Microsoft 365 Governance mit Orchestry erfolgreich umsetzen
Struktur, Transparenz und Kontrolle für Teams und SharePoint in einer wachsenden Organisation
Wie ein Technologieunternehmen seine Microsoft 365 Umgebung mit Orchestry standardisiert, automatisiert und optimal auf Microsoft Copilot vorbereitet hat
Branche
Innovations‑, Technologie- und Wissenstransfer
Location
Nürnberg
ca. 500 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Joachim von Seydewitz
Solution Architect
Last Update
23 April 2026
Lesezeit
6 Minuten
Microsoft 365 Governance Praxisbeispiel Orchestry – Projektüberblick
Die Einführung klarer Governance Strukturen ist für viele Unternehmen ein entscheidender Schritt, um Microsoft 365 nachhaltig und effizient zu nutzen. In diesem Projekt stand ein wachsendes Technologieunternehmen vor der Herausforderung, seine bestehende Umgebung zu strukturieren, Transparenz zu schaffen und gleichzeitig die Grundlage für zukünftige Innovationen wie Microsoft Copilot zu legen. Gemeinsam wurde ein Ansatz entwickelt, der Governance nicht als Einschränkung, sondern als echten Mehrwert für die tägliche Zusammenarbeit etabliert.
Kunde & Ausgangssituation
Das Unternehmen aus dem Bereich Innovations-, Technologie- und Wissenstransfer mit rund 500 Mitarbeitenden nutzte Microsoft 365 als zentrale Plattform für die digitale Zusammenarbeit, insbesondere Microsoft Teams und SharePoint Online für die Zusammenarbeit in Projekten und Fachbereichen.
Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Unternehmens stieg die Anzahl an Teams, SharePoint-Seiten und Microsoft 365 Gruppen stark an. Diese Entwicklung führte zunehmend zu strukturellen und organisatorischen Herausforderungen:
- Inhalte und Arbeitsräume entstanden ohne einheitliche Standards
- Namenskonventionen wurden uneinheitlich angewendet
- Verantwortlichkeiten waren oft unklar oder nicht gepflegt
- Externe Gastzugriffe waren schwer nachvollziehbar
- Transparenz über Nutzung und Risiken fehlte weitgehend
Die Umgebung war funktional, jedoch nicht ausreichend gesteuert. Ohne klare Governance bestand die Gefahr von weiterem Wildwuchs, steigendem Verwaltungsaufwand und erhöhten Compliance Risiken.
Ziele des Projekts
Ziel des Projekts war es, eine nachhaltige und skalierbare Governance Struktur für die Microsoft 365 Umgebung zu etablieren, die sowohl den Anforderungen der IT als auch den Bedürfnissen der Fachbereiche gerecht wird.
Im Fokus standen dabei folgende Zielsetzungen:
- Standardisierte Bereitstellung von Teams und SharePoint durch klare Templates
- Strukturiertes Gastmanagement für sichere externe Zusammenarbeit
- Mehr Transparenz durch Reporting und Analysen
- Reduzierung des Aufwands durch Automatisierung und Self-Service
- Verbesserung der Datenqualität als Grundlage für Microsoft Copilot
Ein weiteres zentrales Ziel war es, Governance als unterstützenden Rahmen zu verankern, der produktives und sicheres Arbeiten ermöglicht und gleichzeitig echten Mehrwert für die Anwender schafft.
Herausforderungen in der Microsoft 365 Umgebung
Unkontrolliertes Wachstum & fehlende Standards
Die Anzahl an Microsoft Teams, SharePoint Seiten und Microsoft 365 Gruppen stieg kontinuierlich an, ohne einheitliche Vorgaben für Struktur, Benennung oder Nutzung.
Dies führte dazu, dass:
- Teams und Sites mehrfach oder redundant angelegt wurden
- keine konsistente Struktur für Inhalte vorhanden war
- unterschiedliche Arbeitsweisen in den Fachbereichen entstanden
Das Ergebnis war eine zunehmend fragmentierte Umgebung, in der Orientierung und Wiederverwendbarkeit deutlich erschwert wurden.
Hoher Verwaltungsaufwand & fehlende Transparenz
Durch die fehlende Standardisierung stieg der Aufwand für die IT und Administration erheblich. Viele Prozesse, insbesondere die Bereitstellung neuer Teams oder die Pflege bestehender Workspaces, mussten manuell durchgeführt werden.
Gleichzeitig fehlte eine zentrale Übersicht über:
- aktive und inaktive Teams und SharePoint Seiten
- klare Verantwortlichkeiten (Owner)
- Nutzung und Relevanz einzelner Workspaces
Ohne klare Einblicke in Nutzung, Verantwortlichkeiten und Risiken war eine gezielte Weiterentwicklung der Umgebung kaum möglich.
Risiken bei Gastzugriffen und Datenqualität
Ein weiterer kritischer Punkt war der Umgang mit externen Gastbenutzern. Ohne klar definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten fehlte die notwendige Transparenz über bestehende Zugriffe und Berechtigungen.
Dadurch entstanden Risiken in Bezug auf:
- Datenschutz und Compliance
- unkontrollierten Zugriff auf sensible Inhalte
- fehlende regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen
Parallel dazu zeigte sich, dass auch die Datenqualität in der Umgebung nicht den Anforderungen für zukünftige Technologien entsprach. Besonders im Hinblick auf den Einsatz von Microsoft Copilot fehlten strukturierte Inhalte, klare Zuständigkeiten und konsistente Metadaten.
Mit dem Wachstum der Organisation nahm auch die Komplexität der Microsoft 365 Umgebung deutlich zu. Was zunächst als flexible und schnell einsetzbare Kollaborationsplattform begann, entwickelte sich zu einer schwer überschaubaren Systemlandschaft. Fehlende Standards und klare Regeln führten dazu, dass Strukturen, Verantwortlichkeiten und Zugriffe immer weniger transparent und steuerbar wurden.
Lösungsansatz mit Orchestry
Um die bestehenden Herausforderungen nachhaltig zu lösen, wurde mit Orchestry eine Plattform eingeführt, die Governance, Automatisierung und Transparenz in der Microsoft 365 Umgebung vereint. Ziel war es, klare Regeln und Strukturen zu schaffen, ohne die Flexibilität der Fachbereiche einzuschränken. Statt zusätzlicher Hürden entstand so ein Rahmen, der die Zusammenarbeit gezielt unterstützt und gleichzeitig Risiken reduziert.
Governance Regeln und klare Strukturen
Im ersten Schritt wurden verbindliche Governance Richtlinien definiert, die als Grundlage für die gesamte Umgebung dienen. Dazu gehörten unter anderem Namenskonventionen, klare Vorgaben für die Nutzung sowie definierte Verantwortlichkeiten für jeden Workspace.
Ein besonderer Fokus lag auf der Festlegung von Owner Rollen und deren Pflichten, um langfristig eine saubere und gepflegte Struktur sicherzustellen. Ergänzend wurden Lifecycle Regeln etabliert, die den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung von Teams und SharePoint Seiten abbilden.
Self-Service & Automatisierung
Ein zentraler Bestandteil des Lösungsansatzes war die Einführung standardisierter Self-Service-Prozesse. Fachbereiche konnten neue Teams oder SharePoint Seiten auf Basis vordefinierter Templates und Richtlinien eigenständig erstellen.
Dadurch wurde sichergestellt, dass:
- neue Workspaces automatisch den Governance Vorgaben entsprechen
- manuelle Eingriffe durch die IT deutlich reduziert werden
- gleichzeitig die Geschwindigkeit und Flexibilität für die Anwender erhalten bleibt
Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben entlastete die IT spürbar und sorgte für konsistente Ergebnisse in der gesamten Umgebung.
Transparenz durch Reporting & Analytics
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Schaffung von Transparenz. Durch ein strukturiertes Reporting wurden erstmals klare Einblicke in die Nutzung und den Zustand der Microsoft 365 Umgebung möglich.
Dazu gehörten unter anderem:
- Übersichten über aktive und inaktive Workspaces
- Sichtbarkeit von fehlenden oder inaktiven Ownern
- Identifikation von potenziellen Risiken und veralteten Inhalten
Diese Transparenz ermöglichte es, die Umgebung gezielt zu steuern, Optimierungspotenziale zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Vorbereitung auf Microsoft Copilot
Ein wichtiger Aspekt des Projekts war die Vorbereitung auf den zukünftigen Einsatz von Microsoft Copilot. Dafür wurde die bestehende Umgebung gezielt strukturiert und qualitativ verbessert.
Im Fokus standen dabei:
- klar definierte Verantwortlichkeiten für Inhalte
- verbesserte Datenstruktur und Ordnung
- Reduktion von redundanten und veralteten Inhalten
Durch diese Maßnahmen entstand eine saubere und verlässliche Grundlage, auf der KI-gestützte Funktionen sinnvoll und sicher eingesetzt werden können.
”Klare Governance schafft nicht nur Struktur, sondern macht Zusammenarbeit überhaupt erst skalierbar. Mit den richtigen Prozessen und Werkzeugen lässt sich Microsoft 365 so aufstellen, dass es sowohl den Anforderungen der Organisation als auch den Bedürfnissen der Anwender gerecht wird.
Projektleitungnetunite AG
Umsetzung im Projekt
Die Einführung von Orchestry erfolgte schrittweise und wurde eng an die bestehenden organisatorischen und technischen Gegebenheiten angepasst. Ziel war es, nicht nur eine technische Lösung zu implementieren, sondern diese nachhaltig in die Arbeitsweise des Unternehmens zu integrieren. Ziel war eine Lösung, die für klare Strukturen sorgt und gleichzeitig die Anwender in ihrer täglichen Arbeit unterstützt und entlastet.
Analyse & Konzeption
Zu Beginn des Projekts wurde die bestehende Microsoft 365 Umgebung umfassend analysiert. Dabei standen insbesondere die aktuellen Strukturen, Nutzungsweisen und Prozesse rund um die Erstellung von Teams, SharePoint Seiten und den Umgang mit Gastbenutzern im Fokus.
Auf Basis dieser Analyse wurden konkrete Anforderungen definiert und ein Governance Konzept entwickelt, das sowohl technische als auch organisatorische Aspekte berücksichtigt.
Einführung von Templates und Prozessen
Im nächsten Schritt wurden standardisierte Templates für Microsoft Teams und SharePoint eingeführt. Diese bildeten die Grundlage für eine einheitliche Struktur und stellten sicher, dass neue Workspaces von Beginn an den definierten Governance Vorgaben entsprechen.
Ergänzend dazu wurden klare Prozesse für die Erstellung, Nutzung und Pflege von Workspaces etabliert. Dadurch entstand eine konsistente Arbeitsweise über alle Fachbereiche hinweg.
Etablierung eines zentralen Gastmanagements
Ein besonderer Fokus lag auf der Einführung eines strukturierten Gastmanagements mit dem Ziel, externe Zusammenarbeit transparent und sicher zu gestalten.
Dafür wurden klare Verantwortlichkeiten definiert und Prozesse etabliert, die eine regelmäßige Überprüfung von Gastzugriffen ermöglichen. Gleichzeitig wurde eine zentrale Übersicht geschaffen, die jederzeit Einblick in bestehende externe Zugriffe bietet.
So konnten Risiken reduziert und Compliance Anforderungen besser erfüllt werden, ohne die Zusammenarbeit mit externen Partnern zu erschweren.
Integration in Microsoft 365
Die technische Integration von Orchestry in die bestehende Microsoft 365 Umgebung erfolgte nahtlos und ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebs. Bestehende Strukturen wurden berücksichtigt und schrittweise in das neue Governance Modell überführt.
Orchestry wurde in Microsoft 365 integriert. Teams und SharePoint konnten wie gewohnt genutzt werden.
Ergebnisse und Mehrwert
Mit der Einführung von Orchestry wurde die Microsoft 365 Umgebung des Kunden strukturiert weiterentwickelt und deutlich besser steuerbar. Die Kombination aus klaren Regeln, automatisierten Prozessen und mehr Transparenz führte dazu, dass sowohl die IT als auch die Fachbereiche spürbar entlastet wurden. Gleichzeitig entstand eine stabile Grundlage für zukünftige Anforderungen und weiteres Wachstum.
Strukturierte und skalierbare Umgebung
Durch die Einführung von Templates, Namenskonventionen und klaren Regeln entstand eine einheitliche Struktur über alle Teams und SharePoint Seiten hinweg. Neue Workspaces wurden von Anfang an sauber angelegt und bestehende Strukturen konnten besser eingeordnet werden.
Das erleichtert die Orientierung und sorgt dafür, dass die Umgebung auch bei weiterem Wachstum klar strukturiert bleibt.
Entlastung der IT und klare Verantwortlichkeiten
Viele manuelle Aufgaben in der Bereitstellung und Verwaltung von Workspaces konnten reduziert werden. Gleichzeitig wurden klare Verantwortlichkeiten definiert, insbesondere durch festgelegte Owner Rollen.
Dadurch ist heute besser nachvollziehbar, wer für Inhalte und Strukturen zuständig ist und die IT wird im Tagesgeschäft deutlich entlastet.
Verbesserte Datenqualität und Copilot Readiness
Durch die klaren Strukturen und definierten Zuständigkeiten hat sich auch die Qualität der Inhalte spürbar verbessert. Informationen sind besser auffindbar, konsistenter abgelegt und weniger redundant.
Das schafft eine wichtige Grundlage für den Einsatz von Microsoft Copilot, da KI-Anwendungen nur dann sinnvoll arbeiten können, wenn die zugrunde liegenden Daten strukturiert und gepflegt sind.
Hohe Akzeptanz bei den Anwendern
Die hohe Akzeptanz bei den Anwendern erwies sich als entscheidend für den Projekterfolg. Der Self-Service-Ansatz bot den Fachbereichen die nötige Flexibilität, während gleichzeitig klare Rahmenbedingungen eingehalten wurden.
Die neuen Strukturen wurden aufgrund mehr Übersicht und einfacheren Prozessen nicht als Einschränkung, sondern als Unterstützung im Arbeitsalltag wahrgenommen.
Wie netunite Sie unterstützt
Die Einführung von Governance in Microsoft 365 ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. netunite begleitet Unternehmen dabei, ihre Umgebung strukturiert aufzubauen, sinnvoll weiterzuentwickeln und langfristig stabil zu betreiben. Dabei stehen sowohl technische als auch organisatorische Aspekte im Fokus – immer mit dem Ziel, eine Lösung zu schaffen, die im Alltag funktioniert und akzeptiert wird.
Beratung & Strategie
netunite unterstützt bei der Analyse bestehender Microsoft 365 Umgebungen und entwickelt darauf aufbauend ein passendes Governance-Konzept. Dabei werden sowohl die Anforderungen der IT als auch die Arbeitsweise der Fachbereiche berücksichtigt.
Das Ziel ist eine klare, umsetzbare Strategie, die Struktur schafft und gleichzeitig genügend Flexibilität für die tägliche Zusammenarbeit lässt.
Implementierung & Governance
Auf Basis der definierten Strategie übernimmt netunite die technische Umsetzung und Einführung geeigneter Lösungen wie Orchestry. Dazu gehören die Konfiguration von Governance-Regeln, die Einrichtung von Templates sowie die Integration in die bestehende Microsoft 365 Umgebung.
Dabei wird darauf geachtet, dass die Lösung nicht nur technisch funktioniert, sondern sich auch in bestehende Prozesse einfügt.
Schulung & Weiterentwicklung
Neben der technischen Umsetzung spielt auch die Schulung der Anwender eine zentrale Rolle. netunite unterstützt bei der Einführung neuer Arbeitsweisen, schafft Verständnis für Governance und begleitet Organisationen bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung ihrer Microsoft 365 Umgebung.
So entsteht eine nachhaltige Lösung, die mit den Anforderungen des Unternehmens wächst und langfristig Mehrwert bietet.
Sie möchten Microsoft 365 nicht nur verwalten, sondern gezielt weiterentwickeln?
Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für strukturierte Zusammenarbeit, klare Governance und den erfolgreichen Einsatz von Microsoft Copilot.
Weiterführende Links & Ressourcen
Für weiterführende Informationen rund um Governance in Microsoft 365 und den Einsatz von Orchestry bietet netunite ergänzende Inhalte und Lösungen an. Diese helfen dabei, die im Projekt gezeigten Ansätze auf die eigene Organisation zu übertragen und gezielt weiterzuentwickeln.
Orchestry bei netunite
Erfahren Sie mehr darüber, wie Orchestry als zentrale Plattform für Governance, Provisionierung und Reporting in Microsoft 365 eingesetzt werden kann und wie sich damit Struktur und Transparenz nachhaltig verbessern lassen.
netunite Linktipp
- Orchestry – netunite AG
- Microsoft 365 Governance mit Orchestry für Copilot – netunite AG
- Orchestry: Microsoft 365 Management & Automation Tool
- Orchestry Security and Compliance
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Schreiben Sie uns gerne direkt an: info@netunite.eu
