Migration von mehreren tausend SharePoint-Sites nach SharePoint Online

Automatisierte Migration mit ShareGate und PowerShell

Nach der Analyse und Definition der Zielstrategien begann die schrittweise Migration der SharePoint Landschaft. Aufgrund der mehreren Tausend Websites und der großen Datenmengen war ein standardisiertes und weitgehend automatisiertes Vorgehen erforderlich. Für die eigentliche Migration wurde ShareGate eingesetzt und durch eigene PowerShell Automatisierungen sowie Prüf- und Reportingprozesse ergänzt. Dadurch konnten große Migrationswellen effizient durchgeführt und gleichzeitig nachvollziehbar kontrolliert werden.

Migration mehrerer tausend SharePoint Sites

Die Migration erfolgte nicht als einmalige Umstellung der gesamten Plattform, sondern in geplanten Migrationswellen. SharePoint Sites und die dazugehörigen Inhalte konnten dadurch strukturiert in die neue SharePoint Online Umgebung überführt werden. Das Vorgehen ermöglichte es, auch eine sehr große Anzahl an Sites kontrolliert zu migrieren und die einzelnen Migrationsschritte technisch zu begleiten.

Automatisierte Migration mit ShareGate

ShareGate bildete ein zentrales Werkzeug für die Durchführung der Migration. Neben Dokumenten, Listen und weiteren Inhalten wurden auch Metadaten, Versionen und Berechtigungen in die jeweiligen Zielumgebungen übernommen. Darüber hinaus unterstützte die Automatisierung die Erstellung der Zielwebsites sowie die Generierung von Migrationsreports und technischen Nachkontrollen. Wiederkehrende Arbeitsschritte konnten so standardisiert durchgeführt werden.

Unterstützung mit PowerShell

Ergänzend zu ShareGate kamen eigene PowerShell Automatisierungen zum Einsatz. Diese unterstützten insbesondere die Durchführung umfangreicher Migrationswellen und ermöglichten es, wiederkehrende technische Aufgaben effizient abzubilden. Die Kombination aus ShareGate und PowerShell reduzierte manuelle Arbeitsschritte und schuf einen einheitlichen technischen Ablauf für die Migration der umfangreichen SharePoint Landschaft.

Berechtigungen, Metadaten und Versionen

Bei der Migration mussten nicht nur die eigentlichen Dokumente und Listen berücksichtigt werden. Auch bestehende Metadaten, Dokumentversionen und Berechtigungen waren Bestandteil der Übernahme. Durch die automatisierte Migration und die ergänzenden Prüfprozesse konnten diese Informationen gezielt berücksichtigt und nach der jeweiligen Migrationswelle kontrolliert werden. Damit wurde sichergestellt, dass die neue SharePoint Online Umgebung nicht nur technisch bereitstand, sondern die relevanten Strukturen und Informationen aus den bestehenden Systemen weiterhin nutzbar waren.

Modernisierung der Informationsarchitektur

Parallel zur technischen Migration wurde die bestehende Informationsarchitektur grundlegend überarbeitet. Die über viele Jahre entstandenen Subsite-Strukturen wurden dabei nicht unverändert nach SharePoint Online übernommen, sondern hinsichtlich ihrer fachlichen Nutzung und zukünftigen Anforderungen neu bewertet. Ziel war eine übersichtliche und skalierbare Struktur, die den Möglichkeiten von SharePoint Online entspricht und gleichzeitig die Grundlage für eine einfachere Navigation, klare Verantwortlichkeiten und eine moderne Governance schafft.

Auflösung historisch gewachsener Subsite Strukturen

Die bestehende SharePoint Landschaft war durch zahlreiche Subsites und teilweise tief verschachtelte Hierarchien geprägt. Diese Strukturen waren über viele Jahre entstanden und entsprachen nicht mehr der angestrebten Architektur in SharePoint Online. Im Zuge der Migration wurden die vorhandenen Subsites deshalb analysiert und entsprechend ihrer fachlichen Nutzung neu strukturiert. Dadurch konnte die Komplexität der bisherigen Informationsarchitektur gezielt reduziert werden.

Eigenständige SharePoint Sites statt tiefer Hierarchien

Anstelle der bisherigen Subsite Strukturen wurden eigenständige SharePoint Sites aufgebaut. Fachlich zusammengehörige Bereiche konnten so klarer voneinander abgegrenzt und Verantwortlichkeiten eindeutiger zugeordnet werden. Die neue Struktur verbessert gleichzeitig die Skalierbarkeit der SharePoint-Online-Umgebung und erleichtert die zukünftige Verwaltung und Weiterentwicklung einzelner Bereiche.

Verbindung zusammengehöriger Bereiche über Hub Sites

Damit trotz der eigenständigen Sites eine übergreifende Struktur erhalten bleibt, wurden zusammengehörige Bereiche über SharePoint Hub Sites miteinander verbunden. Auf diese Weise entstand eine moderne Informationsarchitektur mit einer einheitlicheren Navigation und klaren logischen Zusammenhängen zwischen den einzelnen Bereichen, ohne erneut komplexe und tief verschachtelte Hierarchien aufzubauen.

Grundlage für Governance und Microsoft Teams

Die modernisierte Site Architektur erleichtert nicht nur die Navigation und Verwaltung, sondern schafft auch bessere Voraussetzungen für Governance und die Integration mit Microsoft Teams. Durch klar definierte Sites, Verantwortlichkeiten und über Hub Sites verbundene Bereiche entstand eine Struktur, die sich langfristig einfacher betreiben und an zukünftige Anforderungen der Microsoft 365 Umgebung anpassen lässt.

Strukturierte Umstellung für die Anwender

Die Migration betraf nicht nur eine umfangreiche technische Infrastruktur, sondern auch mehrere Tausend Anwender aus unterschiedlichen Fachbereichen. Entsprechend wichtig war es, die einzelnen Migrationswellen transparent zu begleiten und die Umstellung so zu planen, dass die laufenden Geschäftsprozesse möglichst wenig beeinträchtigt wurden. Neben der technischen Durchführung wurde deshalb ein strukturiertes Kommunikationskonzept umgesetzt, das die Anwender frühzeitig über bevorstehende Änderungen informierte und sie beim Wechsel zu SharePoint Online unterstützte.

Frühzeitige Information der Fachbereiche

Die betroffenen Fachbereiche wurden rechtzeitig in die bevorstehende Umstellung einbezogen. Sie erhielten Informationen zum geplanten Vorgehen und zu den Auswirkungen der Migration auf ihre jeweiligen SharePoint Bereiche. Damit konnten sich die Anwender frühzeitig auf den Wechsel vorbereiten und notwendige organisatorische Abstimmungen innerhalb der Fachbereiche vorgenommen werden.

Transparente Kommunikation des Migrationszeitraum

Bei mehreren Tausend Sites und Anwendern war eine klare Kommunikation der einzelnen Migrationszeitpunkte entscheidend. Die Fachbereiche wurden darüber informiert, wann ihre SharePoint Bereiche migriert werden und welche Änderungen damit verbunden sind. Die abgestimmte Kommunikation unterstützte die schrittweise Durchführung der Migrationswellen und trug dazu bei, Beeinträchtigungen für die Anwender während der Umstellung möglichst gering zu halten.

Zusätzlich zur allgemeinen Kommunikation wurden Migrationsbanner auf den bestehenden SharePoint Seiten eingesetzt. Dadurch konnten Anwender unmittelbar in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung auf bevorstehende Migrationen und relevante Änderungen hingewiesen werden. Die Informationen waren damit dort verfügbar, wo die Anwender täglich arbeiteten, und ergänzten die weiteren Kommunikationsmaßnahmen während des Projekts.

Orientierung in der neuen SharePoint Online Umgebung

Für die Anwender wurden zusätzlich Hilfestellungen sowie Informationen zu neuen Funktionen und Änderungen bereitgestellt. Dadurch sollte der Wechsel von den bisherigen SharePoint Umgebungen in die modernisierte SharePoint Online Plattform nachvollziehbar gestaltet werden. Die begleitende Kommunikation war damit ein fester Bestandteil der Migration und unterstützte die Fachbereiche dabei, sich nach der jeweiligen Migrationswelle in der neuen Umgebung zurechtzufinden.

Qualitätssicherung nach jeder Migrationswelle

Bei der Migration mehrerer Tausend SharePoint Sites war eine kontinuierliche Qualitätssicherung ein zentraler Bestandteil des Vorgehens. Nach jeder Migrationswelle wurde deshalb geprüft, ob Inhalte, Strukturen und relevante Funktionen vollständig und korrekt in SharePoint Online übernommen wurden. Technische und fachliche Kontrollen wurden dabei mit automatisierten Prüf- und Reportingprozessen kombiniert. So konnten Abweichungen frühzeitig erkannt und gezielt überprüft werden, bevor weitere Migrationswellen folgten.

Kontrolle der Inhalte und Metadaten

Nach der Migration wurden die Dokumenten- und Listenzahlen zwischen den bestehenden SharePoint Umgebungen und SharePoint Online verglichen. Zusätzlich erfolgte eine Kontrolle der übernommenen Metadaten und Versionen. Damit ließ sich nachvollziehen, ob die relevanten Inhalte und zugehörigen Informationen wie vorgesehen in der neuen Umgebung vorhanden waren.

Auch die übernommenen Berechtigungen waren Bestandteil der Qualitätskontrolle. Darüber hinaus wurden Links und Navigation sowie die Zuordnung der einzelnen SharePoint Sites zu den vorgesehenen Hub Sites geprüft. Gerade durch die gleichzeitig durchgeführte Modernisierung der Informationsarchitektur war diese Kontrolle wichtig, um sicherzustellen, dass die neu aufgebauten Strukturen nach der Migration wie geplant funktionieren.

Überprüfung der Geschäftsprozesse

Neben Dokumenten und technischen Strukturen wurden auch die migrierten Geschäftsprozesse validiert. Dies war insbesondere bei Lösungen relevant, die im Rahmen des Projekts von bestehenden Technologien auf moderne Microsoft 365 Dienste transformiert wurden. So wurde nicht nur die erfolgreiche Übertragung der Daten betrachtet, sondern auch geprüft, ob die für die Fachbereiche relevanten Prozesse nach der Migration weiterhin zur Verfügung standen.

Automatisierte Qualitätsberichte

Die Ergebnisse der Prüfungen wurden durch automatisierte Qualitätsberichte dokumentiert. Damit entstand für die einzelnen Migrationswellen eine nachvollziehbare Grundlage, um den technischen und fachlichen Zustand nach der Übertragung zu bewerten. Die Kombination aus automatisierter Migration, anschließender Validierung und strukturiertem Reporting ermöglichte ein kontrolliertes Vorgehen über die gesamte SharePoint Landschaft hinweg.

Das Ergebnis: Eine moderne und skalierbare Microsoft 365 Plattform

Durch die Kombination aus automatisierter Analyse, strukturierter Transformation und kontrollierter Migration konnten mehrere Tausend SharePoint Sites erfolgreich nach SharePoint Online überführt werden. Gleichzeitig wurde die historisch gewachsene Plattform technisch und strukturell modernisiert. Das Ergebnis ist damit weit mehr als eine neue SharePoint Umgebung: Es entstand eine skalierbare und zukunftsfähige Microsoft 365 Plattform mit reduzierter Komplexität, höherer Sicherheit und besseren Voraussetzungen für Zusammenarbeit, Automatisierung und weitere Digitalisierungsvorhaben.

Ablöse von Legacy-Technologien

Im Zuge der Migration wurden bestehende Legacy Technologien nicht einfach in die neue Umgebung übertragen. Individuelle Farm Solutions, klassische Erweiterungen und weitere Technologien, die in SharePoint Online nicht mehr oder nur eingeschränkt zur Verfügung stehen, wurden bewertet und durch geeignete moderne Lösungen ersetzt. Dadurch konnte die technische Komplexität der bestehenden Umgebung reduziert und eine langfristig besser wartbare Plattform geschaffen werden.

Modernisierung von Geschäftsprozessen mit Power Platform

Bestehende Nintex Lösungen wurden im Rahmen der Transformation auf moderne Microsoft 365 Technologien ausgerichtet. Workflows konnten mit Power Automate und Formulare mit Power Apps beziehungsweise modernen SharePoint Funktionen umgesetzt werden. Auch bestehende Reporting Lösungen wurden modernisiert. Damit wurden nicht nur bisherige Funktionen erhalten, sondern gleichzeitig bessere Voraussetzungen für die zukünftige Weiterentwicklung und Automatisierung von Geschäftsprozessen geschaffen.

Verbesserung von Governance und Wartbarkeit

Die Ablösung tief verschachtelter Subsite Strukturen durch eigenständige SharePoint Sites und Hub Sites sorgte für eine klarere und besser skalierbare Informationsarchitektur. Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten erleichtern die zukünftige Verwaltung der Plattform und schaffen bessere Voraussetzungen für eine einheitliche Governance innerhalb der Microsoft 365 Umgebung.

Zukunftsfähige Basis für weitere Digitalisierung

Mit SharePoint Online steht eine moderne Plattform zur Verfügung, die sich eng mit weiteren Microsoft 365 Diensten verbinden lässt. Neben Microsoft Teams und der Power Platform kann die Umgebung auch als Grundlage für moderne Governance und Microsoft Purview dienen. Damit wurde mit der SharePoint Migration zu SharePoint Online nicht nur eine bestehende Plattform abgelöst, sondern eine technische Basis geschaffen, auf der zukünftige Anforderungen an Zusammenarbeit, Automatisierung und Digitalisierung weiter aufgebaut werden können.