SharePoint-Teamcenter Integration: RFx-Datenaustausch effizient und automatisiert gestalten
Praxisnahe Lösung für durchgängige PLM und Microsoft 365 Prozesse
Wie ein führendes Industrieunternehmen seine RFx-Prozesse durch eine smarte Schnittstelle nachhaltig optimiert
Branche
Industrie
Location
München
ca. 1.500 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Joachim von Seydewitz
Solution Architect
Last Update
28 Januar 2023
Lesezeit
3 Minuten
Projektüberblick: RFx-Prozessdigitalisierung mit SharePoint Online & Teamcenter
Im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts modernisierte ein Unternehmen aus dem technischen Anlagenbau seinen RFx-Prozess (Request for Information). Der Austausch von Angebots- und Projektunterlagen zwischen Engineering, Einkauf und weiteren Abteilungen war zuvor durch manuelle Schritte und heterogene Systemlandschaften geprägt. Ziel des Projekts war es, eine durchgängige, automatisierte Verbindung zwischen dem PLM-System Teamcenter und Microsoft SharePoint Online zu schaffen, für effizientere Abläufe, konsistente Daten und eine spürbare Entlastung der Fachbereiche.
Ausgangssituation beim Kunden
Die Zusammenarbeit zwischen Engineering und Einkauf beruhte bislang auf einer Mischung aus E-Mails, Datei-Exporten und manuell gepflegten SharePoint Bereichen. Die daraus resultierenden Prozesse waren weder transparent noch zuverlässig skalierbar.
Ziel des Integrationsprojekts
Die Integration sollte den bidirektionalen Austausch von Dokumenten und Metadaten automatisieren, Versionen konsistent halten und eine durchgängige Rechtevergabe ermöglichen, alles mit dem Ziel, den Angebotsprozess sicherer, schneller und nachvollziehbarer zu gestalten.
Herausforderungen im bisherigen Prozess
Medienbrüche zwischen Systemen
Dokumente mussten manuell zwischen Teamcenter und SharePoint verschoben werden. Der fehlende Systemabgleich führte zu Mehraufwand, Fehleranfälligkeit und Verzögerungen im Austausch mit internen und externen Stakeholdern.
Inkonsistente Dokumentenversionen
Ohne zentrale Versionierung entstand häufig Unsicherheit darüber, welche Datei die gültige war. Abstimmungsprozesse wurden dadurch verlangsamt und intransparent.
Komplexe Berechtigungsszenarien
In SharePoint und Teamcenter galten unterschiedliche Rollen- und Rechtemodelle. Die manuelle Pflege von Zugriffen war mühsam, fehleranfällig und bot keine durchgängige Nachvollziehbarkeit.
Hoher Aufwand bei der Datenpflege
Mehrere Abteilungen mussten die gleichen Informationen mehrfach erfassen oder synchronisieren. Das band wertvolle Kapazitäten und steigerte die Fehleranfälligkeit im Angebotsmanagement.
Im Vorfeld der Umsetzung wurden zentrale Schwachstellen im bestehenden RFx-Prozess identifiziert. Diese betrafen sowohl technische als auch organisatorische Aspekte und wirkten sich unmittelbar auf die Qualität und Geschwindigkeit der Projektanbahnung aus.
Die Lösung: Automatisierter Datenaustausch zwischen SharePoint & Teamcenter
Um die Medienbrüche und manuellen Aufwände im RFx-Prozess nachhaltig zu eliminieren, wurde eine technische Integrationslösung zwischen Teamcenter und Microsoft SharePoint Online entwickelt und umgesetzt. Ziel war es, beide Systeme über eine performante und sichere Schnittstelle zu verbinden, die Metadaten synchron hält, Dokumentenversionen konsistent verwaltet und Benutzern eine durchgängige, rollenbasierte Nutzung ermöglicht – ohne Systemwechsel oder redundante Datenpflege.
Technische Umsetzung & Schnittstellendesign
Die Integration basiert auf einer von der netunite konzipierten Middleware, die als Übersetzer und Orchestrator zwischen SharePoint und Teamcenter agiert. Über definierte Trigger wird der automatische Austausch von Dokumenten und Metadaten angestoßen inklusive Statusinformationen und Kontextdaten für den jeweiligen RFx-Vorgang.
Abgleich von Metadaten und Dateiversionen
Zentraler Bestandteil der Lösung ist der Abgleich von technischen Metadaten (wie Dokumenttyp, Gültigkeit, Projektreferenz) sowie die Sicherstellung der Versionierung. Änderungen in Teamcenter werden automatisiert in den zugehörigen SharePoint Bereich überführt, wodurch stets eine aktuelle und vollständige Datenbasis gewährleistet ist.
Benutzerführung & Zugriffssicherheit
Die Benutzeroberfläche wurde so gestaltet, dass die Integration für Anwender möglichst intuitiv funktioniert. Berechtigungen aus Teamcenter werden in SharePoint berücksichtigt und ergänzt, sodass unterschiedliche Rollen, vom Projektingenieur bis zur Einkaufssachbearbeitung, gezielt auf die benötigten Inhalte zugreifen können. Gleichzeitig sorgt ein Logging-Mechanismus für Transparenz bei Datenflüssen und Zugriffsereignissen.
Mehrwert für die Fachbereiche
Die Umsetzung der Integration brachte nicht nur technische Vorteile, sondern führte auch zu einer spürbaren Entlastung der involvierten Fachbereiche. Der zuvor stark manuell geprägte RFx-Prozess wurde beschleunigt, transparenter und weniger fehleranfällig. Insbesondere die Zusammenarbeit zwischen Engineering, Einkauf und Projektleitung profitierte von der neuen Lösung.
Effizienzsteigerung im Angebotsprozess
Durch den automatisierten Datenaustausch entfällt der manuelle Transfer von Dokumenten und Metadaten. Angebote lassen sich schneller erstellen, prüfen und weiterverarbeiten mit direktem Zugriff auf stets aktuelle Unterlagen.
Klare Verantwortlichkeiten & Zugriffskonzepte
Das abgestimmte Rollen- und Berechtigungsmodell sorgt für klare Zuständigkeiten. Jeder Mitarbeitende sieht nur die für ihn relevanten Informationen und kann ohne Umwege auf RFx-Daten zugreifen oder Änderungen nachvollziehen.
Reduktion manueller Fehlerquellen
Die Integration minimiert typische Fehlerquellen wie doppelte Dateneingaben, veraltete Dateistände oder falsch gesetzte Freigaben. Die Datenqualität steigt, gleichzeitig sinkt der Aufwand für Korrekturen und Rückfragen.
Wie netunite Sie unterstützt
Die erfolgreiche Umsetzung der SharePoint Teamcenter Integration zeigt exemplarisch, wie die netunite AG Unternehmen im technischen Umfeld bei der Digitalisierung komplexer Prozesse begleitet. Als Partner mit tiefem Verständnis für Microsoft Technologien, PLM-Systeme und branchenspezifische Anforderungen bietet die netunite weit mehr als nur technische Umsetzungskompetenz.
Technologisches Know-how im Engineering Kontext
Die netunite kombiniert fundiertes Wissen über Microsoft 365, SharePoint Online und Power Platform mit langjähriger Erfahrung in der Integration von Systemen wie Teamcenter, SAP oder Dynamics. Diese Schnittstellenkompetenz schafft die Basis für ganzheitliche Lösungen speziell im Engineering- und Fertigungsumfeld.
Projekterfahrung mit PLM, ERP und Microsoft Plattformen
Durch zahlreiche Projekte im Umfeld von Produktentwicklung, Angebotsmanagement und Datenintegration kennt die netunite typische Herausforderungen und Erfolgsfaktoren. Die agile, zielgerichtete Vorgehensweise sorgt dafür, dass Lösungen nicht nur technisch funktionieren, sondern auch im Alltag der Fachbereiche greifen.
Begleitung von Anforderungsanalyse bis Rollout
Von der ersten Anforderungsaufnahme über die Entwicklung und Tests bis hin zur produktiven Einführung steht die netunite seinen Kunden beratend und operativ zur Seite. Auch Schulungen, Dokumentation und Support werden bei Bedarf nahtlos eingebunden, für eine nachhaltige Verankerung der Lösung im Unternehmen.
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Links & Ressourcen
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Dokumentenmanagement & Archivierung mit Microsoft SharePoint
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