Automatische Berechtigungsvergabe in SAP mit der Power Platform

Umsetzung mit Microsoft Power Platform

Nach der gemeinsamen Konzeption wurde der neue Berechtigungsprozess mit der Microsoft Power Platform umgesetzt. Im Mittelpunkt steht eine zentrale Canvas App, über die Antragstellung, Prüfung und Administration erfolgen. Power Automate steuert die nachgelagerten Prozessschritte und verbindet die einzelnen Freigaben miteinander. So entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow, der gleichzeitig eine zentrale Übersicht über Benutzer, Workspaces und die jeweils zugeordneten Rechte ermöglicht.

Zentrale Canvas App für die Antragstellung

Die Canvas App führt Anwender strukturiert durch die Beantragung der benötigten Berechtigungen. Dabei werden alle relevanten Angaben zum Benutzer, zum jeweiligen Bereich sowie zu den benötigten Berechtigungen und fachlichen Zuordnungen zentral erfasst. Nach dem Absenden werden diese Informationen direkt für den weiteren Genehmigungsprozess bereitgestellt.

Mehrstufige Genehmigungen mit Power Automate

Nach der Antragstellung startet ein mehrstufiger digitaler Genehmigungsprozess. Welche Personen oder Rollen einen Antrag prüfen müssen, richtet sich nach den ausgewählten Angaben und fachlichen Zuordnungen. Power Automate übernimmt die Steuerung der Prozesslogik sowie den Versand von Benachrichtigungen mit Deeplinks zum jeweiligen Vorgang. Die eigentliche Prüfung und Genehmigung erfolgten direkt innerhalb der Anwendung, wodurch alle Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert und eng mit dem jeweiligen Antrag verknüpft bleiben.

Berechtigungen und Datenzugriffe zentral abbilden

Die Lösung schafft eine zentrale Übersicht darüber, welcher Benutzer welchem Workspace zugeordnet ist, welche Rechte dort bestehen und auf welche Daten zugegriffen werden kann. Damit werden Berechtigungsinformationen nicht mehr ausschließlich in unterschiedlichen Listen und Prozessschritten geführt, sondern stehen strukturiert für die weitere Verwaltung und Nachvollziehbarkeit zur Verfügung.

Berechtigungsinformationen automatisiert an SAP

Nach Abschluss des Berechtigungsprozesses werden die benötigten Informationen automatisiert für die Übergabe an SAP aufbereitet. Übermittelt wird dabei die Übersicht der bestehenden Berechtigungen, insbesondere die Zuordnung von Benutzern, Workspaces und Rechten.

Technische Herausforderungen bei der Berechtigungsverwaltung

Neben der fachlichen Abbildung des Berechtigungsworkflows mussten auch unterschiedliche Benutzer- und Organisationsstrukturen berücksichtigt werden. Insbesondere die eindeutige Identifikation von Benutzern sowie Prozessschritte mit erweiterten technischen Berechtigungen stellten besondere Anforderungen an die Umsetzung. Ziel war es, die benötigten Informationen zuverlässig zusammenzuführen und für den automatisierten Workflow nutzbar zu machen.

Eindeutige Zuordnung von Benutzerkonten

Interne und externe Benutzerkonten waren nicht durchgehend einheitlich aufgebaut. Je nach Benutzer konnten sich Anmeldename, E-Mail-Adresse und technische Benutzerkennung unterscheiden. Die Power Automate Flows mussten deshalb vorhandene Kontoinformationen zuverlässig prüfen und dem richtigen Benutzer zuordnen.

Berücksichtigung unterschiedlicher Organisationsstrukturen

Eine weitere Herausforderung bestand in der Identitätsauflösung über verschiedene organisatorische Einheiten und Mandanten hinweg. Diese Strukturen mussten im automatisierten Prozess berücksichtigt werden, damit Benutzer und die zugehörigen Informationen korrekt ermittelt und im weiteren Berechtigungsworkflow verarbeitet werden konnten.

Technische Prozessschritte über Childflows

Nicht alle Aktionen konnten mit den Berechtigungen des Anwenders ausgeführt werden, der den jeweiligen Prozess gestartet hatte. Für diese Schritte wurden berechtigte Childflows eingesetzt. Sie übernehmen die Verarbeitung mit den erforderlichen technischen Rechten und ermöglichen so eine zuverlässige Ausführung des automatisierten Berechtigungsworkflows.

Individuelle App Approvals für transparente Freigaben

Für den Berechtigungsworkflow wurden bewusst eigene Freigaben innerhalb der Anwendung umgesetzt. Dadurch lassen sich Genehmigungen direkt mit dem jeweiligen Berechtigungsantrag verbinden und flexibel in den Gesamtprozess integrieren. Die zuständigen Personen gelangen unmittelbar zum jeweiligen Vorgang, offene Freigaben können automatisch nachverfolgt und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Direkter Zugriff auf offene Berechtigungsanträge

Genehmiger erhalten Benachrichtigungen mit Deeplinks, die direkt zum entsprechenden Vorgang innerhalb der App führen. Anträge müssen dadurch nicht manuell gesucht werden. Die Links können auch in späteren Erinnerungen weiterhin verwendet werden, da sie nicht nach einer festgelegten Zeit ablaufen.

Automatische Verfolgung offener Freigaben

Steht eine erforderliche Genehmigung noch aus, können die zuständigen Personen automatisch erinnert werden. Über den enthaltenen Deeplink gelangen sie unmittelbar zum betreffenden Berechtigungsantrag. So bleiben offene Vorgänge im Workflow sichtbar und können gezielt weiterbearbeitet werden.

Transparente Dokumentation von Entscheidungen

Wird ein Berechtigungsantrag abgelehnt, ist eine Begründung verpflichtend. Dadurch bleibt nachvollziehbar, warum eine Freigabe nicht erteilt wurde, und unnötige Rückfragen können reduziert werden. Zusammen mit der Dokumentation der Genehmigungen entsteht so eine transparente Historie der einzelnen Berechtigungsentscheidungen.

Zentrale Administration der Berechtigungsverwaltung

Neben Antragstellung und Genehmigung wurde auch die Administration direkt in die Canvas App integriert. Über einen zentralen Bereich lassen sich Benutzer, Rollen, Berechtigungstypen und fachliche Zuordnungen verwalten. Dadurch stehen die relevanten Informationen strukturiert zur Verfügung und können unmittelbar im Berechtigungsworkflow genutzt werden. Der Administrationsbereich ermöglicht die zentrale Verwaltung der für den Prozess relevanten Benutzer, Rollen und Berechtigungstypen. Änderungen können direkt innerhalb der Anwendung vorgenommen und für die nachfolgenden Antrags- und Genehmigungsprozesse berücksichtigt werden.

Fachliche Zuordnungen im Workflow

Auch die benötigten fachlichen Zuordnungen können nun zentral gepflegt werden. Diese Informationen bilden die Grundlage, Berechtigungsanträge korrekt einzuordnen und die jeweils zuständigen Prüfer im Genehmigungsworkflow dynamisch zu bestimmen.

Transparente und nachvollziehbare Dokumentation

Die Lösung dokumentiert die Freigaben innerhalb des Berechtigungsprozesses und schafft damit eine nachvollziehbare Historie der Entscheidungen. Zusammen mit der zentralen Berechtigungsübersicht lässt sich transparent darstellen, welcher Benutzer in welchem Workspace über welche Rechte verfügt und auf welche Daten zugreifen kann. Die Übersicht kann anschließend für die erforderliche Weitergabe der Berechtigungsinformationen an SAP genutzt werden.

Ergebnis: Stark reduzierter Aufwand und mehr Transparenz bei der SAP-Rechtevergabe

Mit der neuen Power Platform Lösung wurde der bisherige manuelle Excel-Prozess durch einen strukturierten digitalen Berechtigungsworkflow ersetzt. Antragstellung, Genehmigung und Verwaltung greifen nun ineinander. Gleichzeitig entsteht eine zentrale Übersicht über bestehende Zugriffsrechte. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand und Berechtigungen können transparenter und nachvollziehbarer verwaltet werden.

Weniger manuelle Arbeit und fehleranfällige Eingaben

Berechtigungsinformationen müssen nicht mehr über unterschiedliche Kanäle gesammelt und anschließend manuell in Excel-Listen übertragen werden. Die zentrale Erfassung und automatisierte Verarbeitung reduziert Pflege- und Abstimmungsaufwände und senkt gleichzeitig das Risiko fehlerhafter Eingaben.

Berechtigungen und Datenzugriffe transparent im Blick

Die zentrale Berechtigungsübersicht schafft Transparenz darüber, welcher Benutzer in welchem Workspace über welche Rechte verfügt und auf welche Daten zugreifen kann. Damit stehen die relevanten Informationen strukturiert zur Verfügung und können auch für die erforderliche Übermittlung der Übersicht an SAP genutzt werden.

Bessere Nachvollziehbarkeit für Audits und Kontrollen

Genehmigungen und einzelne Prozessschritte werden nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch lässt sich erkennen, welche Berechtigungen freigegeben wurden, wer eine Entscheidung getroffen hat und wann die jeweiligen Schritte abgeschlossen wurden. Die Lösung unterstützt damit neben dem operativen Berechtigungsmanagement auch interne Kontrollen und Audit-Anforderungen.

Gemeinsame Entwicklung mit den Fachbereichen

Die Digitalisierung des Berechtigungsmanagements erforderte ein gemeinsames Verständnis darüber, wie der bestehende manuelle Ablauf sinnvoll in einen digitalen Prozess überführt werden kann. In mehreren Abstimmungsrunden wurden die Anforderungen der beteiligten Abteilungen aufgenommen, bestehende Abläufe hinterfragt und daraus ein gemeinsamer Fahrplan für die Power Platform Lösung entwickelt.

Zusammenführen der Anforderungen

Da verschiedene Abteilungen am Berechtigungsprozess beteiligt sind, mussten unterschiedliche fachliche Anforderungen und Zuständigkeiten berücksichtigt werden. Gemeinsam mit den Beteiligten wurde definiert, welche Informationen benötigt werden, wie Berechtigungsanträge aufgebaut sein müssen und welche Rollen in den jeweiligen Prozessschritten eingebunden werden.

Digitale Abbildung des Prozess

Der bisherige Excel-basierte Ablauf wurde nicht einfach eins zu eins digitalisiert. In mehreren Gesprächen wurde erarbeitet, wie Antragstellung, Genehmigungen, technische Freigaben und die zentrale Verwaltung der Berechtigungsinformationen sinnvoll miteinander verbunden werden können. Erst nachdem der neue Prozess gemeinsam definiert war, wurde die technische Umsetzung gestartet. Nach der Umsetzung konnte der Kunde den neuen digitalen Berechtigungsworkflow testen und prüfen, ob die definierten Abläufe den Anforderungen der beteiligten Bereiche entsprechen. Erkenntnisse aus diesen Tests konnten anschließend für weitere Anpassungen und Optimierungen der Lösung genutzt werden.