Intranet-Migration zu SharePoint Online bei Finanzdienstleister in München
Von veraltet zu vernetzt: Wie ein neues Intranet die interne Kommunikation modernisiert
Ein modernes Intranet für 200 Mitarbeitende – mobil, markenkonform und redaktionell flexibel
Branche
Finanzen
Location
München
ca. 200 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Philipp Riedl
Wirtschaftsinformatiker
Last Update
30. Juli 2025
Lesezeit
4 Minuten
Projektüberblick: Intranet-Modernisierung für Finanzdienstleister in München
Ein führendes mittelständisches Finanzunternehmen mit Sitz in München, rund 200 Mitarbeitenden und einer bestehenden SharePoint-on-premise-Infrastruktur stand vor der Herausforderung, sein veraltetes Intranet zukunftsfähig aufzustellen. Die bisherige Lösung war technisch überholt, schwer wartbar und durch zahlreiche Drittanbieter-Add-Ins unnötig komplex und kostenintensiv. Zudem fehlte es an responsivem Design, was die Nutzung auf mobilen Endgeräten stark einschränkte – ein wachsendes Problem angesichts hybrider Arbeitsmodelle und mobiler Arbeitsweisen.
Ziel des Projekts war es, eine moderne, zentral verwaltete und mobil optimierte Lösung für ein Intranet auf Basis von SharePoint Online einzuführen. Neben der technischen Migration stand insbesondere die optische und funktionale Modernisierung im Vordergrund: Ein einheitliches globales Branding, eine intuitive Navigation sowie eine neue redaktionelle Nutzerführung sollten das Intranet zu einem aktiven, lebendigen Kommunikationskanal im Unternehmen machen.
Herausforderungen
Komplexe Altsysteme bremsen Effizienz aus
Über Jahre hinweg gewachsen, war die bestehende SharePoint-on-premise-Umgebung mit zahlreichen Drittanbieter-Add-ins und Sonderlösungen überfrachtet. Die Folge: hoher Wartungsaufwand, unübersichtliche Strukturen und kaum noch Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Die Plattform war technisch veraltet und erfüllte moderne Anforderungen an Usability und Flexibilität längst nicht mehr.
Kein Zugang für mobile Mitarbeitende
In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle war der fehlende mobile Zugang ein echtes Problem. Das alte Intranet war weder responsiv noch benutzerfreundlich auf mobilen Endgeräten. Mitarbeitende hatten Mühe, Informationen unterwegs zu finden oder selbst Inhalte zu veröffentlichen – was zu Frustration und geringer Nutzung führte.
Hohe Abhängigkeit von IT und externen Dienstleistern
Die Pflege und Weiterentwicklung des Intranets lag fast ausschließlich in den Händen der IT oder externer Agenturen. Redaktionelle Inhalte konnten nur mit technischem Know-how eingepflegt werden – was spontane Kommunikation erschwerte und Abstimmungen verlangsamte. Eine eigenständige Content-Pflege durch Fachabteilungen war praktisch unmöglich.
Kein einheitliches Design, kein Wiedererkennungswert
Durch die Vielzahl an Eigenlösungen und fehlende Designvorgaben wirkte das alte Intranet uneinheitlich und unübersichtlich. Unterschiedliche Schriftarten, Farben und Strukturen führten zu einem inkonsistenten Look – ein Bruch mit dem Corporate Design, der die Nutzerführung zusätzlich erschwerte und das Vertrauen in die Plattform schwächte.
Von Altlasten zur modernen Plattform – SharePoint Online als klare Zukunftslösung
Die Antwort auf die komplexe Altinfrastruktur lautete: vollständige Migration zu SharePoint Online mit Einsatz der Modern Pages. Damit wurde nicht nur die technische Basis erneuert – auch Struktur, Design und Benutzerführung erfuhren ein vollständiges Re-Design.
Im Zentrum stand ein klarer Fokus auf Usability, Mobilfähigkeit und redaktionelle Eigenständigkeit. Statt einer reinen 1:1 Übertragung wurde das Intranet neu gedacht: Inhalte wurden konsolidiert, neu kategorisiert und visuell an das aktualisierte Corporate Design angepasst. Eine klare, intuitive Navigation erleichtert nun die Orientierung und steigert die tägliche Nutzung.
Besonderes Augenmerk lag auf der Schulungs- und Enablement-Phase: Die netunite machte das Marketing-Team durch gezielte Trainings in kurzer Zeit zum Intranet-Admin – unabhängig von externer Unterstützung. Auch die Migration und Rückabwicklung der alten SharePoint-Farm wurde strategisch geplant und reibungslos umgesetzt.
Ergebnis: ein modernes, dynamisches Intranet, das intern getragen, aktiv genutzt und laufend weiterentwickelt wird – komplett auf Cloud-Basis, markenkonform und zukunftsfähig.
”Die Migration zu SharePoint Online war für uns ein echter Meilenstein. Dank der professionellen Begleitung durch die netunite AG konnten wir nicht nur Kosten senken, sondern auch ein Intranet schaffen, das endlich von allen Mitarbeitenden gern genutzt wird.
Kunde Finanzbranche
Umsetzung im Detail
Die technische und inhaltliche Umsetzung erfolgte in mehreren Etappen, stets in enger Abstimmung mit dem Kunden. Zunächst wurden alle relevanten Inhalte aus dem alten SharePoint-System gesichert, konsolidiert und hinsichtlich ihrer Relevanz geprüft. Dabei lag der Fokus nicht auf einer 1:1 Migration, sondern auf einer echten Neustrukturierung und Optimierung der Inhalte.
Im Zuge dessen wurden zentrale Bereiche wie Nachrichtenschnittstellen, interne Mitteilungen und Teamseiten neu aufgebaut und visuell an das aktualisierte globale Branding des Unternehmens angepasst. Die klare Trennung zwischen redaktionellen Inhalten und funktionalen Elementen sorgte für ein deutlich verbessertes Nutzererlebnis.
Ein besonderer Mehrwert war die Schulung des internen Marketing-Teams durch einen erfahrenen SharePoint-Spezialisten der netunite. Ziel war es, die künftige Pflege und Administration des Intranets vollständig inhouse zu ermöglichen, unabhängig von externen Dienstleistern. Der Rückbau der bisherigen on-premise Infrastruktur wurde parallel geplant und in enger Abstimmung sauber rückabgewickelt.
Technologische Basis & eingesetzte Tools
Die Grundlage für das neue Intranet bildete Microsoft SharePoint Online in Verbindung mit sogenannten SharePoint Modern Pages – ein Framework, das nicht nur durch hohe Anpassungsfähigkeit überzeugt, sondern auch für mobile Nutzung und redaktionelle Bearbeitung optimiert ist. Damit konnten sämtliche Anforderungen an ein modernes, skalierbares und benutzerfreundliches Intranet erfüllt werden.
Besonderes Augenmerk lag auf der konsequenten Einhaltung des globalen Corporate Designs. Farben, Schriftarten und Gestaltungselemente wurden durch ein zentrales Brand Center definiert und als Design-Vorlage im neuen Intranet eingebunden. So konnten alle Inhalte schnell, konsistent und markengerecht veröffentlicht werden – unabhängig davon, ob sie vom Marketing-Team oder von dezentralen Fachabteilungen erstellt wurden.
Auch im Backend wurde auf Standardisierung gesetzt: Anstelle proprietärer Drittanbieter-AddIns nutzt die neue Lösung ausschließlich native SharePoint-Funktionalitäten. Das reduziert langfristig die Komplexität, spart Lizenzkosten und sorgt für eine hohe Zukunftssicherheit der Plattform.
Ergebnis & Kundennutzen
Das Ergebnis der Migration kann sich sehen lassen: Das neue Intranet überzeugte sowohl technisch als auch visuell auf ganzer Linie. Statt einer starren und pflegeintensiven Altlösung steht dem Kunden nun eine moderne, dynamische Plattform zur Verfügung, die das interne Informations- und Kommunikationsmanagement erheblich erleichtert.
Ein wesentlicher Vorteil liegt in der deutlich verbesserten Benutzerfreundlichkeit. Dank responsivem Design ist das Intranet nun auf allen Endgeräten komfortabel nutzbar – vom Büro-PC bis zum Smartphone. Mitarbeitende können Inhalte einfacher konsumieren, erstellen und bearbeiten. Die Möglichkeit zum dezentralen Authoring fördert eine aktive Kommunikationskultur und stärkt die interne Vernetzung.
Besonders geschätzt wurde die neue redaktionelle Flexibilität: Artikel, Ankündigungen und News lassen sich ohne technische Vorkenntnisse direkt im System verfassen und veröffentlichen. Das sorgt für schnellere Informationsflüsse und ein lebendigeres Intranet-Erlebnis.
Nicht zuletzt wurde auch die wirtschaftliche Zielsetzung erreicht: Durch den Wegfall von Drittanbieter-Tools und die Inhouse-Administration der Plattform konnten die Betriebskosten signifikant reduziert werden.
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Links & Ressourcen
Einblicke rund um moderne Intranet-Lösungen mit SharePoint Online:
SharePoint Online Intranet: Best Practices & Strategien (ShareGate)
Tipps von Microsoft MVP Sue Hanley zur optimalen Planung und Umsetzung eines modernen SharePoint-Intranets.
Microsoft Learn – Planen eines intelligenten Intranets mit SharePoint
Offizielle Anleitung von Microsoft zur Konzeption, Navigation und Governance moderner Intranets.
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