Fünf Schritte für eine erfolgreiche Migration

Die Migration von Nintex Workflows und SharePoint Inhalten zur Microsoft Power Platform ist ein komplexer Prozess, der gut geplant sein sollte. Damit Ihre Organisation erfolgreich in die Cloud Umgebung von Microsoft 365 wechselt, empfiehlt sich ein systematisches Vorgehen in fünf klar definierten Phasen:

1. Ausgangssituation erfassen

Bevor an eine technische Migration zu denken ist, steht die Inventarisierung der bestehenden Umgebung an oberster Stelle. Ziel ist es, sowohl die Datenstruktur als auch die Funktionslandschaft vollständig zu dokumentieren.

• Datenerfassung: Welche Sites, Subsites, Listen, Bibliotheken, Dateien und Elemente sind vorhanden?
• Funktionale Analyse: Welche Workflows, Formulare und Reports sind im Einsatz und in welcher Form?
• Berechtigungen: Wer hat aktuell Zugriff auf welche Inhalte? Eine saubere Migration setzt voraus, dass Zugriffsrechte sauber dokumentiert und später wiederhergestellt werden können.

Tipp: Ohne diese Erfassung drohen nicht nur Funktionsverluste, sondern auch ungeplante Sicherheitslücken nach der Migration.

2. Zielarchitektur definieren

Im zweiten Schritt wird festgelegt, wie die künftige Umgebung in der Cloud aussehen soll. Die Microsoft Power Platform bietet von einfachen SharePoint Online-Sites bis hin zu integrierten Power Apps und automatisierten Prozessen mit Power Automate zahlreiche Optionen.

Typische Entscheidungen in dieser Phase:

• Welche Site-Typen sollen genutzt werden (z. B. Group-Connected Teamsites, Teams, Communication Sites)?
• Wie sieht das Lifecycle Management von Sites und Inhalten aus?
• Welche Tools (z. B. Power BI, Power Apps, Dataverse) werden genutzt und wie werden sie lizenziert?
• Wie ist das Governance Modell aufgebaut? DLP, Rollen, Umgebungen, Lifecycle Management

Beratung sinnvoll: Aufgrund der vielen Stellschrauben (auch lizenztechnisch) lohnt sich hier meist die Begleitung durch erfahrene Partner.

3. Gaps identifizieren

Nicht jede Funktion aus der alten Umgebung lässt sich eins zu eins abbilden. Daher ist es wichtig die Lücken zwischen Ist und Soll zu identifizieren:

• Gibt es Workflows, die in der Power Platform nicht darstellbar sind?
• Müssen bestimmte Prozesse mit Azure Services oder Drittanbieter Tools ergänzt werden?
• Können einige Funktionen entfallen oder konsolidiert werden?

Ziel ist es, eine realistische Roadmap zu erstellen, die alle funktionalen Anforderungen abdeckt.

4. Funktionalität nachbauen

Nun beginnt die eigentliche Entwicklungsarbeit: Workflows, Formulare, Dashboards und andere Funktionalitäten werden mit moderner Technik, besserer Usability und oft auch besseren Möglichkeiten zur Automatisierung in der neuen Plattform neu aufgebaut.

Wichtige Aspekte:

• Power Apps & Power Automate als zentrale Werkzeuge
• On-Premises Data Gateway für Legacy-Systeme
• Lizenzmodell & Rollenkonzept beachten
• Umgebungskonzept, ALM, Backup/Restore frühzeitig aufsetzen

Best Practice: Die neue Funktionalität sollte vor der eigentlichen Datenmigration stehen, sonst drohen Ausfälle und Mehrarbeit.

5. Daten migrieren

Abschließend erfolgt die Übertragung der Inhalte z. B. mit Tools wie ShareGate in Kombination mit PowerShell-Skripten.

Dabei zu beachten:

• Zugriffsrechte und Metadaten müssen mitübertragen werden
• Alte Systeme deaktivieren, um parallelen Zugriff zu vermeiden
• Kommunikation mit Anwendern vorbereiten (z. B. neue URLs, Bookmarks, OneDrive-Sync)
• Connectoren in Power Apps und Flows aktualisieren
• User Adoption Trainings vorbereiten

Mit einer durchdachten Migrationsplanung wird die Umstellung zum zukunftssicheren Erfolg.

Typische Herausforderungen bei der Transformation

Die Migration von SharePoint und Nintex Lösungen zur Microsoft Power Platform bringt nicht nur technische, sondern auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, der hinter einer erfolgreichen Transformation steckt, sowohl in Bezug auf Ressourcen als auch auf das Change-Management.

1. Technische Komplexität

• Legacy Workflows lassen sich nicht automatisiert übertragen und müssen oft komplett neu gedacht werden.
• Unterschiedliche Datenquellen, veraltete Integrationen und Eigenentwicklungen erschweren die saubere Übernahme.
• Die Umstellung auf cloudbasierte Authentifizierung, Azure AD (Entra ID) und moderne Sicherheitsmodelle benötigt Know-how und Abstimmung mit der IT-Security.

2. Lizenz- und Rechtefragen

• Nicht alle Funktionen der Power Platform sind in Standardlizenzen enthalten. Vor allem Premium-Konnektoren erfordern zusätzliche Lizenzen.
• Rollenmodelle müssen neu gedacht werden – besonders im Citizen Developer-Kontext.
• Die Definition von Power Platform Umgebungen (Produktiv, Test, Entwicklung) ist essenziell für ein sauberes Application Lifecycle Management.

3. Akzeptanz bei Anwender:innen

• Die neue Umgebung funktioniert anders als die gewohnte SharePoint/ Nintex Umgebung.
• Funktionen werden sich optisch verändern, was zu Unsicherheit oder Ablehnung führen kann.
• Die erfolgreiche Einführung hängt stark davon ab, ob Schulungen, klare Kommunikation und Supportkonzepte bereitstehen.

4. Fehlendes Governance Modell

Viele Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass kein übergreifendes Governance Konzept existiert. Ohne klare Vorgaben zur Nutzung, Rechtevergabe, Backup, Monitoring oder dem Change Management entsteht schnell Wildwuchs in der Plattform.

Empfehlung: Die Transformation zur Power Platform ist eine strategische Entscheidung. Erfolgreiche Projekte investieren in Governance, Schulung und Kommunikation, nicht nur in Technik.

Unsere Migrationsbilanz im Überblick

Die Migration komplexer SharePoint-Umgebungen mit Nintex-Komponenten zur Power Platform gehört zu den Spezialgebieten der netunite AG. In zahlreichen Projekten haben wir nicht nur Daten migriert, sondern auch umfangreiche Geschäftsprozesse erfolgreich transformiert – und dabei wertvolle Erfahrungswerte gesammelt.

Unsere bisherigen Projektergebnisse in Zahlen

Wir haben insgesamt über 1.100+ Workflows migriert, dabei 450+ Formulare umgesetzt und insgesamt über 60.000+ Endanwender betreut.

Diese Zahlen stehen nicht nur für technische Umsetzungen, sondern für erfolgreiche Change-Prozesse. Besonders wichtig: Jedes dieser Projekte wurde individuell geplant und auf die jeweilige Zielarchitektur zugeschnitten.

Was unsere Kunden schätzen

• Individuelle Migrationsstrategien statt pauschaler Standardprozesse
• Vorausschauende Planung, die auch Lizenz- und Governance-Aspekte einbezieht
• Enger Austausch mit IT und Fachbereichen, um die Akzeptanz zu sichern
• Langfristige Betreuung auch nach dem Go-live (Support, Weiterentwicklung, Governance)

Fazit: Jetzt handeln, bevor der Support endet

Der Countdown läuft: Mit dem angekündigten Supportende für SharePoint 2016/2019 und der SharePoint 2010 Workflow Engine im Juli 2026 entsteht akuter Handlungsbedarf, vor allem für Unternehmen, die noch produktiv mit Nintex Workflows und Formularen auf On-Premises-Basis arbeiten.

Eine strukturierte Migration zur Microsoft Power Platform ist nicht nur möglich, sondern bietet auch zahlreiche Chancen:

• Modernisierung von Prozessen, statt nur zu kopieren
• Erhöhung der Sicherheitsstandards dank Microsoft Cloud & Governance Modellen
• Mehr Agilität durch Low-Code/No-Code-Tools für Fachbereiche
• Weniger Abhängigkeit von Drittplattformen wie Nintex

Die notwendigen Schritte sind umfangreich, die Vorlaufzeit knapp. Eine erfolgreiche Migration ist kein IT-Projekt nebenbei, sondern eine strategische Investition in die Zukunft Ihrer Prozesslandschaft.

Unser Rat: Starten Sie jetzt!

Je früher Sie mit der Analyse und Zielarchitektur beginnen, desto einfacher lassen sich Altlasten ohne Zeitdruck oder Qualitätsverlust abbauen und neue Funktionen etablieren.
Wir stehen Ihnen mit Best Practices, Toolkompetenz und Projekt-Know-how zur Seite.