Digitaler Rechnungs- und Verwaltungsprozess mit Power Platform

Rechnungsprüfung strukturiert und nachvollziehbar

Neben der technischen Modernisierung war vor allem ein klarer und verlässlicher Prüfprozess wichtig. Jede Rechnung sollte die erforderlichen Stationen durchlaufen und dabei mit allen relevanten Informationen angereichert werden. So entstand ein strukturierter Ablauf, der Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet und den Bearbeitungsstatus für die beteiligten Mitarbeiter transparent gemacht hat.

Kostenstellen strukturiert zuordnen

Innerhalb der Anwendung konnten einzelne Rechnungspositionen den entsprechenden Kostenstellen zugewiesen werden. Dadurch wurden wichtige Informationen bereits während der Bearbeitung strukturiert erfasst und standen für die anschließenden Prüf- und Freigabeschritte zur Verfügung. Die Buchhaltung erhielt damit einen bereits qualifizierten Vorgang mit den erforderlichen Zuordnungen.

Offene Aufgaben automatisch nachverfolgen

Automatische Erinnerungen unterstützten die zuständigen Personen dabei, offene Prüfungen und Freigaben rechtzeitig zu bearbeiten. Zusätzlich wurden relevante Fristen auf Basis hinterlegter Stammdaten automatisch berechnet. Bei drohenden Fristüberschreitungen konnte der Prozess eskaliert werden, sodass offene Vorgänge nicht aus dem Blick gerieten.

Entscheidungen und Rückfragen transparent dokumentieren

Kommentare, Rückfragen, Freigaben und Ablehnungen wurden direkt im jeweiligen Vorgang dokumentiert. Bei Rückfragen oder Ablehnungen war eine Begründung vorgesehen. Dadurch blieb der gesamte Prüfverlauf nachvollziehbar und es war jederzeit ersichtlich, welche Entscheidungen im Verlauf der Rechnungsbearbeitung getroffen wurden.

Von der Prüfung bis zur Übergabe an die Buchhaltung

Die digitale Rechnungsbearbeitung endet nicht mit der Freigabe. Entscheidend war, dass die Buchhaltung einen vollständig aufbereiteten Vorgang erhält, in dem alle relevanten Informationen übersichtlich zusammengeführt sind. Dazu gehören neben den Rechnungsdaten und Kostenstellen auch die durchgeführten Prüfungen, Freigaben und Kommentare.

Abschlussdokumentation automatisch erstellen

Nach Abschluss des Workflows wurde automatisch ein zusammenfassendes PDF erstellt. Dieses bündelte die relevanten Rechnungs-, Prüf- und Freigabeinformationen und stellte der Buchhaltung damit eine vollständige Dokumentation des Vorgangs zur Verfügung.

Prüf- und Freigabeverlauf vollständig nachvollziehbar

Alle Kommentare und Entscheidungen blieben über den gesamten Prozess hinweg erhalten. Dadurch war nachvollziehbar, welche Personen eine Rechnung geprüft oder freigegeben hatten und welche Entscheidungen während der Bearbeitung getroffen wurden. Diese durchgängige Dokumentation sorgte für mehr Transparenz im gesamten Rechnungsprozess.

Buchhaltung wurde gezielt entlastet

Durch die vorgelagerte Prüfung und strukturierte Aufbereitung erhielt die Buchhaltung nur noch vollständig geprüfte Vorgänge. Zusätzliche Rückfragen zu fehlenden Informationen oder unklaren Zuordnungen konnten dadurch deutlich reduziert werden. Das Ergebnis war ein stabilerer Prozess mit kürzeren Bearbeitungswegen und einer klaren Übergabe zwischen Fachbereichen und Buchhaltung.

Entwicklung eines Rechnungsworkflows mit Power Platform

Ein funktionierender digitaler Prozess muss nicht nur technisch überzeugen, sondern auch zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen passen. Deshalb wurden die beteiligten Fachbereiche aktiv in die Gestaltung des neuen Rechnungs- und Verwaltungsprozesses einbezogen. Ihre Anforderungen flossen direkt in die Umsetzung ein und bildeten die Grundlage für einen praxisnahen Workflow.

Umsetzung von Praxisanforderungen

Die Fachbereiche konnten ihre konkreten Anforderungen an Prüfung, Freigabe und Bearbeitung in den neuen Prozess einbringen. Dadurch orientierte sich die Lösung nicht nur an technischen Möglichkeiten, sondern an den tatsächlichen Abläufen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens.

Klare Abläufe für unterschiedliche Verantwortlichkeiten

Die verschiedenen Rollen und Prüfinstanzen wurden direkt im digitalen Workflow berücksichtigt. Zuständige Personen konnten festgelegt und Rechnungen gezielt durch die erforderlichen Prüf- und Freigabeschritte geführt werden. So entstand ein klar strukturierter Prozess, der die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten der beteiligten Bereiche abbildet.

Hohe Akzeptanz durch einen praxisnahen Prozess

Die Lösung wurde nicht unabhängig von den späteren Anwendern entwickelt, sondern gemeinsam mit den beteiligten Abteilungen gestaltet. Dadurch entstand ein Rechnungsprozess, der die tatsächlichen Arbeitsabläufe widerspiegelte und im täglichen Einsatz von den Anwendern angenommen wurde.

Technische Umsetzung mit Power Apps, Power Automate und SharePoint

Für die Umsetzung wurde gezielt auf bestehende Technologien aus der Microsoft 365 Umgebung gesetzt. Die Kombination aus einer individuellen Power Apps Canvas App, automatisierten Power Automate Flows und SharePoint als Datenbasis ermöglichte einen durchgängigen digitalen Prozess, ohne dafür eine vollständig separate Systemlandschaft aufzubauen.

Power Apps als zentrale Benutzeroberfläche

Die individuell entwickelte Canvas App bildete die zentrale Oberfläche für die Bearbeitung der Rechnungen. Anwender konnten dort Rechnungsdaten erfassen, Stammdaten auswählen, Kostenstellen zuordnen und zuständige Prüfer festlegen. Auch die Dokumentenvorschau wurde direkt in den Prozess integriert, sodass die benötigten Informationen während der Bearbeitung zentral zur Verfügung standen.

Power Automate für die Prozesssteuerung

Im Hintergrund steuerten Power Automate Flows die einzelnen Prozessschritte. Sie übernahmen unter anderem Benachrichtigungen, Erinnerungen und Eskalationen sowie die Erstellung der abschließenden Dokumentation. Relevante Fristen wurden auf Basis hinterlegter Stammdaten automatisch berechnet und in den Workflow einbezogen.

SharePoint als zentrale Datenbasis

SharePoint wurde als Datenbasis für die Lösung eingesetzt. Damit konnte die vorhandene Microsoft 365 Lizenzlandschaft des Kunden effizient genutzt und gleichzeitig eine zentrale Grundlage für die im Rechnungs- und Verwaltungsprozess benötigten Daten geschaffen werden.

Mehr Effizienz und Transparenz im Rechnungsprozess

Mit dem neuen Rechnungs- und Verwaltungsprozess entstand eine Lösung, die wiederkehrende Aufgaben automatisiert und gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Buchhaltung verbessert. Informationen werden strukturiert erfasst, Verantwortlichkeiten klar zugeordnet und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch konnte der gesamte Prozess stabiler und effizienter gestaltet werden. Mit der Einführung der Power Platform Lösung konnte eine bestehende Nintex Workflow Anwendung ersetzt werden, die den aktuellen Anforderungen nicht mehr vollständig entsprach. Die neue Lösung bildet geänderte Prozesse flexibler ab und ermöglicht es, Anpassungen an organisatorische und fachliche Anforderungen deutlich einfacher umzusetzen.

Weniger manueller Aufwand und Rückfragen

Durch die strukturierte Vorqualifizierung erhält die Buchhaltung vollständig geprüfte und dokumentierte Vorgänge. Fehlende Angaben oder unklare Zuordnungen müssen dadurch nicht erst im Nachgang geklärt werden. Automatische Erinnerungen und die digitale Prozesssteuerung reduzieren zusätzlich den manuellen Aufwand bei der Nachverfolgung offener Rechnungen.

Schnellere und verlässlichere Bearbeitung

Klare Prüfschritte, definierte Verantwortlichkeiten und automatisierte Benachrichtigungen unterstützen eine zügige Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Fristen werden automatisch berücksichtigt und offene Vorgänge bei Bedarf eskaliert. So entstand ein stabiler Prozess, der die beteiligten Mitarbeiter gezielt durch die einzelnen Bearbeitungsschritte führt.

Transparenz über den gesamten Prozess

Vom Eingang einer Rechnung bis zur Übergabe an die Buchhaltung bleiben sämtliche relevanten Informationen und Entscheidungen nachvollziehbar. Rechnungsdaten, Kostenstellen, Kommentare, Prüfungen und Freigaben werden im Prozess zusammengeführt. Damit ist jederzeit ersichtlich, welchen Bearbeitungsstand ein Vorgang hat und welche Schritte bereits erfolgt sind.

Zukunftsfähige Rechnungsverarbeitung mit Erweiterungspotenzial

Die umgesetzte Lösung bildet bereits einen durchgängigen digitalen Rechnungs- und Verwaltungsprozess ab. Gleichzeitig bietet die Microsoft Power Platform Möglichkeiten, den Prozess künftig weiterzuentwickeln und zusätzliche Arbeitsschritte zu automatisieren. Insbesondere bei der Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen besteht Potenzial für weitere Automatisierung.

Rechnungsdaten automatisiert erfassen

Eine mögliche Erweiterung ist die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge oder Zahlungsziele könnten automatisch aus eingehenden Rechnungen ausgelesen und für die weitere Bearbeitung vorbefüllt werden. Dadurch ließe sich der manuelle Erfassungsaufwand zusätzlich reduzieren.

Fachliche Entscheidungen bleiben beim Menschen

Auch bei einer stärkeren Automatisierung bleiben die fachliche Prüfung und die eigentlichen Entscheidungen bei den zuständigen Mitarbeitern. Automatisiert werden vor allem wiederkehrende Aufgaben rund um Erfassung, Weiterleitung und Nachverfolgung. Die Fachbereiche können sich dadurch stärker auf die inhaltliche Prüfung und Freigabe konzentrieren.

Rechnungsworkflow flexibel weiterentwickeln

Die Kombination aus Power Apps, Power Automate und SharePoint schafft eine technische Basis, auf der sich der Rechnungsprozess weiterentwickeln lässt. Neue Anforderungen an Prüfungen, Freigaben oder Automatisierungen können damit auf Grundlage des bereits digitalisierten Prozesses betrachtet und umgesetzt werden.