoint App Bar und die Microsoft Viva Connections Schnittstelle auch in Microsoft Teams integriert, ein entscheidender Schritt zur Vereinheitlichung der Informationswege.
Automatisierte Site Bereitstellung & Standardisierung
Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die automatisierte Bereitstellung von Communication Sites, um Redakteuren schnell und standardisiert Arbeitsbereiche zur Verfügung zu stellen. Ergänzt wurde dies durch die Einführung zentraler Organization Assets, darunter:
- Unternehmensweite Bildbibliotheken
- Standardisierte Office Dokumentvorlagen
- Einheitliches Farb- und Designschema (Corporate Branding)
Diese Elemente trugen maßgeblich zur Corporate Identity und Wiedererkennbarkeit im Intranet bei.
Migration von Coyo nach SharePoint
Die Überführung der Inhalte aus dem bisherigen System erfolgte in mehreren Phasen:
- Teilautomatisierte Migration von strukturierten Inhalten, z.B. Dokumentensammlungen oder redaktionellen Seiten
- Manuelle Migration komplexer oder individuell gestalteter Inhalte
- Coaching der Redakteure zur Überarbeitung und Neuaufbereitung migrierter Inhalte in SharePoint
Dieses Vorgehen stellte sicher, dass Inhalte nicht nur übernommen, sondern auch an die neuen technischen Möglichkeiten und redaktionellen Standards angepasst wurden.
Governance, Sicherheit & Integration
Neben der technischen Einrichtung legte das Projekt großen Wert auf eine konzerntaugliche Governance. Dazu gehörten:
- Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien (wie Sensitivity Labels, Conditional Access, MFA)
- Integration in bestehende Prozesse wie Gast/Site Provisioning sowie Site Lifecycle Management
- Definition klarer Rollen- und Rechtekonzepte (Admins, Redakteure, Support)
So konnte sichergestellt werden, dass das Intranet nicht nur funktional, sondern auch sicher, wartbar und zukunftsfähig ist.
Change Management & Redaktionsprozesse
Schulung & Enablement der Redakteure
Ein zentraler Erfolgsfaktor für das Projekt war die gezielte Qualifizierung der Redakteure. Bereits vor dem Go-Live wurden verschiedene Schulungsformate durchgeführt, um die Redaktionsteams mit den neuen Funktionen und Abläufen in SharePoint Online vertraut zu machen.
Zu den Schulungsschwerpunkten zählten:
- Erstellung von News Beiträgen und Seiten mit modernen Webparts
- Nutzung der multilingualen Übersetzungsfunktionen
- Anwendung von Freigabeworkflows und Veröffentlichungsprozessen
- Formatierung von Inhalten mittels JSON für spezifische Ansichten
Begleitet wurde der Schulungsprozess durch eine Sammlung von interaktiven Wiki Seiten direkt im Intranet, die als internes Nachschlagewerk dienten.
Einführung redaktioneller Tools & Formate
Zur Verbesserung der Informationsqualität und Benutzerfreundlichkeit wurden zahlreiche Funktionen eingeführt, darunter:
- Unternehmensnachrichten (Org-News) mit Planung und automatischer Veröffentlichung
- Integration von Multimedia Inhalten wie Videos (Microsoft Stream), Podcasts (Sway) und Umfragen (Forms)
- Einbindung externer Inhalte wie Twitter Feeds oder YouTube Videos zur Steigerung der Reichweite und Relevanz
Diese Inhalte konnten sowohl zentral als auch dezentral gepflegt werden, wodurch die Redaktion flexibel auf aktuelle Themen reagieren konnte.
Aufbau einer aktiven Redaktions-Community
Zur langfristigen Stärkung der redaktionellen Qualität wurde eine interne Editors-Community etabliert. Diese diente als Plattform für den Austausch von Best Practices, Erfahrungswerten und neuen Ansätzen in der Intranet Gestaltung.
Ergänzend kamen Search Bookmarks in der Microsoft Search zum Einsatz, um gezielt Begriffe oder Inhalte in der Suche zu promoten und die Sichtbarkeit wichtiger Themen zu erhöhen.
Die kontinuierliche Einführung neuer Funktionen, wie collapsible Sections, Page Boosting oder verbesserte Inhaltsstrukturierung, wurde aktiv begleitet, um das Intranet auf dem neuesten Stand zu halten und die Nutzung weiter zu verbessern.
Wie netunite Sie unterstützt
Mit langjähriger Erfahrung, technischem Tiefgang und einem klaren Fokus auf Praxisnähe begleitet die netunite Unternehmen bei der erfolgreichen Umsetzung moderner Intranet Lösungen mit Microsoft SharePoint.
Projekterfahrung & technisches Know-how
Die netunite bringt tiefgreifende Erfahrung in der Konzeption, Umsetzung und Weiterentwicklung von Intranet Lösungen auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint Online mit.
Dank etablierter Methoden und Werkzeuge können wir sowohl Informationsarchitekturen, automatisierte Site Bereitstellung als auch Sicherheits- und Berechtigungskonzepte exakt auf die Anforderungen unserer Kunden abstimmen.
Enge Zusammenarbeit & individuelle Betreuung
Im Mittelpunkt steht für uns immer eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Wir führen für Sie nicht nur die technische Umsetzung durch, sondern begleiten auch die gesamten Change Prozesse, schulen Redakteure, Erstellen Schulungsmaterialien und etablieren redaktionelle Standards.
Konkret bedeutete das:
- Regelmäßige Sprint Reviews mit der Projektleitung
- Unterstützung bei Stakeholder Kommunikation und internen Präsentationen
- Coaching für Fachbereiche in der Umstrukturierung und Redaktion von Inhalten
Maßgeschneiderte Lösungen für nachhaltigen Erfolg
Statt auf Standardansätze zu setzen, entwickeln wir individuelle Lösungen, z.B. für:
- die Integration externer Inhalte und Dienste
- die Nutzung von Audience Targeting mit Azure AD-Gruppen
- die Einrichtung multilingueller Seiten mit nutzerfreundlichen Workflows
Auch nach einem Go-Live betreuen wir unsere Kunden weiter, um bspw. neue Features zu implementieren, Sie bei komplexen Formatierungsfragen (JSON) zu unterstützen oder durch gezielte Auswertungen zur Intranet Nutzung.
Wir möchten, dass nicht nur ein funktionales Intranet besteht, sondern eine nachhaltige, lebendige Plattform, die fortlaufend weiterentwickelt wird (je nach Wunsch).
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Links & Ressourcen
Für vertiefende Einblicke in unsere Arbeit mit Microsoft 365 und SharePoint empfehlen wir Ihnen folgende Inhalte auf unserer Website:
Leistungsseite: SharePoint Intranet-Lösungen
Erfahren Sie, wie wir moderne Intranets mit SharePoint Online konzipieren und umsetzen, von der Strategie bis zur technischen Umsetzung.
Leistungsseite: SharePoint Dienstleistungen
Erfahren Sie mehr über unsere ganzheitlichen Leistungen rund um Microsoft SharePoint, vom Aufbau über die Migration bis hin zum Betrieb.
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