Richtlinienkonforme Archivierungslösung mit Microsoft SharePoint
Projektreferenz aus der Konsumgüterbranche
Compliance-gerecht archivieren – ohne Medienbruch
Branche
Konsumgüter
Location
München | Nürnberg
ca. 55.000 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Joachim von Seydewitz
Solution Architect
Last Update
28 April 2025
Lesezeit
4 Minuten
Ausgangssituation & Zielsetzung
Anforderungen des Kunden
Ein international tätiges Unternehmen aus der Konsumgüterbranche stand vor der Herausforderung, seine Dokumentenablage in Microsoft SharePoint gesetzes- und revisionssicher zu gestalten. Interne und externe Compliance Vorgaben verlangten nach einer Archivierungslösung, die sowohl automatisiert als auch nachvollziehbar arbeitet, ohne dabei die bestehende SharePoint Infrastruktur zu verlassen.
Zudem sollten Workflows, Nutzerrechte und bestehende Inhaltstypen so eingebunden werden, dass die Archivierung für die Fachabteilungen nahtlos in den Arbeitsalltag integrierbar bleibt.
Ziel einer richtlinienkonformen Archivierung
Ziel war es, eine Lösung zu implementieren, die technische Anforderungen (z. B. PDF/A-Konvertierung, Workflow Historien) mit organisatorischen Notwendigkeiten (z. B. Schutz vor Änderungen, Nachvollziehbarkeit, Rollenkonzepte) verbindet. Dabei standen drei Faktoren im Fokus:
- Automatisierbarkeit: Archivierung per Zeitplan, Ereignis oder manuellem Trigger
- Transparenz: Protokollierung aller Archivierungsschritte & Integrität der Dokumente
- Integration: Nutzung von Microsoft SharePoint als zentrales DMS, ohne Systembrüche
Durch diese klare Zieldefinition entstand ein präziser Projektfokus, der die spätere Umsetzung effizient gestaltete.
Umsetzung durch netunite
Konzeption & technische Realisierung
Zu Beginn des Projekts führte netunite mehrere Workshops mit den Stakeholdern durch, um Anforderungen, bestehende Prozesse und technische Rahmenbedingungen zu erfassen. Darauf aufbauend wurde eine modulare Archivierungslösung konzipiert, die sich nahtlos in Microsoft SharePoint integriert.
Ein zentrales Element war der erweiterte Content Type Hub, der eine granulare Steuerung von Inhaltstypen ermöglichte, z. B. zur gezielten Anwendung von Archivierungspolicies in unterschiedlichen Fachbereichen.
Integration von Drittanbietern und Workflows
Da bestimmte Archivierungsfunktionen durch Drittanbieter Lösungen realisiert werden sollten, übernahm die netunite die Koordination mit externen Technologiepartnern. Parallel wurden Nintex Workflows implementiert, um u. a. die Archivierungsfähigkeit eines Dokuments zu prüfen oder Archivierungsprozesse automatisch zu starten bzw. zu stoppen.
Auch Bulk-Funktionen wie “Content Type ändern“ oder “Workflow-Serien starten“ wurden entwickelt, um größere Datenmengen effizient zu verarbeiten.
Besondere Funktionen der Lösung
Die Lösung deckte sämtliche Anforderungen an eine rechtssichere Archivierung ab:
- Manuelle, zeit- oder ereignisgesteuerte Archivierung
- Nachvollziehbare Archivierungshistorie (analog zum Versionsverlauf)
- Automatisierte Konvertierung ins PDF/A-Format inkl. Fehlerhandling
- Integration archivierter Inhalte in die SharePoint Suche
- Schutzmechanismen für Inhaltstypen, Policies und Site Columns
- Archivierung der kompletten Workflow Historie
Durch diese Funktionen wurde sichergestellt, dass sowohl rechtliche als auch betriebliche Anforderungen vollumfänglich erfüllt werden.
”Dieses Projekt zeigt exemplarisch, wie wir bei unseren Kunden komplexe Anforderungen mit Microsoft Technologie umsetzen. Von der Konzeption bis hin zur Entwicklung individueller Workflows und Schutzmechanismen. Die Archivierungslösung erfüllt nicht nur alle Compliance-Vorgaben, sondern fügt sich auch nahtlos in die bestehende SharePoint Landschaft des Kunden ein.
Projektleitungnetunite AG
Projektrahmen
Branche & Unternehmensgröße
Das Projekt wurde für ein führendes Unternehmen der Konsumgüterindustrie mit rund 55.000 Mitarbeitenden realisiert. Die Unternehmensstruktur ist stark dezentral organisiert, was besondere Anforderungen an Berechtigungskonzepte, Rollentrennung und die Verteilung von Inhaltstypen mit sich brachte.
Der Einsatz von Microsoft SharePoint war bereits etabliert, die Herausforderung bestand darin, bestehende Strukturen mit der neuen Archivierungslösung sinnvoll zu verzahnen, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Standorte & Rollout
Die Lösung wurde primär an den Standorten München, Nürnberg und Ingolstadt ausgerollt. Die netunite übernahm neben der technischen Umsetzung auch die Rollout Dokumentation sowie die enge Abstimmung mit den internen IT-Teams des Kunden.
Dank der präzisen Vorbereitung und der automatisierten Bereitstellungsschritte konnte der Rollout in mehreren Fachabteilungen parallel erfolgen.
Wie netunite Sie unterstützt
Die netunite AG begleitet Unternehmen bei der Einführung richtlinienkonformer Archivierungslösungen. Mit fundierter Expertise in Microsoft Technologien und regulatorischen Anforderungen entwickeln wir individuelle Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Infrastrukturen integrieren lassen.
SharePoint basierte Archivierungslösungen
Entwicklung und Integration modularer Archivierungsfunktionen z.B. zeitgesteuerte Archivierung, PDF/A-Konvertierung, Schutzmechanismen für Inhaltstypen
DMS Strategieberatung & Compliance Check
Analyse Ihrer vorhandenen SharePoint Strukturen im Hinblick auf DSGVO, GoBD und unternehmensinterne Aufbewahrungsrichtlinien
Workflow Integration mit Nintex oder Power Automate
Umsetzung intelligenter Archivierungsprozesse inkl. Statusprüfung, Automatisierung und Anbindung an Drittanbietertools
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Links & Ressourcen
Vertiefen Sie Ihr Wissen rund um rechtssichere Archivierung und Dokumentenmanagement in Microsoft Umgebungen. Die folgenden Inhalte bieten fachliche Orientierung und praktische Einblicke:
- Überwachung und Berichterstellung in Microsoft-Clouddiensten – Microsoft Service Assurance | Microsoft Learn Hintergrundinformationen zu Compliance, Datenschutz und Kontrollmechanismen in Microsoft 365
- Microsoft 365 Archive – Microsoft Adoption
Überblick über Archivierungsfunktionen und Governance-Möglichkeiten in Microsoft 365 - Diese Unterlagen können 2025 vernichtet werden | Finance | Haufe Jahresaktuelle Informationen zu Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Löschfristen
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- Revisionssicheres Dokument Management in Microsoft SharePoint Projektbeispiele und methodische Ansätze für den Aufbau eines strukturierten, regelkonformen DMS mit Microsoft-Technologien
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