Power Platform Genehmigungsworkflows erfolgreich modernisiert
Migration komplexer Approval-Prozesse von Nintex nach Microsoft 365
Performante Genehmigungsworkflows mit vollständiger Historie, moderner User Experience und skalierbarer Power Platform Architektur
Branche
Einzelhandel
Location
Deutschlandweit
ca. 50.000 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Heike Westphal-Herbert
Power Platform Specialist
Last Update
02. September 2026
Lesezeit
4 Minuten
Moderne Genehmigungsworkflows mit Microsoft Power Platform
Im Rahmen einer Power Platform Workflow Migration haben wir die bestehenden Genehmigungsprozesse eines internationalen Geräteherstellers modernisiert. Ziel war die Ablösung langjähriger Nintex Workflows durch eine moderne, performante und skalierbare Lösung auf Basis der Microsoft Power Platform.
Besondere Anforderungen lagen in der vollständigen Übernahme der bestehenden Approval-Historie, der performanten Verarbeitung großer Datenmengen sowie einer deutlich verbesserten User Experience für die Fachbereiche.
Herausforderungen bei der Migration bestehender Approval-Prozesse
Die bestehenden Workflows bildeten komplexe, mehrstufige Freigabeprozesse ab und waren tief in die Geschäftsabläufe integriert. Mit der Migration zu Microsoft 365 mussten sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen berücksichtigt werden.
Dazu gehörten insbesondere:
- Ablösung abgekündigter SharePoint- und Nintex-Workflows
- Übernahme historischer Approval-Daten
- Transparenz und revisionssichere Nachvollziehbarkeit
- hohe Performance bei großen Datenmengen
- moderne und intuitive Benutzerführung
Microsoft 365 als Basis für skalierbare Workflows
Mit Microsoft 365, SharePoint Online und der Power Platform entstand eine moderne Workflow-Architektur, die Performance, Governance und Benutzerfreundlichkeit optimal verbindet.
Durch den Einsatz von Power Apps und Power Automate konnte eine skalierbare Lösung geschaffen werden, die:
- transparente Freigabeprozesse ermöglicht
- historische Daten sicher integriert
- moderne UX-Anforderungen erfüllt
- langfristig erweiterbar bleibt
Damit entstand die Grundlage für nachhaltige digitale Geschäftsprozesse innerhalb der Microsoft 365 Umgebung.
Ausgangssituation und Projektziel
Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, langjährig etablierte SharePoint-On-Premises-Lösungen in moderne Microsoft 365 Umgebungen zu überführen. Besonders betroffen sind dabei geschäftskritische Genehmigungsprozesse, die über Jahre hinweg mit Nintex Workflows umgesetzt wurden und tief in operative Abläufe integriert sind.
Ablösung bestehender Nintex-Workflows
Die bisherigen Nintex und SharePoint Workflows waren stark individualisiert und deckten komplexe Freigabeprozesse mit mehreren Genehmigungsstufen ab. Gleichzeitig zeichnete sich zunehmend ab, dass die bestehenden Technologien langfristig nicht mehr weitergeführt werden können. Zusätzlich stiegen die Anforderungen der Fachbereiche an Benutzerfreundlichkeit, Transparenz und Geschwindigkeit der Prozesse. Die Anwender erwarteten, dass bestehende Funktionen auch nach der Migration in die Cloud vollständig erhalten bleiben, ergänzt um moderne UX- und Automatisierungsfunktionen. Die Herausforderung bestand nicht nur darin, bestehende Workflows technisch zu migrieren, sondern gleichzeitig eine nachhaltige Modernisierung der gesamten Prozesslandschaft umzusetzen.
Historie bewahren, Transparenz schaffen und Performance sichern
Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die vollständige Übernahme der bestehenden Approval Historie aus der bisherigen On-Premises Umgebung. Für Fachbereiche, Betrieb und Revision war es essenziell, sämtliche Freigaben, Kommentare, Statusänderungen und Zeitstempel weiterhin nachvollziehen zu können. Darüber hinaus musste die neue Lösung einige Kundenanforderungen erfüllen, wie transparente Darstellung aller Prozessschritte, revisionssichere Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen, performante Verarbeitung großer Datenmengen, klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, einfache Bedienbarkeit für unterschiedliche Nutzergruppen und hohe Skalierbarkeit für zukünftige Erweiterungen. Gerade die Kombination aus umfangreicher Historisierung und gleichzeitig hoher Performance stellte besondere Anforderungen an Datenmodell, Listenarchitektur und Ladeverhalten der Anwendung.
Zielbild für den neuen Genehmigungsprozess
Ziel des Projektes war die Entwicklung eines modernen, vollständig digitalen Genehmigungsworkflows innerhalb von Microsoft 365. Dabei sollte der bestehende siebenstufige Approval-Prozess vollständig in SharePoint Online und der Microsoft Power Platform abgebildet werden. Im Fokus standen dabei eine moderne und intuitive Benutzeroberfläche, performante Verarbeitung auch großer Datenmengen, vollständige Integration der historischen Approval Daten, klare Status- und Freigabelogiken, optimierte Benutzerführung durch Deeplinks und automatisierte Benachrichtigungen und eine langfristige Wartbarkeit und Erweiterbarkeit der Lösung. Mit der neuen Architektur entstand eine skalierbare Plattform für digitale Genehmigungsprozesse, die sowohl aktuelle Geschäftsanforderungen erfüllt als auch zukünftige Digitalisierungsinitiativen unterstützt.
Umsetzung der Power Platform Workflow Migration
Im Mittelpunkt der Umsetzung stand die Entwicklung einer modernen und performanten Workflow Lösung innerhalb von Microsoft 365. Ziel war es, bestehende Genehmigungsprozesse nicht nur technisch zu migrieren, sondern gleichzeitig strukturell und funktional zu modernisieren. Besonderer Fokus lag dabei auf Skalierbarkeit, Nachvollziehbarkeit und einer hohen Benutzerfreundlichkeit für die Fachbereiche.
Entwicklung der zentralen Canvas App
Als zentrale Benutzeroberfläche wurde eine individuelle Canvas App mit Microsoft Power Apps entwickelt. Sie dient als zentrale Einstiegsebene für sämtliche Genehmigungsprozesse und ermöglicht eine intuitive Bearbeitung aller Freigaben innerhalb einer modernen Oberfläche. Die App basiert auf einer zentralen Request-Liste sowie angebundenen Detail-Listen für die jeweiligen fachlichen Objekte. Dadurch konnten komplexe Prozessstrukturen flexibel und gleichzeitig performant abgebildet werden.
Für die Anwender entstanden dadurch deutliche Vorteile:
- zentrale Übersicht aller offenen und abgeschlossenen Genehmigungen
- klare Status- und Verantwortlichkeitsdarstellung
- vereinfachte Navigation innerhalb komplexer Freigabeprozesse
- optimierte Benutzerführung für unterschiedliche Rollen und Fachbereiche
Die moderne Oberfläche erhöhte gleichzeitig die Akzeptanz der neuen Lösung innerhalb der Organisation.
Umsetzung des Request-/Approval Response-Patterns
Die eigentliche Genehmigungslogik wurde über ein eigenes Request-/Approval Response-Pattern umgesetzt. Dadurch konnten mehrstufige Approval-Prozesse flexibel modelliert und sauber voneinander getrennt werden. Jede Genehmigungsstufe hat dabei Statusinformationen, Kommentare, Zeitstempel, Benutzerinformationen sowie Prozesshistorien verarbeitet. Dieses Architekturmodell ermöglichte eine hohe Transparenz innerhalb des gesamten Workflows und vereinfachte gleichzeitig spätere Erweiterungen der Lösung. Besonders wichtig war die revisionssichere Abbildung sämtlicher Entscheidungen innerhalb des Approval Prozesses. Durch die strukturierte Speicherung aller Freigabeinformationen konnte ein vollständiger Audit-Trail realisiert werden.
Integration von SharePoint Online, Power Automate und Deeplinks
Für die technische Umsetzung wurden SharePoint Online, Microsoft Power Automate sowie Exchange Online eng miteinander kombiniert. Power Automate übernimmt dabei die Steuerung der einzelnen Workflow Schritte sowie die automatisierte Kommunikation innerhalb der Genehmigungsprozesse. Benachrichtigungen werden automatisiert per E-Mail versendet und enthalten Deeplinks, die Anwender direkt zur jeweiligen Entscheidung innerhalb der Canvas App führen. Dadurch konnten Prozesslaufzeiten reduziert und die Benutzerfreundlichkeit deutlich verbessert werden. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Performance Optimierung der Datenzugriffe. Statt vollständiger Listenabrufe wurden gezielte Lade- und Filtermechanismen umgesetzt, um auch bei großen Datenmengen eine hohe Geschwindigkeit sicherzustellen. Die Kombination aus moderner Power Platform Architektur, optimierter Datenstruktur und intelligenter Benutzerführung schuf eine nachhaltige Grundlage für zukünftige digitale Geschäftsprozesse innerhalb der Microsoft 365 Umgebung.
”"Gerade bei langjährig gewachsenen Genehmigungsprozessen zeigt sich schnell: Eine erfolgreiche Migration nach Microsoft 365 besteht nicht nur aus dem Austausch bestehender Workflows. Entscheidend sind eine performante Architektur, nachvollziehbare Prozesse und eine Lösung, die von den Fachbereichen im Alltag wirklich akzeptiert wird."
Herausforderungen und technische Besonderheiten
Die Migration geschäftskritischer Genehmigungsprozesse nach Microsoft 365 brachte sowohl technische als auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Neben der eigentlichen Workflow Modernisierung standen insbesondere Datenhistorisierung, Performance und Nutzerakzeptanz im Mittelpunkt des Projekts. Gerade bei langjährig gewachsenen Approval Prozessen reicht ein reiner Technologiewechsel häufig nicht aus. Entscheidend ist vielmehr die Entwicklung einer nachhaltigen Architektur, die sowohl aktuelle Anforderungen erfüllt als auch zukünftige Erweiterungen ermöglicht.
Migration großer Approval Historien
Eine zentrale Anforderung des Kunden war die vollständige Übernahme der bestehenden Approval Historie aus der bisherigen SharePoint-On-Premises Umgebung. Sämtliche Freigaben, Kommentare, Statusänderungen und Zeitstempel mussten weiterhin revisionssicher verfügbar bleiben. Die Herausforderung in diesem Projekt bestand bei der strukturierten Überführung historischer Daten, der konsistenten Abbildung bestehender Prozesslogiken, der Sicherstellung langfristiger Nachvollziehbarkeit und der Integration historischer Informationen in die neue Benutzeroberfläche. Durch die entwickelte Datenstruktur konnten historische und neue Genehmigungsprozesse nahtlos miteinander verbunden werden. Dadurch blieb die vollständige Transparenz über alle Workflow-Entscheidungen erhalten.
Performance Optimierung und Audit Trail
Da die bestehenden Prozesse große Datenmengen umfassten, spielte die Performance der neuen Lösung eine zentrale Rolle. Besonders bei umfangreichen Approval Historien und mehrstufigen Freigabeprozessen mussten Ladezeiten und Datenzugriffe gezielt optimiert werden. Um dies sicherzustellen, wurden unter anderem folgende Maßnahmen umgesetzt:
- optimierte SharePoint Listenarchitektur
- gezielte Filter- und Ladeprozesse
- Vermeidung unnötiger Vollabrufe
- strukturierte Verarbeitung von Workflow-Daten
- performante Darstellung historischer Approval Informationen
Nutzerakzeptanz durch moderne User Experience
Neben den technischen Anforderungen spielte auch die Benutzerfreundlichkeit der neuen Lösung eine entscheidende Rolle. Die bisherigen Prozesse waren für viele Fachbereiche geschäftskritisch, weshalb eine hohe Nutzerakzeptanz essenziell war. Die neue Canvas App wurde deshalb gezielt auf eine moderne und intuitive User Experience ausgerichtet. Besonderes Augenmerk lag auf den klaren Prozess- und Statusanzeigen, einer einfachen Navigation innerhalb komplexer Freigaben, direkter Bearbeitung über Deeplinks, reduzierten Klickwegen sowie übersichtlicher Darstellung historischer Entscheidungen. Dadurch konnte nicht nur die tägliche Nutzung vereinfacht, sondern auch die Akzeptanz der neuen Microsoft365Lösung innerhalb der Fachbereiche deutlich gesteigert werden.
Eingesetzte Technologien
Für die Umsetzung des Projekts wurde eine moderne Microsoft 365 Architektur auf Basis der Power Platform aufgebaut. Ziel war es, eine performante und langfristig wartbare Lösung für komplexe Genehmigungsprozesse bereitzustellen. Dabei kamen mehrere Microsoft Technologien zum Einsatz, die eng miteinander integriert wurden und gemeinsam die Grundlage für die neue Workflow Landschaft bilden.
Microsoft Power Apps & Power Automate
Die zentrale Benutzeroberfläche wurde mit Microsoft Power Apps als individuelle Canvas App umgesetzt. Dadurch konnte eine flexible und benutzerfreundliche Lösung entwickelt werden, die exakt auf die Anforderungen der Fachbereiche zugeschnitten ist. Die App ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Genehmigungsprozesse, transparente Status und Freigabeübersichten, rollenbasierte Benutzerführung und die direkte Bearbeitung komplexer Approval Prozesse. Für die Workflow-Steuerung und Automatisierung wurde Microsoft Power Automate eingesetzt. Die Lösung übernimmt dabei u. a. die Steuerung mehrstufiger Freigabeprozesse, automatische Benachrichtigungen, Statusverwaltung, Verarbeitung von Genehmigungsentscheidungen und die Integration verschiedener Microsoft 365 Dienste. Durch die Kombination aus Power Apps und Power Automate entstand eine flexible Plattform für moderne digitale Geschäftsprozesse.
SharePoint Online und Exchange Online
Als zentrale Datenbasis dient SharePoint Online mit speziell entwickelten Request und Approval Response Listen. Die strukturierte Listenarchitektur ermöglicht eine performante Verarbeitung großer Datenmengen und bildet gleichzeitig die Grundlage für transparente Workflow Prozesse. Besonders wichtig waren dabei, eine performante Datenhaltung, strukturierte Historisierung, revisionssichere Nachvollziehbarkeit und flexible Erweiterbarkeit der Datenmodelle. Exchange Online wurde zusätzlich für automatisierte E-Mail Benachrichtigungen integriert. Anwender erhalten dadurch direkte Informationen zu offenen Genehmigungen sowie Deeplinks zur jeweiligen Entscheidung innerhalb der Canvas App. Dies verbessert sowohl die Benutzerfreundlichkeit als auch die Geschwindigkeit der gesamten Freigabeprozesse.
Microsoft 365 Architektur & Berechtigungskonzepte
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Integration der Lösung in die bestehende Microsoft 365 Architektur des Kunden. Dabei mussten Governance, Sicherheit und Compliance Anforderungen vollständig berücksichtigt werden. Wichtig hierbei waren rollenbasierte Berechtigungskonzepte, die Integration bestehender Microsoft 365 Gruppen, die sichere Verarbeitung geschäftskritischer Daten, die Einhaltung interner Compliance Vorgaben und eine skalierbare Architektur für zukünftige Erweiterungen. Durch die enge Verzahnung der eingesetzten Technologien entstand eine moderne Workflow-Plattform, die sowohl aktuelle Anforderungen erfüllt als auch langfristige Digitalisierungsstrategien unterstützt.
Ergebnisse und Mehrwert für den Kunden
Mit der erfolgreichen Migration und Modernisierung der bestehenden Genehmigungsprozesse verfügt der Kunde heute über eine leistungsfähige und zukunftssichere Workflow-Plattform innerhalb von Microsoft 365. Die neue Lösung verbindet hohe Performance mit transparenter Prozesssteuerung und einer deutlich verbesserten Benutzererfahrung. Besonders wichtig war dabei: die bestehenden Prozesse waren nicht "nice to have", sondern tief im operativen Tagesgeschäft verankert. Entsprechend hoch waren die Anforderungen an Stabilität, Nachvollziehbarkeit und Akzeptanz innerhalb der Fachbereiche.
Transparente und performante Genehmigungsprozesse
Die bisherigen Nintex-Workflows hatten sich über viele Jahre organisch entwickelt und waren eng mit den internen Geschäftsprozessen verzahnt. Gleichzeitig entstanden dadurch typische Herausforderungen gewachsener On-Premises Landschaften, wie z. B. steigende Komplexität der Prozesse, begrenzte Transparenz in Freigabeabläufen, hoher manueller Aufwand bei Nachverfolgung und Support, Performance-Probleme bei großen Datenmengen oder Unsicherheit hinsichtlich zukünftiger Wartbarkeit und Technologie-Support.
Nachhaltige Modernisierung geschäftskritischer Workflows
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, bestehende Prozesse nicht nur technisch zu migrieren, sondern gleichzeitig langfristig wartbar und skalierbar neu aufzubauen. In vielen Projekten zeigt sich genau an diesem Punkt der eigentliche Unterschied zwischen einer einfachen Workflow Ablösung und einer nachhaltigen Modernisierung: Entscheidend ist nicht nur, dass Prozesse "irgendwie weiterlaufen", sondern dass sie auch zukünftig performant, verständlich und erweiterbar bleiben. Durch die gemeinsam entwickelte Architektur entstand eine Lösung, die moderne UX-Anforderungen erfüllt, Governance und Compliance Vorgaben berücksichtigt, zukünftige Erweiterungen ermöglicht, komplexe Freigabelogiken sauber abbildet und langfristig innerhalb der Microsoft 365 Strategie des Kunden betrieben werden kann.
Besonders die Verbindung aus technischer Performance, sauberem Datenmodell und praxisnaher Benutzerführung erwies sich dabei als wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts.
Wiederverwendbare Patterns für zukünftige Migrationen
Ein zusätzlicher Mehrwert entstand durch die Entwicklung wiederverwendbarer Architektur- und Umsetzungsmuster für zukünftige Workflow-Projekte. Das umgesetzte Request-/Approval Response-Pattern sowie die optimierte Listen- und Datenstruktur schaffen eine belastbare Grundlage für weitere Genehmigungs- und Geschäftsprozesse innerhalb der Microsoft 365 Umgebung. Das Projekt zeigt sehr deutlich, dass erfolgreiche Workflow Migrationen nicht allein durch den Wechsel auf neue Technologien entstehen. Erst die Kombination aus sauberer Architektur, hoher Performance, nachvollziehbaren Prozessen und einer guten User Experience schafft Lösungen, die im Tagesgeschäft dauerhaft funktionieren und von den Fachbereichen wirklich akzeptiert werden.
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Die Migration und Modernisierung bestehender Genehmigungsprozesse gehören zu den typischen Herausforderungen vieler Microsoft 365 Projekte. Gerade bei langjährig gewachsenen SharePoint und Nintex Landschaften reicht ein reiner Technologiewechsel häufig nicht aus. Entscheidend ist, bestehende Prozesse fachlich zu verstehen, technische Abhängigkeiten sauber aufzulösen und gleichzeitig eine Architektur zu schaffen, die langfristig performant und wartbar bleibt.
Migration bestehender Workflows nach Microsoft 365
Wir unterstützen Sie bei der Ablösung bestehender SharePoint und Nintex Workflows sowie bei der Entwicklung moderner Genehmigungsprozesse innerhalb von Microsoft 365. Dabei begleiten wir Projekte von der Analyse bestehender Prozesslandschaften, über Architektur und Datenmodellierung bis hin zur technischen Umsetzung und langfristigen Weiterentwicklung. Gerade bei komplexen Approval Prozessen zeigt sich häufig, dass Standardlösungen schnell an Grenzen stoßen. Deshalb entwickeln wir Lösungen, die sowohl technische Anforderungen als auch reale Arbeitsabläufe der Fachbereiche berücksichtigen.
Entwicklung individueller Power Platform Lösungen
Mit Microsoft Power Apps und Power Automate lassen sich moderne Geschäftsprozesse flexibel und nachhaltig digitalisieren. Gleichzeitig erfordern Enterprise Prozesse oft deutlich mehr als reine Low Code Standardisierung. Wir entwickeln individuelle Power Platform Lösungen für Genehmigungs- und Freigabeprozesse, digitale Fachbereichsanwendungen, Prozessautomatisierung, Workflow Modernisierung sowie für die Integration bestehender Microsoft 365 Systeme. Dabei verbinden wir technische Architektur, User Experience und Governance Anforderungen zu Lösungen, die im Alltag performant funktionieren und langfristig erweiterbar bleiben.
Governance, Performance und langfristige Betreuung
Besonders bei geschäftskritischen Prozessen spielen Themen wie Performance, Sicherheit und Wartbarkeit eine zentrale Rolle. Deshalb unterstützen wir Unternehmen nicht nur bei der technischen Umsetzung, sondern auch bei Governance Konzepten, Berechtigungsstrukturen, Performance Optimierung, Betrieb und Support sowie bei strategischer Weiterentwicklung der Microsoft 365 Plattform. So entstehen nachhaltige Lösungen, die nicht nur kurzfristige Anforderungen erfüllen, sondern langfristig innerhalb der gesamten Digitalisierungsstrategie funktionieren.
Genehmigungsprozesse mit Power Platform modernisieren
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Links & Ressourcen
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