On-/Offboarding digitalisieren: Migration von Nintex zu Power Platform
Von veralteten Tools zu smarten Microsoft 365 Prozessen ohne manuelle Umwege
Wie ein öffentlicher Auftraggeber seinen HR-Prozess erfolgreich in SharePoint Online überführte
Branche
Öffentliche Einrichtung
Location
München
ca. 250 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Stephan Dalke
Solution Architect
Last Update
02. Oktober 2025
Lesezeit
5 Minuten
Projektüberblick: On- und Offboarding in SharePoint Online
Hintergrund und Zielsetzung
Im Zuge der strategischen Neuausrichtung digitaler Prozesse wurde bei einem öffentlichen Institut in München der On- und Offboarding Prozess von Mitarbeitenden überarbeitet. Bisher lief dieser über eine Nintex-basierte Lösung, deren Plattformunterstützung jedoch zum Jahresende 2025 eingestellt wird. Ziel war es unter Berücksichtigung der Anforderungen der Fachbereiche HR und IT, eine zukunftssichere, flexible und leicht wartbare Lösung zu schaffen.
Die Entscheidung fiel auf Microsoft SharePoint Online in Kombination mit Power Platform. Beides zusammen eine technisch leistungsstarke Basis, um individuelle Workflows und Schnittstellen passgenau abzubilden.
Ausgangslage beim Kunden
Der bestehende Prozess war tief in die Organisation eingebettet und basierte auf Nintex Workflow und Nintex Forms. Die Informationsweitergabe zwischen HR und IT erfolgte über verschiedene manuelle Schritte, teils papierbasiert, teils digital unterstützt.
Mit rund 250 Mitarbeitenden war eine reibungslose Ablösung ohne Prozessunterbrechung essenziell. Der Kunde wünschte sich eine Lösung, die sowohl standardnah als auch flexibel ist – und sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren lässt. Besonders im Fokus: Transparenz, Fehlerminimierung und eine einfache Bedienbarkeit für alle Beteiligten.
Von Nintex zu Power Platform: Die Migrationsstrategie
Gründe für die Ablösung von Nintex
Die Entscheidung zur Migration wurde maßgeblich durch das offizielle End-of-Life der Nintex Plattform beim Kunden zum 31.12.2025 ausgelöst. Damit war es notwendig, kritische Geschäftsprozesse wie das On- und Offboarding im Unternehmen frühzeitig in eine zukunftsfähige Umgebung zu überführen.
Neben dem technologischen Druck spielte auch die strategische Ausrichtung auf Microsoft 365 eine zentrale Rolle. Die Power Platform, bestehend aus Power Automate, Power Apps, sowie die Verwendung der PowerShell, bietet hier ideale Voraussetzungen für die Umsetzung individueller Anforderungen ohne den Einsatz von Drittplattformen.
Herausforderungen und Lösungsansatz
Ein wesentliches Ziel war es, nicht nur eine 1:1 Migration vorzunehmen, sondern die Prozesse inhaltlich zu hinterfragen und zu optimieren. In einem interdisziplinären Workshop mit HR und IT wurden Schwachstellen der bestehenden Lösung identifiziert und priorisiert.
Die zentrale Herausforderung: Eine Lösung zu finden, die einerseits technisch robust ist, andererseits aber auch die gewachsenen Strukturen und Rollen im Unternehmen berücksichtigt. Die Wahl fiel auf ein modular aufgebautes Konzept mit klar definierten Schnittstellen im Bereich der Datenweitergabe zwischen Personalabteilung und IT.
Die Umsetzung erfolgte iterativ: Erste Prototypen wurden frühzeitig getestet und gemeinsam weiterentwickelt, um eine hohe Akzeptanz und Praxisnähe sicherzustellen.
Technische Umsetzung in SharePoint Online
Schnittstellen zwischen HR und IT
Die Kommunikation zwischen Personalabteilung und IT stellt einen zentralen Bestandteil des On- und Offboarding-Prozesses dar. In der neuen Lösung wurde eine E-Mail basierte Schnittstelle implementiert, die sich durch ihre einfache Integration und hohe Flexibilität auszeichnet.
Diese Schnittstelle ermöglicht eine strukturierte Übergabe aller relevanten Informationen. Von der Beantragung der IT-Ausstattung bis zur Koordination von Zutrittsrechten oder Berechtigungen in Microsoft 365 ist alles mit dabei. Standardisierte Vorlagen sorgen dafür, dass die Daten einheitlich und vollständig übermittelt werden.
Fehlerbehandlung und Qualitätssicherung
Auch bei automatisierten Prozessen kann es zu Abweichungen kommen, wie etwa durch fehlerhafte Eingaben oder Systemstörungen. Um die Datenqualität abzusichern, wurden technische Prüfmechanismen eingebaut, die zentrale Felder validieren und bei Unstimmigkeiten automatisierte Rückmeldungen erzeugen.
Zusätzlich wurde eine stichprobenartige manuelle Kontrolle etabliert, mit der die IT-Abteilung kritische Schritte im Prozess regelmäßig nachverfolgt. Dieses hybride Prüfkonzept sorgt für ein hohes Maß an Verlässlichkeit und reduziert operative Risiken deutlich.
Eingesetzte Technologien
Die Umsetzung basiert vollständig auf Microsoft Technologien, die bereits im Unternehmen etabliert sind. Zum Einsatz kamen unter anderem:
- PowerShell: Für automatisierte Anlage von Accounts und Vergabe von Berechtigungen
- Power Platform (Power Automate & Power Apps): Für Prozesslogik und Formulareingaben
- Exchange Online: Shared Mailbox als Empfangspunkt für Daten aus dem HR-System
- SharePoint Online: Als zentrale Plattform zur Verwaltung von Formularen, Aufgaben und als Speicherort von Daten
Diese Technologie Kombination ermöglichte eine schlanke Implementierung, die ohne zusätzliche Lizenzkosten auskommt und leicht wartbar bleibt.
”Die Migration von Nintex zur Power Platform lief trotz komplexer Anforderungen überraschend reibungslos. Besonders hilfreich war der modulare Aufbau. Wir konnten parallel testen, nachbessern und live gehen, ohne den Betrieb zu stören.
IT-VerantwortlicherÖffentliches Institut
Projektergebnis und Kundennutzen
Mehrwert für HR und IT
Die neue Lösung hat sich in der Praxis als zuverlässig, übersichtlich und effizient erwiesen. Beide Fachbereiche profitieren von klar definierten Aufgaben, einer transparenten Kommunikation und einem deutlich reduzierten Abstimmungsaufwand.
Durch die automatisierte Datenübermittlung konnten manuelle Fehlerquellen minimiert und die Prozesslaufzeiten deutlich verkürzt werden. Darüber hinaus lassen sich Änderungen an Rollen, Verantwortlichkeiten oder Formularelementen einfach umsetzen, was die Lösung zukunftssicher macht.
Flexibilität und Integration in bestehende Prozesse
Ein großer Vorteil liegt in der nahtlosen Integration der Lösung in die vorhandene Microsoft 365 Umgebung. Sowohl technische als auch organisatorische Prozesse konnten mit minimalem Schulungsaufwand umgestellt werden. Die intuitive Bedienung der Power Platform Elemente sorgt dafür, dass auch nichttechnische Nutzer:innen den Prozess schnell adaptieren.
Auch für zukünftige Anforderungen, wie z.B. neue IT-Systeme, gesetzliche Vorgaben oder interne Umstrukturierungen, ist die Lösung flexibel erweiterbar. Damit wurde nicht nur ein bestehender Workflow ersetzt, sondern ein Fundament für weitere Digitalisierungsinitiativen geschaffen.
Wie netunite Sie unterstützt
Ob es um die Ablösung von Nintex Workflows oder die vollständige Migration Ihrer On-/Offboarding-Prozesse zur Microsoft Power Platform geht. Die netunite begleitet Sie mit bewährter Methodik, technischer Expertise und einem klaren Fokus auf Datensicherheit und Nutzerakzeptanz.
Migration mit Methode: Von Alt-Systemen zu Microsoft 365
Die Ablösung bestehender Plattformen wie Nintex, Lotus Notes oder lokalen SharePoint Instanzen erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein tiefes Verständnis für gewachsene Prozesse. Die netunite begleitet Sie bei dieser Herausforderung mit einem strukturierten Migrationsansatz.
Unsere Experten analysieren bestehende Workflows, priorisieren kritische Pfade und entwickeln eine Roadmap, die den Übergang ohne Systembrüche oder Informationsverlust ermöglicht.
Technologieeinsatz mit Augenmaß
Statt auf “Greenfield”-Ansätze zu setzen, arbeitet die netunite gezielt mit dem, was in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Lizenzstruktur bereits vorhanden ist.
Mit Lösungen auf Basis der Microsoft Power Platform, SharePoint Online und PowerShell entsteht eine neue Plattform, die wartbar, erweiterbar und lizenzschonend ist. Dabei achten wir auf geringe Einstiegshürden für Nutzer:innen und transparente Schnittstellen zwischen Fachabteilungen.
Drei Gründe, warum unsere Migrationsprojekte erfolgreich sind
- Prozessorientiert statt toolgetrieben
Wir denken Migration nicht als Tool Wechsel, sondern als Chance zur Prozessverbesserung mit Fokus auf Nutzerfreundlichkeit und Effizienz. - Microsoft 365 aus der Praxis
Unsere Lösungen basieren vollständig auf Microsoft Technologien, die sich ganz ohne zusätzliche Drittanbieter nahtlos in Ihre Umgebung einfügen. - Sicherer Übergang bei laufendem Betrieb
Mit iterativer Umsetzung, begleitenden Tests und intelligenter Fehlerabsicherung sorgen wir auch während der Umstellung für einen stabilen Betrieb.
Bereit für den nächsten Schritt?
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre bestehende Workflow Landschaft analysieren und ein maßgeschneidertes Migrationskonzept für die Power Platform entwickeln.
Links & Ressourcen
Sie möchten sich tiefergehend mit Microsoft 365 Migration, SharePoint Lösungen oder konkreten Projektbeispielen auseinandersetzen? Hier finden Sie ausgewählte Inhalte von netunite:
Weitere Referenzprojekte
Kontakt zur Projektberatung
Sie planen eine Migration oder stehen vor der Ablösung Ihrer bisherigen Plattform?
Wir begleiten Sie von der ersten Analyse bis zur nachhaltigen Umsetzung.
Schreiben Sie uns gerne direkt an: info@netunite.eu.
