Dateiaustausch mit Externen - SharePoint und Gäste unter Kontrolle mit Orchestry

Warum sollte man Orchestry nutzen?

Orchestry unterstützt den gesamten Lifecycle von Microsoft Teams, SharePoint und Viva Engage Communities. Gleichzeitig erhalten Verantwortliche aussagekräftige Reports über zum Beispiel riskante Workspaces, Teams ohne Besitzer oder inaktive Gastkonten. So lassen sich Governance und Sicherheit in Microsoft 365 deutlich einfacher steuern.

Für den Dateiaustausch mit Externen sind insbesondere zwei Funktionen entscheidend:

Erstellung und Verwaltung von Workspaces

SharePoint Websites, Microsoft Teams und Communities werden auf Basis definierter Regeln bereitgestellt. Namenskonventionen, Genehmigungen, Zugriffseinstellungen, Sensitivity Labels und Review Prozesse werden dabei automatisch berücksichtigt. So entstehen standardisierte und sichere Arbeitsbereiche.

Regelbasiertes Gastmanagement

Auch externe Benutzer werden nach klar definierten Richtlinien verwaltet. Namenskonventionen, zugelassene Domänen sowie Review- und Ablaufprozesse sorgen dafür, dass Gastzugriffe jederzeit nachvollziehbar und kontrollierbar bleiben.

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Riskante Voreinstellungen bei Microsoft

Microsoft stellt mit Microsoft Teams, SharePoint Online und Microsoft Entra ID leistungsfähige Technologien für die Zusammenarbeit bereit. Die Standardkonfigurationen sind jedoch bewusst offen gestaltet und sollten vor dem produktiven Einsatz überprüft werden. Andernfalls können Sicherheitsrisiken und unnötiger Administrationsaufwand entstehen.

Jeder kann Workspaces erstellen

Standardmäßig können Anwender selbstständig Microsoft Teams, SharePoint-Websites und Viva Engage Communities erstellen sowie externe Gäste einladen. Das fördert zwar die Zusammenarbeit, führt in der Praxis jedoch häufig zu unkontrolliertem Wachstum und fehlenden Governance Strukturen.

Wer diese Funktionen vollständig deaktiviert, verlagert den gesamten Bereitstellungsprozess auf die IT. Das erhöht den administrativen Aufwand und verzögert die Zusammenarbeit.

Anonyme Freigaben bergen Risiken

Auch beim Dateiaustausch sind die Standardeinstellungen kritisch zu betrachten. Inhalte können nicht nur mit Gästen, sondern, je nach Konfiguration, auch über anonyme Freigabelinks geteilt werden.

Werden externe Zugriffe nicht klar geregelt, entstehen schnell Sicherheits- und Compliance-Risiken. Gleichzeitig ist ein vollständiges Sperren externer Freigaben meist keine praktikable Lösung, da dann Administratoren jede Gastfreigabe manuell verwalten müssen.

Konfigurationsempfehlung von netunite

Bevor Microsoft 365 für den Dateiaustausch mit Externen genutzt wird, sollten die wichtigsten Governance- und Sicherheitseinstellungen überprüft werden. Eine durchdachte Konfiguration schafft die Grundlage für eine sichere und kontrollierte Zusammenarbeit.

Wichtige Einstellungen im Überblick

Folgende Fragen sollten vor der Einführung oder Weiterentwicklung von Microsoft 365 geklärt werden:

• Wer darf SharePoint-Websites erstellen?
• Wer darf Microsoft Teams erstellen?
• Wer darf externe Gäste einladen?
• Ist anonymer Zugriff in SharePoint erforderlich?
• Müssen Terms of Use akzeptiert werden?
• Dürfen Geschäftsdaten auf private Endgeräte heruntergeladen werden?
• Welche Aufbewahrungsrichtlinien gelten für die Daten?

Sicherheit ganzheitlich betrachten

Neben den funktionalen Einstellungen sollten auch die sicherheitsrelevanten Konfigurationen des Microsoft 365 Tenants regelmäßig überprüft werden. Mit dem Microsoft 365 Readiness Check (Readiness Reporting für SharePoint Migration)unterstützt netunite Unternehmen dabei, die bestehende Umgebung mit bewährten Empfehlungen wie CIS Benchmarks, CISA Best Practices und Zero-Trust-Prinzipien zu vergleichen und gezielt zu optimieren.

Anforderungen vor der Einführung

Bevor Orchestry eingeführt wird, sollten die Anforderungen an den Lifecycle von SharePoint Websites, Microsoft Teams, Viva Engage Communities und Gastkonten definiert werden. Klare Regeln und Verantwortlichkeiten bilden die Grundlage für eine sichere, einheitliche und langfristig beherrschbare Zusammenarbeit.

Wichtige Fragestellungen

Vor der Umsetzung sollten unter anderem folgende Punkte geklärt werden:

• Wer darf SharePoint-Websites, Teams, Communities und Gäste anlegen?
• Sind Genehmigungsprozesse erforderlich?
• Welche Namenskonventionen sollen verwendet werden?
• Wie viele Besitzer muss ein Workspace mindestens haben?
• Wie werden Berechtigungen regelmäßig überprüft?
• Werden Sensitivity Labels oder DLP-Richtlinien benötigt?
• Welche Archivierungs- und Löschregeln sollen gelten?
• Sollen Standardstrukturen oder Dokumentvorlagen automatisch bereitgestellt werden?
• Sollen Workspaces im Unternehmensverzeichnis sichtbar sein?

Dateiaustausch mit Externen in Orchestry einrichten

Nachdem die Governance Anforderungen definiert wurden, können Anwender neue Workspaces komfortabel über die Orchestry App erstellen. Hier stehen die freigegebenen Vorlagen für SharePoint, Microsoft Teams und Viva Engage Communities zur Verfügung. Für den Dateiaustausch mit Externen kann beispielsweise eine speziell konfigurierte Vorlage ausgewählt werden, die alle relevanten Governance Vorgaben bereits berücksichtigt.

Workspace Vorlagen mit vordefinierten Governance Regeln

Bereits in den Vorlagen sind alle wichtigen Einstellungen hinterlegt, sodass neue Workspaces automatisch nach den definierten Unternehmensrichtlinien erstellt werden. Dazu gehören unter anderem:

• Namenskonventionen
• Mindestanzahl an Besitzern
• Genehmigungsprozesse
• Voreinstellungen für externen Zugriff
• Sensitivity Labels
• Sichtbarkeit in Microsoft 365 und Microsoft Copilot
• Review Intervalle
• Regeln zur Archivierung und Löschung bei Inaktivität

Dadurch werden Governance-Vorgaben bereits bei der Erstellung eines neuen Workspaces konsequent umgesetzt. Aber auch für bestehende Workspaces kann der Administrator die Governance Vorgaben in Form von Policies aktivieren.

Dokumentvorlagen direkt übernehmen

Je nach Anwendungsfall können zusätzlich vordefinierte Dokumentvorlagen automatisch in den neuen Workspace übernommen werden. Anwender erhalten dadurch von Beginn an eine einheitliche Struktur und können sofort mit der Zusammenarbeit starten.

Namenskonventionen und Metadaten

Bei der Benennung eines neuen Workspaces greifen automatisch die definierten Namenskonventionen. Zusätzlich können vordefinierte Metadaten verwendet werden, um Workspaces einheitlich zu strukturieren und zu kategorisieren. Eine integrierte Ähnlichkeitsprüfung hilft außerdem dabei, doppelte oder sehr ähnliche Workspaces zu vermeiden.

Besitzer, Mitglieder und Gäste festlegen

Auch die Berechtigungen werden bereits während der Erstellung des Workspaces berücksichtigt. Im gezeigten Beispiel sind mindestens zwei Besitzer erforderlich. Zusätzlich können Mitglieder und externe Gäste direkt hinzugefügt werden. Die Vorlage erstellt standardmäßig einen privaten SharePoint. Ob dieser zusätzlich im Unternehmensverzeichnis angezeigt werden soll, kann der Anwender selbst festlegen. Die Verwaltung externer Gäste wird im nächsten Schritt weitergeführt.

Gastzugriffe sicher verwalten

Externe Gäste können bereits während der Erstellung des SharePoints hinzugefügt und berechtigt werden. Alternativ lässt sich dies jederzeit nachträglich über die Orchestry Komponenten durchführen.

Entscheidend ist dabei ein klar definierter Lifecycle Prozess. Gerade die Konfiguration externer Gastzugriffe erfordert verschiedene Einstellungen in SharePoint, die normalerweise nur durch Administratoren vorgenommen werden können. Mit Orchestry werden diese Einstellungen bereits bei der Erstellung des Workspaces automatisch und korrekt vorkonfiguriert.

Genehmigungen direkt in Microsoft Teams

Abhängig von den definierten Governance Regeln kann für neue Workspaces oder Gastzugriffe eine Genehmigung erforderlich sein. Diese erfolgt direkt über Microsoft Teams und lässt sich nahtlos in bestehende Freigabeprozesse integrieren.

Review-Prozesse automatisieren

In den festgelegten Intervallen werden automatisch Review-Prozesse gestartet. In der Regel übernehmen die Besitzer des SharePoints diese Überprüfung direkt über die Orchestry Teams App.

Ein Review umfasst unter anderem:

• Überprüfung der Metadaten
• Prüfung der Aktualität und Archivierungsoptionen
• Einstellungen für Suche und Microsoft Copilot
• Kontrolle der Sensitivity Labels
• Datenschutz-Einstellungen
• Versionsbereinigung (Versions Cleanup)
• Überprüfung der Berechtigungen
• Kontrolle bestehender Sharing-Links

So bleibt sichergestellt, dass Workspaces und Berechtigungen dauerhaft den Governance-Vorgaben entsprechen.

Archivierung und Governance im laufenden Betrieb

Ergänzend zu den Reviews sollte eine Archivierungsregel definiert werden, die bei längerer Inaktivität automatisch greift. Je nach Konfiguration kann ein mehrstufiger Archivierungsprozess bis hin zur Löschung des Workspaces ausgelöst werden.

Durch diese Automatisierung wird ein großer Teil der Verantwortung an die jeweiligen Workspace Besitzer übertragen, ohne dass diese tiefgehende SharePoint Kenntnisse benötigen. Die Aufgabe der Administratoren besteht darin, allen relevanten SharePoint Websites geeignete Richtlinien für Reviews, Gastmanagement und Archivierung zuzuweisen. Über die integrierten Reports behalten sie dabei jederzeit den Überblick über den Zustand der gesamten Umgebung.

Fazit: Moderne externe Zusammenarbeit braucht Governance

Externe Zusammenarbeit hat sich in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. E-Mail-Anhänge, FTP-Server oder Citrix-Lösungen werden zunehmend durch moderne Arbeitsräume in Microsoft 365 ersetzt. Anwender erwarten heute eine einfache und flexible Zusammenarbeit unabhängig davon, ob sie mit internen Kollegen, Kunden, Lieferanten oder Projektpartnern arbeiten.

Governance schafft Sicherheit und Effizienz

Damit diese Flexibilität nicht zu Wildwuchs, Sicherheitsrisiken oder Compliance-Problemen führt, sind klare Governance Regeln unerlässlich.

Mit Orchestry erweitern Unternehmen Microsoft 365 um eine benutzerfreundliche Governance Ebene. Standardisierte Vorlagen, automatisierte Bereitstellung, strukturiertes Gastmanagement sowie regelmäßige Reviews und Lifecycle Prozesse sorgen dafür, dass SharePoint und Microsoft Teams dauerhaft sicher, nachvollziehbar und effizient betrieben werden können. So entsteht eine moderne Form der externen Zusammenarbeit, die Produktivität und Governance miteinander verbindet.