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Referenzen

Projektreferenz – SharePoint Online Migration Readiness Reports

SharePoint Online Migration Readiness Reports

Transition von Nintex zu PowerPlatform

Branche
Konsumgüter
Migration mehrerer SharePoint Farmen 

Location
München
50.000 Mitarbeiter:innen

Personenbild

Autor / Source
Joachim von Seydewitz
Solution Architect

Last Update
10.07.2024

Lesezeit
5 Minuten

Erkennung möglicher Probleme bei der Content Migration vor der Migration

Implementierung einer Lösung mit „Legacy Funktionen"

Bei diesem Projekt haben wir einen kontinuierlichen Report zur Erkennung von veralteten Funktionen in Microsoft SharePoint on-premises Sites implementiert, als Voraussetzung für eine erfolgreiche Content Migration.

Auslöser dafür ist das Supportende des Microsoft Support zum 14. Juli 2026 den Support für einige Produkte, u.a.:
Microsoft SharePoint 2016
Microsoft SharePoint 2019
Microsoft SharePoint 2010 Workflow Engine in SharePoint Subscription, welche z.B. von den Nintex Farmsolutions genutzt wird.

Vorarbeit für eine Migration von Daten aus mehreren Microsoft SharePoint Farmen nach SharePoint Online.

In Vorarbeit für eine Migration von Daten aus mehreren SharePoint Farmen (SP2016 und SP2019) nach SharePoint Online, bzw. SharePoint Subscription Edition musste eine Lösung implementiert werden, welche sogenannte „Legacy Funktionen“, bzw. mögliche Probleme bei der Content Migration in den bestehenden SharePoint Sites vor der eigentlichen Migration erkennt.

Dies betrifft unter anderem (nicht abschließend):

SharePoint 2010 Workflows, SharePoint 2013 Workflows / Nintex Workflows 

Microsoft SharePoint / Nintex Forms 

UI-Anpassungen mittels JavaScript und CSS 

Listen mit Überschreitung von Schwellwerten (List View Threshold, List Lookup Threshold)

Reports auf Basis SQL Server Reporting Services im integrierten Modus

Incoming Mail 

Nutzung von Features aus Farmsolutions

Erkennung von ausgecheckten Dateien, bzw. Dateien ohne Hauptversion 

Prüfung der "Legacy Funktionen"

Implementierung der Legacy Funktionen auf aktuelle Technologien

Diese „Legacy Funktionen“ müssen vor der Datenmigration geprüft und cloud-ready auf den aktuellen Technologien implementiert werden – andernfalls droht Funktionsverlust und damit möglicherweise Business Impact.
Die meisten Legacy-Funktionen werden im Rahmen der Transition in der Power Plattform, bzw. mit Microsoft SharePoint Bordmitteln umgesetzt. Die Legacy-Funktionen lassen sich problemlos auf moderne Funktionen mappen.
Der Zugriff aus der Microsoft Power Plattform auf die on-premises Daten erfolgt über das Power Platform on-premises Gateway.
Die Datenmigration läuft teilautomatisiert mit der Sharegate (separate Lizenz). Durch das kontinuierliche Reporting kann der Fortschritt der Transition gemessen werden.

Auffinden definierter Muster in on-premises SharePoint Sites

Die netunite AG hat eine Lösung implementiert, welche definierte Muster in den on-premises SharePoint Sites findet und in einer Datenbank speichert, welche eine spätere Auswertung ermöglicht. Zu den Suchmustern gehören unter anderem: 

SharePoint & Nintex Workflows

Die SharePoint2010 Workflow Engine ist abgekündigt.

SharePoint und Nintex Formulare

Diese werden in der Regel zusammen mit SharePoint2010 Workflows genutzt.

Reports auf Basis SQL Server Reporting im integrierten SharePoint Modus

Der SharePoint integrierte Modus für den Berichtsserver in SharePointP2019 / SharePoint Online wird nicht mehr unterstützt. 

JavaScript basierte Anwendungen

Diese werden im Modern UI / SharePoint Online nicht unterstützt.

Mail-enabled Listen in SharePoint

Diese werden in SharePoint Online nicht unterstützt.

Nutzung von eigenen oder 3rd Party Farm-Solutions

Full-trust Solutions werden in SharePoint Online nicht unterstützt und sind nicht mehr stateofthe-art. 

Ausgecheckte Dateien, Dateien ohne Hauptversion, versteckte Listen

Diese werden durch Content Migration Tools wie Sharegate nicht migriert.

Funktionen in SharePoint Online

Deaktivierung von Microsoft SharePoint Funktionen

In der Vergangenheit hat Microsoft einige SharePoint Funktionen eingestellt, wie z.B.

Mit SharePoint Online und Microsoft Teams hat Microsoft einen neuen Standard geschaffen. Es ist sinnvoll, auch in SharePoint Subscription Edition aus Gründen der Cloud-Readiness nur auf Funktionen zu setzen, die es in SharePoint Online gibt. Diese sind bspw.:

  • Incoming-Email-Funktion (Senden von Emails an SharePoint Listen)
  • Clientseitige Anpassung von Seiten mit JavaScript
  • Fixe Limits wie 5000 Elemente pro Ansicht (List View Threshold) und 12 Lookup Felder (List Lookup Threshold) – diese Schwellwerte sind in SharePoint Online nicht anpassbar.

Multi-Farm fähige Lösung für Microsoft SharePoint

Die Lösung ist multi-Farm fähig und unterstützt sowohl Microsoft SharePoint 2016 als auch Microsoft SharePoint 2019. Zu den jeweiligen Findings werden relevante Metadaten protokolliert, so dass eine manuelle Bereinigung möglich ist. Dazu gehören u. a.: 

Sites mit Nintex Workflows, Site- und Listenworkflows inklusive nötiger Metadaten.  

  • Erstellt von / Erstellt am 
  • Modifiziert von / Modifiziert am 
  • Letzte Ausführung 
  • Anzahl Actions 
  • Anzahl eindeutiger Workflow-Initiatoren

Auflistung der Legacy SQL Server Reporting Services Dateien

  • Ablageort  

Auflistung von CustomAction Registrierungen, sowie JavaScript Nutzung

  • Registierungs-Details 
  • Pfad zum JavaScript 

Sites mit Nintex Forms mit Basisdaten

  • Erstellt von / Erstellt am 
  • Modifiziert von / Modifiziert am

Sites mit SharePoint Workflows (erstellt mit SharePoint Designer, bzw. ootb. Workflows wie „Disposition Approval“ oder „Three-state“ Approval) – sowohl Site-, als auch Listenworkflows – inclusive nötiger Metadaten

  • Erstellt von / Erstellt am 
  • Modifiziert von / Modifiziert am 
  • Letzte Ausführung

Auflistung der Mail-Enabled Listen mit Nutzungsdaten

Monitoring des Fortschritts der Transition per Knopfdruck

Fazit

Durch die individuelle Reporting Lösung der netunite AG wurde dem Kunden ein kontinuierliches Reporting über die „Legacy-Funktionen“ in den Microsoft SharePoint Farmen implementiert. Durch diese Reporting Lösung kann der Fortschritt der Transition monitored werden und es ist sichergestellt, dass im Rahmen der Datenmigration kein Funktionsverlust auftritt und die Transition im Zeitrahmen erfolgt.

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