Intranet mit SharePoint Online & Microsoft Viva Connections
In nur 7 Wochen zum digitalen Kommunikationshub – umgesetzt für 80.000 Nutzer weltweit
Modernes Intranet auf Basis von Microsoft 365 – skalierbar, mobil & sicher
Branche
Automotive
Location
München | Nürnberg
ca. 80.000 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Joachim von Seydewitz
Solution Architect
Last Update
02. August 2021
Lesezeit
4 Minuten
Einleitung: Digitales Intranet mit Microsoft Technologien realisiert
Ein modernes Intranet ist heute weit mehr als nur ein interner Newsfeed. Es ist Dreh- und Angelpunkt für Kommunikation, Zusammenarbeit und den zentralen Zugang zu Informationen. In diesem Kundenprojekt haben wir innerhalb von nur sieben Wochen ein leistungsfähiges, konzernweites Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint Online und Viva Connections implementiert, vollständig integriert in die bestehende Microsoft 365 Umgebung.
Das Ziel: eine benutzerfreundliche Plattform, die alle Mitarbeiter:innen des internationalen Konzerns effizient miteinander vernetzt. Besondere Herausforderungen lagen dabei in der Skalierung auf über 80.000 berechtigte Anwender weltweit, der Einhaltung strenger Sicherheitsanforderungen und der Integration in vorhandene Geschäftsprozesse.
Dieses Projekt zeigt, wie sich mit den richtigen Tools und klarer Struktur ein zukunftsfähiges Intranet mit hohem Nutzwert schaffen lässt, vom technischen Aufbau bis zur redaktionellen Schulung.
Projektsteckbrief: Intranet auf Basis von SharePoint Online
Branche, Region und Unternehmensgröße
Das Projekt wurde im Automotive Umfeld für einen weltweit agierenden Konzern mit einer Nutzerzahl von über 80.000 Mitarbeitenden umgesetzt. Die Projektstandorte lagen im Raum München und Nürnberg, wobei das neue Intranet global ausgerollt und von allen Unternehmensbereichen genutzt wird.
Projektlaufzeit und Zielsetzung
Die vollständige Umsetzung des Intranets erfolgte in einem kompakten Zeitraum von nur sieben Wochen. Ziel war die Konzeption und technische Realisierung einer zentralen, modernen Plattform für interne Kommunikation, vollständig basierend auf den nativen Funktionen von SharePoint Online in Verbindung mit Microsoft Viva Connections.
Besondere Anforderungen waren:
- die Einbindung aller Nutzer:innen über einen strukturierten Gast-Sync-Prozess,
- die Skalierbarkeit für internationale Standorte und
- die Einhaltung aller konzernweiten Sicherheitsrichtlinien.
Das Ergebnis ist ein zukunftsfähiges Intranet, das moderne UX, technische Robustheit und strategische Kommunikationsziele vereint.
Zielsetzung: Ein zentrales, modernes Intranet für den Gesamtkonzern
Kommunikations- und Informationsarchitektur
Ein besonderer Fokus lag auf dem strukturellen Aufbau der Informationsarchitektur:
- SharePoint Sites und Navigation wurden gezielt auf die Bedürfnisse verschiedener Nutzergruppen abgestimmt.
- Eine zentrale Home Site bildet den Einstiegspunkt in das neue Intranet und wurde per Site-Swap implementiert.
- Über die Hub Site Struktur wurden einzelne Bereiche logisch miteinander verknüpft, um eine intuitive Navigation zu ermöglichen.
- Durch den gezielten Einsatz von Audience Targeting erhalten Nutzer:innen Inhalte, die für sie relevant und berechtigt sind.
Nutzerintegration via Gast-Sync
Besonders herausfordernd war die Einbindung von Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Organisationseinheiten und Tochtergesellschaften. Über einen automatisierten Gast-Synchronisationsprozess wurde sichergestellt, dass alle berechtigten Personen Zugang zum Intranet erhalten, ohne die Komplexität und Sicherheitsanforderungen eines global agierenden Konzerns zu verletzen.
Die Lösung wurde dabei so gestaltet, dass sie skalierbar bleibt, auch bei wachsenden Nutzerzahlen, neuen Standorten oder geänderten Organisationsstrukturen.
Die zentrale Aufgabe dieses Projekts war es, eine moderne Intranetlösung zu schaffen, die den gesamten Konzern verbindet, über Abteilungen, Standorte und Ländergrenzen hinweg. Dabei sollte die Plattform nicht nur technische Effizienz bieten, sondern auch als strategisches Instrument für interne Kommunikation und Mitarbeiterbindung dienen.
Umsetzung im Detail
In nur sieben Wochen wurde ein leistungsstarkes Intranet auf Basis von SharePoint Online realisiert, mit einer Vielzahl an Funktionen, Modulen und Konfigurationen, die exakt auf die Anforderungen des Konzerns zugeschnitten wurden. Die Umsetzung erfolgte vollständig mit Bordmitteln von Microsoft 365 und berücksichtigt sowohl technische als auch organisatorische Rahmenbedingungen.
SharePoint Architektur und Navigation
- Entwicklung einer durchdachten Informationsarchitektur (Sites, Navigation, Inhalte)
- Einrichtung einer modernen Home Site und Durchführung des Site-Swaps
- Aufbau eines INTRANET-Hubs als zentrales Element zur Verknüpfung der Inhalte
- Nutzung der Hub-Site-Navigation mit Audience Targeting, um Inhalte zielgruppenspezifisch auszuspielen
Seitenstruktur, Redaktionsprozesse und Lokalisierung
- Erstellung und Strukturierung zahlreicher SharePoint Sites mit redaktionellen Bereichen
- Implementierung eines Page-Approval-Workflows mittels Power Automate
- Einrichtung von Scheduling-Funktionen für News und Seitenveröffentlichung
- Mehrsprachige Inhalte durch Übersetzungsfunktionen für News & Pages
Branding, Dokumentvorlagen und zentrale Assets
- Einrichtung der sogenannten Organization Assets für einheitliche Unternehmensmedien
- Bereitstellung eines unternehmensweiten Farbschemas
- Verteilung von zentralen Office-Dokumentvorlagen
Medienintegration & moderne Webparts
- Einbindung von Videos, Podcasts und Präsentationen über Microsoft Stream und Microsoft Sway
- Integration externer Inhalte wie Twitter-Feeds, YouTube-Videos oder Microsoft Forms-Umfragen
- Nutzung moderner Webparts zur modularen Inhaltsgestaltung
Microsoft Viva Connections und Mobile Access
- Rollout der Microsoft Teams Viva Connections App inklusive globaler Navigation via App Bar
- Optimierung für mobile Nutzung inklusive SharePoint Mobile App
- Integration in den digitalen Arbeitsplatz durch einfache Zugänglichkeit über Microsoft Teams
Sicherheit, Governance und Prozessintegration
- Umsetzung im Einklang mit allen Sicherheitsanforderungen des Konzerns:
- Sensitivity Labels
- Conditional Access
- Multi-Faktor-Authentifizierung
- Gast-Sharing-Richtlinien
- Integration in bestehende Site-Provisioning- und Lifecycle-Prozesse
- Suchoptimierung durch gezielte Konfiguration der Microsoft Search
Redakteursschulung und Akzeptanzsicherung
- Durchführung gezielter Schulungen für Redakteur:innen
- Anleitung zur Nutzung von Webparts, Übersetzungen und Veröffentlichungsprozessen
- Unterstützung beim Aufbau eines redaktionellen Workflows mit klaren Freigaben und Verantwortlichkeiten
”Die Einführung des neuen Intranets auf Basis von SharePoint Online war ein echter Meilenstein. Besonders beeindruckt hat uns, wie schnell und strukturiert die netunite das Projekt umgesetzt hat, trotz der Komplexität unserer Konzernlandschaft. Die Integration von Viva Connections hat unseren digitalen Arbeitsplatz spürbar aufgewertet.
ProjektleitungInternationaler Automobilkonzern
Highlights & besondere Projekterfolge
Im Rückblick auf die Umsetzung zeigen sich mehrere Aspekte, die dieses Intranet-Projekt besonders erfolgreich gemacht haben, sowohl in technischer als auch in organisatorischer Hinsicht.
Schnelle Projektlaufzeit bei hoher Komplexität
Die komplette Umsetzung des konzernweiten Intranets erfolgte in nur sieben Wochen inklusive Planung, technischer Einrichtung, Content-Strukturierung und Redaktionsschulung. Trotz komplexer Anforderungen wie Mehrsprachigkeit, Sicherheitsrichtlinien und Benutzerintegration wurde das Projekt termingerecht und in hoher Qualität abgeschlossen.
Skalierbarkeit und mobile Nutzung
Die Architektur ist von Beginn an auf globale Skalierbarkeit ausgelegt:
- über 80.000 Nutzer:innen
- weltweite Standorte
- Unterstützung mobiler Endgeräte via SharePoint App und Viva Connections
Dadurch ist das Intranet nicht nur robust, sondern auch zukunftssicher für neue Standorte, neue Inhalte und steigende Nutzerzahlen.
Hohe Nutzerakzeptanz durch Usability & Schulung
Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die Frühzeitige Einbindung und Schulung der Redakteur:innen:
- praxisnahe Schulungen mit konkreten Anwendungsfällen
- verständliche Workflows für Freigaben und Übersetzungen
- redaktionelle Guidelines für ein einheitliches Erscheinungsbild
In Kombination mit dem modernen, intuitiven Look & Feel der SharePoint Plattform sorgte dies für eine hohe Akzeptanz bei allen Zielgruppen vom Power User bis zur Gelegenheitsnutzerin.
Wie netunite Sie unterstützt
Als erfahrene Partneragentur für digitale Arbeitswelten begleitet die netunite Unternehmen bei der Einführung moderner Intranet-Lösungen von der Konzeption bis zum Rollout. Das Projekt zeigt exemplarisch, wie komplexe Anforderungen effizient mit Microsoft-Technologien umgesetzt werden können.
SharePoint Expertise & technische Umsetzung
Unsere Expert:innen verfügen über tiefgehendes Know-how in der Implementierung von SharePoint Online, Microsoft Viva Connections und der gesamten Microsoft 365 Plattform. Wir setzen auf bewährte Standards, ergänzt durch individuelle Anpassungen, die exakt auf Ihre Organisation zugeschnitten sind.
Change Management & Redakteursschulungen
Ein Intranet ist nur dann erfolgreich, wenn es von den Mitarbeitenden akzeptiert und genutzt wird. Deshalb bieten wir:
- Redakteursworkshops & Schulungen
- Erstellung von Styleguides & Guidelines
- Beratung zu Content-Strategien & Governance
- Unterstützung beim Aufbau interner Kommunikationsprozesse
Nahtlose Integration in Ihre IT- und Prozesslandschaft
Ob Active Directory, Berechtigungsmanagement, Gast-Zugänge oder Compliance Richtlinien: die netunite unterstützt Sie dabei, Ihr Intranet nahtlos in bestehende IT-Strukturen und Sicherheitsanforderungen zu integrieren, skalierbar, sicher und zukunftsfähig.
Ob Industrie, Automotive oder internationaler Mittelstand, jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen.
Profitieren Sie von unserer Projekterfahrung in regulierten, komplexen Umgebungen.
Links & Ressourcen
Sie möchten sich intensiver mit den eingesetzten Technologien oder vergleichbaren Projekten beschäftigen? Hier finden Sie eine Auswahl relevanter Beiträge und Ressourcen rund um SharePoint Online, Microsoft Viva und digitale Intranetlösungen:
Externe Ressourcen & Microsoft Learn
Strategien und Funktionen für ein smartes Intranet mit Microsoft 365: Planen eines intelligenten SharePoint-Intranets – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
Social-Engagement-Komponente für mehr Interaktion im Unternehmen: Einführung in Microsoft Viva Engage | Microsoft Learn
Referenzen & Fachbeiträge von netunite
- Wie moderne Intranets in Microsoft 365 Landschaften integriert werden können: Intranet mit SharePoint Online & MS Viva Connections – netunite® AG
- Überblick über zentrale Viva-Module und ihre Einsatzbereiche im Unternehmen: Microsoft Viva – Module: Connections und Insights – netunite® AG
- Wie die Employee Experience Plattform von Microsoft die Mitarbeiterbindung stärkt: Microsoft Viva: EXP Arbeitsumgebung für zufriedene Mitarbeiter
- Zusammenspiel von SharePoint und Viva im digitalen Arbeitsplatz: Microsoft Viva / SharePoint Intranet – netunite® AG
- Sicherheitskonformes Arbeiten im regulierten Umfeld, speziell für Automotive: Microsoft 365 Tisax ready mit Intune MAM & MDM – netunite® AG
Kontakt zur Projektberatung
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