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Projektreferenz – SharePoint Online als konzernweites Intranet

Ziel des Projektes war es, ein neues Intranet auf Basis von SharePoint Online für einen weltweiten Konzern in der bestehenden Multi-Tenant Umgebung aufzusetzen und die Inhalte aus dem alten Intranet (Coyo) nach SharePoint Online zu migrieren.

Das Projekt konnte erfolgreich im Rahmen des Budgets und der Zeitplanung abgeschlossen werden.

Technik

  • Erarbeitung der Informationsarchitektur (Sites und Navigation) in SharePoint
  • Einrichtung einer modernen SharePoint Home Site mittels Site-Swap
  • Aufbau einer zentralen HubSite Struktur mit Globaler Navigation
  • Automatisierte Bereitstellung der benötigten SharePoint Communication Sites
  • Einrichtung der sogenannten Organization Assets zur zentralen Bereitstellung von Unternehmensbildern und zur Verteilung von Office Dokumentvorlagen
  • Bereitstellung eines unternehmensweiten Farbschemas
  • Erarbeitung Rollen- und Rechtekonzept: Projekt-Admins / Redakteure / Support
  • Definition von Azure AD Gruppen für Audience Targeting und Nutzung Audience Targeting in Navigation und Pages
  • Integration definierter Teamsites in den Intranet Hub
  • Einführung von Unternehmensnachrichten (OrgNews)
  • Einführung multilingualer SharePoint Sites; Nutzung der Übersetzungsfunktion für News und Pages
  • Einrichten von Page Approval Workflows mit Power Automate
  • Einrichten von Page/News Scheduling
  • Rollout der SharePoint App Bar mit Globaler Navigation
  • Rollout Microsoft Teams VIVA connections
  • Rollout der SharePoint Mobile App
  • Integration externer Dienste in das Intranet, z.B. Aktienticker

 

Change Management & Adoption

  • Schulung der Redakteure
    • Erstellung News / Pages
    • Nutzung der Webparts in den News / Pages
    • Einbindung von Medien (Videos, Podcasts) mittels Microsoft Stream und Microsoft Sway
    • Erstellung von Umfragen mittels Microsoft Forms
    • Einbindung von Externen Inhalten wie Twitter, YouTube
    • Nutzung News / Page Translation
    • Freigabeworkflows
  • Bereitstellung von SharePoint Pages als Wiki für die Redakteure
  • Kontinuierliche Begleitung der Redakteure, Vermittlung von Best Practices
  • Einführung einer Editors-Community zum Austausch der Redakteure
  • Nutzung der Search Bookmarks in der Microsoft Search, um definierte Begriffe in der Suche zu promoten
  • Kontinuierliche Einführung neuer Funktionen wie Collapsible Sections, Boost News, etc.
  • Unterstützung bei individuellen Formatierungen von spalten und Ansichten (JSON)

 

Migration

  • Teilautomatisierte Migration von Inhalten von Coyo nach SharePoint
  • Manuelle Migration der Inhalte von Coyo nach SharePoint Online durch netunite
  • Coaching der Redakteure

 

Governance & Security

  • Integration des Intranets in die bestehende Multi-Tenant Struktur
  • Integration in bestehende Prozesslandschaft wie Gast-/Site Provisioning und Gast-/Site Lifecycle / Expiration
  • Die Umsetzung erfolgte unter Beachtung der konzernweiten Sicherheitsvorgaben wie Sensitivity Labels, Gast-Sharing, Conditional Access und Multi-Faktor Authentifizierung

Branche: Automotive | Mitarbeiteranzahl: 90.000 berechtigte Anwender weltweit

Region: München | Nürnberg | Ingolstadt

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