Technische Umsetzung der Automatisierung

SharePoint Online als Einstiegspunkt

Die Lösung setzt auf eine intelligente Kombination aus bestehenden Microsoft 365 Komponenten mit SharePoint Online als zentralem Einstiegspunkt für alle Benutzeraktionen. Über moderne SharePoint Listen können Anwender sowohl über den Browser als auch via App strukturierte Anträge stellen, wie zur Benutzeranlage in Azure AD oder zur Erstellung neuer SharePoint Online Sites.

Diese Listen wurden mithilfe von JSON-basierten Spaltenformatierungen und Versionierung an die spezifischen Anforderungen des Kunden angepasst. So entstand ein intuitives, sicheres Interface zur Dateneingabe, das auch ohne technische Vorkenntnisse genutzt werden kann.

Einsatz von Power Automate und PowerShell

Die eigentliche Prozesslogik wird über Power Automate Flows umgesetzt. Diese sind direkt mit den SharePoint Listen verknüpft und reagieren auf Events wie das Erstellen oder Ändern eines Listenelements. Nach erfolgreicher Validierung übergibt der Flow die Anfrage an eine zentrale Aufgabenwarteschlange.

Ein On-Premises-Prozess auf Basis von PowerShell greift diese Queue ab und führt die jeweiligen Aufgaben aus. Zum Einsatz kommen dabei spezialisierte Module für:

• Active Directory Verwaltung (on-premise)
• Azure AD Provisionierung
• SharePoint Online via CSOM und PnP-PowerShell

Automatisierter Ablauf im Detail

Der Workflow läuft typischerweise in folgenden Schritten ab:

1. Anwender füllt ein SharePoint-Formular aus, z. B. zur Erstellung eines Benutzerkontos.
2. Power Automate Flow erkennt das Ereignis, prüft die Eingaben und legt einen Task in der Queue an.
3. PowerShell-Prozess verarbeitet die Aufgabe, z. B. durch:
   • Anlage, Änderung oder Löschung eines Azure AD Benutzerobjekts
   • Erzeugung einer SharePoint Site mit individuellem Theme, Logo und Willkommensseite
4. Power Automate aktualisiert den Status in der SharePoint-Liste, versendet Benachrichtigungen oder startet Folgeprozesse.

Diese modulare Architektur ermöglicht nicht nur eine schnelle Verarbeitung (teils unter 15 Minuten statt Tagen), sondern auch eine nahtlose Erweiterung auf weitere Anwendungsfälle, wie durch die Anbindung von PowerApps, Power BI Reports oder Microsoft Teams.

Erzielte Mehrwerte & Ergebnisse

Reduzierte Durchlaufzeiten & höhere Qualität

Durch den automatisierten Workflow konnten die zuvor manuell durchgeführten Prozesse drastisch beschleunigt werden. Wo zuvor mehrere Tage für die Bearbeitung von Benutzeranträgen oder die Einrichtung neuer SharePoint Sites benötigt wurden, liegt die durchschnittliche Durchlaufzeit nun bei unter 15 Minuten – von der Antragstellung bis zur abgeschlossenen Bereitstellung.

Neben der Zeitersparnis überzeugt die Lösung auch durch ihre hohe Prozessqualität:  Validierungsschritte, automatisierte Prüfungen und zentrale Steuerung verhindern typische Eingabefehler und sorgen für konsistente, auditierbare Ergebnisse.

Verbesserte Akzeptanz bei Anwendern

Die Einführung des Self Service Modells über SharePoint Listen stieß auf hohe Akzeptanz bei den Fachabteilungen. Dank der klaren Benutzerführung, automatischer Statusupdates und E-Mail-Benachrichtigungen fühlen sich die Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden – ohne zusätzlichen Schulungsaufwand.

Auch auf IT-Seite wurden Ressourcen geschont: Durch die Automatisierung entfällt der Großteil der manuellen Administrationsarbeit, sodass sich das IT-Team auf übergeordnete Aufgaben fokussieren kann.

Potenziale für zukünftige Erweiterungen

Die modulare Architektur auf Basis von Power Platform und PowerShell eröffnet zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten:

• Power BI Reports für automatisiertes Monitoring der Prozesskennzahlen
• PowerApps-Formulare zur dynamischen Dateneingabe
• Integration mit Microsoft Teams, um Anträge direkt aus Teams heraus starten zu können

Zudem lassen sich weitere Geschäftsprozesse, wie Onboarding-Prozesse, Rollenvergaben oder Projektfreigaben, nach demselben Prinzip automatisieren und in die bestehende Infrastruktur integrieren.

Branchenkontext & Projektumfang

Branche & Unternehmensgröße

Das Projekt wurde für ein führendes Unternehmen der Konsumgüterindustrie realisiert, das mit rund 40.000 Mitarbeitenden weltweit agiert. Der hohe Bedarf an strukturierten, skalierbaren IT-Prozessen war nicht zuletzt auf die Vielzahl an Benutzergruppen zurückzuführen, von internen Abteilungen bis hin zu externen Partnern.

Die große Mitarbeiteranzahl und die komplexe Organisationsstruktur machten eine individuelle Benutzerverwaltung per Hand nicht mehr praktikabel. Die Einführung einer automatisierten Lösung war nicht nur effizient, sondern ein zentraler Baustein der digitalen Transformation des Unternehmens.

Regionale Umsetzung

Die technische Umsetzung sowie der Rollout der Lösung erfolgten standortübergreifend für die Regionen München, Nürnberg und Augsburg. Die Implementierung wurde dabei so konzipiert, dass sie sich problemlos auf weitere Standorte und internationale Niederlassungen skalieren lässt.

Dank der engen Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen vor Ort konnte sichergestellt werden, dass die Lösung auch kulturelle und organisatorische Besonderheiten berücksichtigt, ein entscheidender Erfolgsfaktor bei Digitalprojekten dieser Größenordnung.