Microsoft Purview für eine revisionssichere Dokumentenverwaltung
Automatisierte Aufbewahrungsregeln schaffen eine revisionssichere Dokumentenverwaltung in Microsoft 365.
Für einen Mobilitätsanbieter entwickelte netunite ein digitales Vertragsmanagement mit SharePoint Online und Microsoft Purview - für mehr Struktur, Governance und Compliance.
Branche
Mobilität
Location
Nürnberg
ca. 200 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Joachim von Seydewitz
Solution Architect
Last Update
20. August 2026
Lesezeit
3 Minuten
Ausgangssituation: Vertragsmanagement ohne einheitliche Aufbewahrungsregeln
Vertragsdokumente gehören zu den sensibelsten Unternehmensinformationen und unterliegen häufig gesetzlichen sowie internen Aufbewahrungspflichten. Microsoft Purview Aufbewahrungsregeln unterstützen Unternehmen dabei, diese Vorgaben automatisiert und revisionssicher umzusetzen. Fehlen klare Strukturen und automatisierte Aufbewahrungsregeln, entstehen Medienbrüche, hoher Verwaltungsaufwand sowie Risiken für Compliance und Governance.
Verteilte Vertragsablagen erschweren Transparenz und Compliance
Ein Mobilitätsanbieter mit mehreren hundert Mitarbeitenden verwaltete seine Vertragsdokumente in unterschiedlichen Ablagen innerhalb der bestehenden IT-Landschaft. Die dezentrale Speicherung erschwerte die Suche nach Verträgen, führte zu uneinheitlichen Berechtigungskonzepten und machte Verantwortlichkeiten nur eingeschränkt nachvollziehbar. Gleichzeitig fehlten zentrale Microsoft Purview Aufbewahrungsregeln, um gesetzliche und unternehmensinterne Aufbewahrungsfristen konsistent umzusetzen.
Anforderungen an ein modernes Vertragsmanagement
Gesucht wurde eine zentrale Lösung auf Basis von SharePoint Online und Microsoft Purview, die Vertragsdokumente strukturiert verwaltet, Fachbereiche im Arbeitsalltag entlastet und gleichzeitig Governance-, Compliance- und Dokumentationsanforderungen nachhaltig unterstützt. Ziel war eine skalierbare Plattform, die sich weitgehend auf Microsoft Standardfunktionen stützt und langfristig erweitert werden kann.
Projektziele: Strukturierte Dokumentenverwaltung mit Microsoft Purview
Ziel des Projekts war die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements, das Dokumente zentral verwaltet, Verantwortlichkeiten transparent abbildet und gesetzliche Aufbewahrungspflichten technisch unterstützt. Gleichzeitig sollte die Lösung möglichst nah am Microsoft Standard umgesetzt werden, um den Administrationsaufwand gering zu halten und zukünftige Erweiterungen zu erleichtern.
Zentrale Plattform für das Vertragsmanagement
Im Mittelpunkt stand der Aufbau einer zentralen SharePoint Plattform mit einer Hub Site und fachlich getrennten Dokumentbibliotheken. Verträge sollten künftig strukturiert abgelegt, über Metadaten klassifiziert und durch ein einheitliches Berechtigungskonzept sicher verwaltet werden. Dadurch sollten Suchaufwände reduziert und die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen verbessert werden.
Compliance durch Microsoft Purview Aufbewahrungsregeln
Ein weiterer Schwerpunkt war die Integration von Microsoft Purview, um Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsbezeichnungen zentral zu verwalten.
Technisch entstand eine Lösung auf Basis von Retention Policies und Sensitivity Labels, die den jeweiligen SharePoints zugewiesen wurden und über entsprechende Prozesse gesetzt werden. So sollten gesetzliche und interne Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung automatisiert umgesetzt, Governance-Prozesse unterstützt und die Nachvollziehbarkeit über den gesamten Lebenszyklus der Vertragsdokumente sichergestellt werden.
Projektumsetzung: SharePoint und Microsoft Purview intelligent kombiniert
Im Rahmen des Projekts entwickelte netunite eine zentrale Plattform für das digitale Vertragsmanagement auf Basis von SharePoint Online und Microsoft Purview. Dabei standen eine intuitive Dokumentenablage, klare Verantwortlichkeiten sowie die teil-automatisierte Umsetzung von Aufbewahrungsregeln über Retention Policies und Sensitivity Labels im Mittelpunkt.
Strukturierte Dokumentenverwaltung mit SharePoint Online
Zu Beginn wurde gemeinsam mit dem Kunden eine Zielarchitektur für das Vertragsmanagement entwickelt. Diese umfasste eine zentrale Hub Site, fachlich getrennte Dokumentbibliotheken, eine einheitliche Navigationsstruktur sowie Metadaten zur Klassifizierung der Vertragsdokumente. Ergänzend wurden Berechtigungskonzepte definiert, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen rollenbasiert und nachvollziehbar zu steuern.
Microsoft Purview für den gesamten Dokumentenlebenszyklus
Anschließend integrierte netunite Microsoft Purview in die Lösung, um Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen für unterschiedliche Vertragsarten bereitzustellen. Dadurch lassen sich Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus regelkonform verwalten. Von der Ablage über die definierte Aufbewahrungsfrist bis hin zur automatisierten Löschung oder Archivierung gemäß den Compliance-Vorgaben des Unternehmens.
Benutzerfreundlichkeit und Compliance in Einklang gebracht
Eine besondere Herausforderung bestand darin, die fachlichen Anforderungen des Vertragsmanagements mit den Governance- und Compliance-Vorgaben des Kunden zu verbinden. Durch die Kombination aus SharePoint Online, Microsoft Purview, Metadaten und klaren Berechtigungskonzepten entstand eine Lösung, die den Arbeitsalltag der Fachbereiche vereinfacht und gleichzeitig eine revisionssichere Dokumentenverwaltung unterstützt.
”"Durch die Einführung von Aufbewahrungsregeln in Microsoft Purview und einer zentralen SharePoint Plattform schuf netunite ein digitales Vertragsmanagement mit klaren Governance Strukturen und automatisierten Aufbewahrungsprozessen. Die Lösung verbessert Transparenz, Compliance und die revisionssichere Verwaltung von Vertragsdokumenten in Microsoft 365."
Projektergebnis: Compliancekonforme Dokumentenverwaltung mit Microsoft Purview
Mit der Einführung des neuen Vertragsmanagements verfügt der Kunde über eine zentrale Plattform für die strukturierte Verwaltung geschäftskritischer Vertragsdokumente. SharePoint Online und Microsoft Purview schaffen gemeinsam die Grundlage für transparente Prozesse, automatisierte Aufbewahrungsregeln und eine nachhaltige Compliance in Microsoft 365.
Mehr Transparenz und effizientere Arbeitsabläufe
Durch die zentrale Dokumentenablage sind Vertragsunterlagen heute schneller auffindbar und einheitlich strukturiert. Klare Verantwortlichkeiten, standardisierte Metadaten und ein durchgängiges Berechtigungskonzept verbessern die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen und reduzieren den administrativen Aufwand im Tagesgeschäft.
Automatisierte Aufbewahrungsregeln für mehr Compliance
Microsoft Purview unterstützt die Einhaltung gesetzlicher und interner Aufbewahrungsvorgaben durch zentral verwaltete Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen. Dokumente werden über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg regelkonform verwaltet, wodurch Compliance Risiken reduziert und Governance Anforderungen zuverlässig unterstützt werden.
Skalierbare Lösung auf Basis von Microsoft 365
Die Lösung wurde konsequent auf Microsoft Standardtechnologien aufgebaut und lässt sich flexibel an zukünftige Anforderungen anpassen. Weitere Dokumentenarten, Fachbereiche oder Compliance-Anforderungen können ohne grundlegende Änderungen in die bestehende Struktur integriert werden und schaffen eine zukunftssichere Grundlage für das unternehmensweite Dokumentenmanagement.
Wie netunite Sie unterstützt
Die Einführung von Microsoft Purview Aufbewahrungsregeln erfordert weit mehr als die technische Konfiguration einzelner Richtlinien. Entscheidend ist ein ganzheitliches Konzept, das Dokumentenmanagement, Governance und Compliance sinnvoll miteinander verbindet. Genau dabei unterstützt Sie netunite, von der Analyse über die Konzeption bis zur erfolgreichen Umsetzung in Microsoft 365.
Microsoft Purview & Compliance
Wir entwickeln Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen für Microsoft Purview, die gesetzlichen, regulatorischen und unternehmensinternen Anforderungen zuverlässig abbilden. So schaffen Sie eine revisionssichere Dokumentenverwaltung und reduzieren den manuellen Aufwand bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
SharePoint Online & Dokumentenmanagement
Wir konzipieren moderne Dokumentenmanagement und Vertragsmanagementlösungen auf Basis von SharePoint Online. Mit klaren Informationsstrukturen, Metadaten, Berechtigungskonzepten und einer intuitiven Navigation sorgen wir für effiziente Prozesse und eine nachhaltige Zusammenarbeit.
Governance für Microsoft 365
Wir unterstützen Unternehmen beim Aufbau einer sicheren und strukturierten Microsoft 365 Umgebung. Von Governancekonzepten über Berechtigungsmodelle bis hin zu Data Lifecycle Management und Compliance schaffen wir Lösungen, die langfristig skalierbar und einfach administrierbar sind.
Sie möchten Microsoft Purview erfolgreich einführen?
Ob Aufbewahrungsregeln, Data Lifecycle Management oder Compliance in Microsoft 365, wir unterstützen Sie bei der Planung, Konzeption und technischen Umsetzung einer sicheren und revisionssicheren Lösung. Gemeinsam schaffen wir eine Governance-Strategie, die zu Ihren Geschäftsprozessen passt.
Weiterführende Links & Ressourcen
Erfahren Sie mehr über Microsoft Purview, SharePoint Online und unsere Lösungen für Compliance, Governance und Dokumentenmanagement in Microsoft 365.
- Richtlinienkonforme Archivierung mit SharePoint - Revisionssichere Archivierung für mehr Compliance und strukturierte Dokumentenverwaltung.
- Microsoft 365 Security Check - Analyse und Optimierung Ihrer Microsoft 365 Umgebung hinsichtlich Sicherheit und Governance.
- Readiness Reporting für SharePoint Online Migrationen - Automatisierte Analysen als Grundlage für erfolgreiche SharePoint- und Microsoft 365 Migrationen.
Passende Lösungen
- Microsoft Purview (Compliance & Purview) - Microsoft Purview für Compliance, Aufbewahrungsregeln und Data Lifecycle Management.
- SharePoint Online - Moderne Dokumentenmanagement- und Kollaborationslösungen mit SharePoint Online.
- Microsoft 365 -Sichere Microsoft 365 Plattform für Zusammenarbeit, Governance und Compliance.
Kontakt zur Projektberatung
Jetzt unverbindlich beraten lassen:
Schreiben Sie uns gerne direkt an: vertrieb@netunite.eu
