Herausforderungen bei der Intranet-Umsetzung mit SharePoint Online

Die Umsetzung eines unternehmensweiten SharePoint Online Intranets innerhalb eines engen Zeitraumes stellte das Projektteam vor eine Reihe technischer, organisatorischer und redaktioneller Herausforderungen. Besonders im Kontext eines Carve-Outs war es entscheidend, gleichzeitig eine funktionale Plattform bereitzustellen und bestehende Inhalte aus dem alten Jira-Intranet strukturiert zu überführen.

Technische Herausforderungen

Die neue Intranetlösung sollte vollständig auf Microsoft 365 Standardfunktionen basieren ohne Custom Code oder Drittanbieter-Tools. Das erforderte eine konsequente Nutzung der vorhandenen Cloud-Features wie:

• SharePoint Communication Sites und Hub-Site-Strukturen
• Organisation Assets zur zentralen Bereitstellung von Logos, Bildern und Vorlagen
• Viva Connections & Microsoft Teams Integration für den Digital Workplace
• Power Automate zur Abbildung redaktioneller Freigabe- und Veröffentlichungsprozesse

Gleichzeitig musste das gesamte Setup konform mit den IT-Sicherheitsrichtlinien des Konzerns erfolgen:
Sensitivity Labels, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Conditional Access Policies waren zwingend umzusetzen, ebenso wie ein kontrolliertes Gast-Sharing und Backup-Konzept.

Redaktionelle & organisatorische Herausforderungen

Auch aus Sicht der internen Kommunikation und der Redakteursteams galt es, neue Anforderungen zu erfüllen:

• Entwicklung einer intuitiven Informationsarchitektur und Navigation
• Gestaltung eines klaren Rollen- und Berechtigungskonzepts
• Aufbau eines Systems für redaktionelle Workflows (z. B. Freigaben, Planungen, Versionierungen)
• Migration der bestehenden Inhalte und Neustrukturierung in Microsoft SharePoint

Besonders herausfordernd war es, eine Lösung zu schaffen, die möglichst wartungsarm, aber gleichzeitig hochfunktional ist – und dabei sowohl IT als auch Redaktion überzeugt.

Technische & redaktionelle Umsetzung im Microsoft 365 Intranet

Die konkrete Umsetzung des neuen SharePoint Online Intranets erfolgte auf Basis eines standardisierten Vorgehensmodells der netunite AG, das sowohl technische als auch redaktionelle Anforderungen integriert. Ziel war eine schnelle, stabile und zukunftsfähige Lösung, die vollständig auf den nativen Funktionen von Microsoft 365 basiert.

Technische Umsetzungsschritte im SharePoint Online Intranet

In enger Abstimmung mit der internen IT wurden zunächst zentrale Basiskomponenten bereitgestellt:

• Initiales M365-Review zur Sicherstellung der Mandantenkonfiguration
• Aufbau einer Hub-Site-Struktur mit untergeordneten Communication Sites
• Konfiguration einer modernen Home Site als Einstiegspunkt für alle Nutzer
• Einrichtung von Organisational News und einem unternehmensweiten Farbschema
• Bereitstellung der SharePoint Online App für mobile Endgeräte
• Integration von Microsoft Viva-Komponenten: Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning, Viva Engage (Yammer), Viva Goals und Viva Pulse
• Implementierung von Backups und PowerShell-Skripten via PnP zur Admin-Unterstützung

Damit war sichergestellt, dass sowohl Governance-Richtlinien, als auch Produktivität und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt wurden.

Redaktionelle Struktur & Zusammenarbeit

Parallel dazu wurden in Zusammenarbeit mit der Abteilung Kommunikation und den Redakteur:innen folgende Aufgaben realisiert:

• Aufbau einer Informationsarchitektur inklusive Navigationskonzept und Sitestruktur
• Anwendung eines Rollenkonzepts für Rechtevergabe und Audience Targeting
• Erstellung und Design von Seiten mit Webparts, Bildern, Videos, Podcasts & externen Inhalten (z. B. YouTube, Jobportale)
• Einrichtung von redaktionellen Workflows mit Power Automate, inkl. Freigabeprozesse und Veröffentlichungsterminen
• Einführung von Viva Dashboards über Teams (Viva Connections)
• Rollout der SharePoint App Bar mit globaler Navigation
• Unterstützung bei der Migration bestehender Inhalte und Erstellung neuer Inhalte (News, Dokumentcenter, Mediacenter, Terminkalender etc.)
• Optimierung der Suche über Microsoft Search Bookmarks & Acronyms

Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die umfassende Schulung der Redakteur:innen, die dadurch in die Lage versetzt wurden, Inhalte schnell und professionell selbstständig zu erstellen und zu pflegen.

Ergebnis: Modernes Cloud-Intranet mit Viva, Power Automate & Governance

Das neue SharePoint Online Intranet erfüllt alle gesetzten Projektziele und bietet den Mitarbeitenden eine moderne, sichere und leicht bedienbare Plattform für die tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit. Der gesamte Projektverlauf von der Konzeption über die technische Umsetzung bis hin zur Schulung und Inbetriebnahme wurde innerhalb von sieben Wochen erfolgreich abgeschlossen.

In Time – in Budget – in Standard

Die Lösung wurde vollständig auf Microsoft 365 Standardfunktionen realisiert, ohne Custom Code, ohne Drittanbieter-Tools, ohne zusätzliche Lizenzkosten. Dadurch konnte eine besonders wartungsarme und zukunftssichere Intranet-Plattform geschaffen werden.

Zentrale Highlights des Projekts:

• Produktiver Go-Live nach nur 7 Wochen
• Reibungslose Migration der Inhalte aus dem alten Jira-Intranet
• Hohe Akzeptanz bei Redakteur:innen dank intuitiver Oberfläche und Schulung

Nutzung aller relevanten Microsoft-Komponenten:

• SharePoint Online (Kommunikations- & Hub-Sites)
• Microsoft Viva für Nutzerbindung & Informationsfluss
• Power Automate für automatisierte Workflows und Freigaben
• Microsoft Search für intelligente Navigation und Auffindbarkeit

Nutzerzentrierung & Nachhaltigkeit

Dank der engen Zusammenarbeit zwischen IT, Kommunikation und Projektleitung entstand ein Intranet für Mitarbeitende, das nicht nur optisch überzeugt, sondern auch redaktionell und organisatorisch langfristig tragfähig ist. Die Lösung unterstützt:

• dezentrales Publizieren
• zielgruppenspezifische Inhalte
• mobilen Zugriff über die SharePoint App

Die Projektleitung zeigte sich durchweg begeistert von der Beratungs- und Umsetzungskompetenz der netunite AG, sowohl in technischer als auch in kommunikativer Hinsicht.