Digitale Schulverwaltung mit Microsoft 365 und Teams
Microsoft 365 als zentrale Plattform für Schule und Verwaltung
Benutzerverwaltung, Teams Governance und digitale Zusammenarbeit zentral gestalten
Branche
Bildungseinrichtung
Location
Regensburg
ca. 1000 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Joachim von Seydewitz
M365 Solution Architect
Last Update
20. März 2020
Lesezeit
5 Minuten
Digitale Schulverwaltung und Zusammenarbeit mit Microsoft 365
Digitale Werkzeuge sollten am Gymnasium nicht nur den Unterricht unterstützen, sondern auch die Zusammenarbeit und Organisation innerhalb der Schule vereinfachen. Dafür sollte Microsoft 365 als zentrale Plattform eingerichtet und so strukturiert werden, dass Lehrkräfte, Schüler:innen sowie ausgewählte externe Personen die benötigten Dienste sicher und zielgerichtet nutzen können.
Einrichtung von Microsoft 365 für den Schulbetrieb
Grundlage des Projekts war die Einrichtung und Konfiguration der Microsoft 365 Umgebung für eine Bildungseinrichtung. Dazu gehörten die Anpassung der Anmeldeseite an das Erscheinungsbild der Schule sowie die Konfiguration der benötigten Microsoft 365 Dienste. Damit wurde die technische Basis für die weitere Digitalisierung von Verwaltung, Kommunikation und Zusammenarbeit geschaffen.
Zenrale Benutzer- und Identitäten-Verwaltung
Die bestehenden Benutzerkonten von Lehrkräften und Schüler:innen sollten weiterhin aus dem lokalen Active Directory bereitgestellt werden. Dafür wurde die Synchronisierung der Identitäten mit Microsoft Entra ID konfiguriert. Gleichzeitig mussten die besonderen Anforderungen einer Bildungseinrichtung berücksichtigt werden, wie Datenschutzthemen und die Freigabe zur Nutzung der M365 Dienste.
Bereitstellung der M365 Dienste
Gemeinsam mit der Schule wurde ein Nutzungskonzept für Dienste wie Microsoft Teams, SharePoint, Exchange Online, OneDrive, OneNote und weitere Microsoft-365-Anwendungen erarbeitet. Dabei wurde festgelegt, welche Anwendungen für welche Einsatzbereiche vorgesehen sind und wie diese innerhalb der Schule genutzt werden sollen.
Automatisierte Zuweisung von Lizenzen
Um die Administration bei einer großen Anzahl von Benutzerkonten zu vereinfachen, wurden Schüler:innen jahrgangsspezifischen Gruppen zugeordnet. Auf dieser Grundlage konnten die vorgesehenen Microsoft 365 Education Lizenzen automatisiert bereitgestellt und die benötigten Dienste gezielt zugewiesen werden.
Microsoft Teams mit klarer Governance
Mit der technischen Bereitstellung von Microsoft Teams allein war das Projekt nicht abgeschlossen. Für eine dauerhaft übersichtliche Nutzung wurde gemeinsam mit der Schule ein Governance Konzept entwickelt. Darin wurde festgelegt, für welche Anwendungsfälle Teams eingesetzt, wie neue Teams aufgebaut werden und welche Regeln für Berechtigungen und Laufzeiten gelten.
Teams nach einheitlichen Regeln
Für unterschiedliche schulische Anwendungsfälle wurden klare Vorgaben zur Erstellung von Teams definiert. Dazu gehörten Namenskonventionen sowie Regeln für die Vergabe von Besitzer- und Mitgliederrollen. Dadurch entstand eine einheitliche Struktur, an der sich Lehrkräfte und Administration bei der Nutzung von Microsoft Teams orientieren können.
Definition von Lebenszyklen
Nicht jedes Team wird dauerhaft benötigt. Insbesondere Teams für Klassen, Kurse oder schuljahresbezogene Aktivitäten haben einen klar definierten Nutzungszeitraum. Im Governance Konzept wurde deshalb berücksichtigt, welche Teams nur für ein Schuljahr bestehen und welche Bereiche langfristig bestehen bleiben sollten.
Zusammenarbeit für Gremien und Schulprojekte
Neben dem Lehrbetrieb wurde Microsoft Teams auch für organisatorische Aufgaben eingesetzt. Spezielle Teams für Schulentwicklung, Elternbeirat und allgemeine Schulprojekte schafften zentrale Arbeitsbereiche für Dokumente, Abstimmungen und die gemeinsame Kommunikation.
Sichere Einbindung externer Personen
Für bestimmte Projekte und Gremien sollten auch Personen außerhalb der Schule eingebunden werden. Über die Gastzugriffsfunktionen von Microsoft Entra ID konnten so auch Eltern oder externe Referenten gezielt Zugriff auf die vorgesehenen Bereiche erhalten, ohne Teil der internen Benutzerorganisation der Schule zu werden.
Unterstützung der Lehrkräfte bei der Nutzung von Microsoft 365 und Teams
Damit Microsoft 365 und Teams im Schulalltag erfolgreich und sicher eingesetzt werden konnten, mussten die Lehrkräfte über die neuen Funktionen geschult werden. Die technische Einführung wurde durch praxisnahe Hilfestellungen und Schulungen ergänzt. Ziel war es, Wissen direkt in der Schule aufzubauen und den Einstieg in die neuen digitalen Arbeitsweisen zu erleichtern.
Zentrales Hilfeportal für Lehrkräfte
Für Lehrkräfte wurde ein eigenes Hilfeportal eingerichtet, in dem wichtige Informationen zur Nutzung der Microsoft 365 Dienste zentral zur Verfügung standen. Statt Informationen über verschiedene Quellen suchen zu müssen, erhielten die Anwender eine zentrale Anlaufstelle für Fragen rund um die eingesetzten Anwendungen.
Anleitungen und Best Practices
Das Hilfeportal wurde mit praxisnahen "Erste Schritte" Anleitungen und Best Practices ausgestattet. Inhalte zur Nutzung von Microsoft Teams, OneDrive und OneNote unterstützen Lehrkräfte dabei, typische Aufgaben selbstständig umzusetzen und die Anwendungen sinnvoll in ihren Arbeitsalltag zu integrieren.
Schulung Microsoft Teams
Im Rahmen einer Weiterbildungsveranstaltung wurden die Lehrkräfte mit Microsoft Teams und den vorgesehenen Einsatzmöglichkeiten vertraut gemacht. Dabei standen nicht nur einzelne Funktionen im Mittelpunkt, sondern auch deren praktische Nutzung für Kommunikation, Zusammenarbeit und Organisation innerhalb der Schule.
”"Mit Microsoft 365 und Teams haben wir eine zentrale Grundlage für die digitale Zusammenarbeit am Gymnasium geschaffen. Klare Governance Regeln, eine strukturierte Benutzerverwaltung und die gezielte Unterstützung der Lehrkräfte sorgen dafür, dass die Lösungen auch im Schulalltag sinnvoll und nachhaltig eingesetzt werden können."
Etablierung digitaler Prozesse in Schule und Verwaltung
Mit Microsoft 365 entstand eine zentrale Plattform für Kommunikation, Zusammenarbeit und Organisation am Gymnasium. Technische Konfiguration, Benutzerverwaltung und Teams Governance wurden dabei mit klaren Nutzungskonzepten und der Unterstützung der Lehrkräfte verbunden. So konnte die digitale Zusammenarbeit strukturiert in den Schulalltag integriert werden.
Zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit
Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive und weitere Microsoft 365 Dienste stellen nun gemeinsame digitale Arbeitsbereiche für Lehrkräfte und Schüler:innen bereit. Informationen, Dokumente und Kommunikation werden dadurch zentral organisiert und für die jeweiligen Benutzergruppen zugänglich gemacht.
Vereinfachte Administration durch klare Strukturen
Gruppenbasierte Lizenzzuweisungen, definierte Berechtigungen und einheitliche Governance Regeln reduzieren den administrativen Aufwand. Gleichzeitig sorgen klare Vorgaben für die Erstellung, Nutzung und Laufzeit von Teams dafür, dass die Microsoft 365 Umgebung auch langfristig übersichtlich verwaltet werden kann.
Technische Einführung und praktische Nutzung
Die Kombination aus technischer Umsetzung, Governance Konzept, Hilfeportal und Schulungen schafft die Grundlage dafür, Microsoft 365 nicht nur bereitzustellen, sondern im Schulalltag tatsächlich zu nutzen. Lehrkräfte erhalten sowohl die benötigten digitalen Werkzeuge als auch konkrete Unterstützung für deren täglichen Einsatz.
Wie netunite Sie bei der Einführung von Microsoft 365 unterstützt
Wir unterstützen Schulen und Bildungseinrichtungen bei der strukturierten Einführung und Weiterentwicklung von Microsoft 365. Dabei verbinden wir die technische Umsetzung mit klaren Governance Regeln und praxisnaher Unterstützung für Administration und Anwender.
Einrichtung und Konfiguration von Microsoft 365 Umgebungen
Wir planen und konfigurieren Microsoft 365 Umgebungen passend zu den organisatorischen und technischen Anforderungen Ihrer Einrichtung. Dazu gehören die benötigten Dienste, Identitäts- und Benutzerverwaltung mit Microsoft Entra ID sowie Gruppen, Berechtigungen und Lizenzzuweisungen.
Teams Governance und Berechtigungskonzepte
Wir entwickeln Regeln für die strukturierte Nutzung von Microsoft Teams und weiteren Microsoft 365 Diensten. Gemeinsam mit Ihnen definieren wir Namenskonventionen, Rollen und Berechtigungen, Gastzugriffe sowie Vorgaben für die Erstellung und den Lebenszyklus von Teams.
Unterstützung der Anwender und Wissensaufbau
Wir unterstützen Anwender:innen und Admnistratoren beim praktischen Einsatz von Microsoft 365 und Teams. Dazu entwickeln wir auf Wunsch Anleitungen und Best Practices, bauen zentrale Hilfebereiche auf und vermitteln das benötigte Wissen in praxisnahen Schulungen.
Microsoft 365 für Ihre Bildungseinrichtung
Sie möchten Microsoft 365 und Teams strukturiert einführen oder Ihre bestehende Umgebung weiterentwickeln? Wir unterstützen Sie bei Konfiguration, Benutzerverwaltung und Governance ebenso wie bei der praxisnahen Einführung für Ihre Anwender.
Weiterführende Links und Ressourcen
Weitere Informationen und Praxisbeispiele rund um Microsoft 365, Microsoft Teams und den Einsatz digitaler Lösungen in Bildungseinrichtungen bieten vertiefende Einblicke in die Themen dieser Referenz.
netunite Referenzen und News
- Microsoft Teams Schule - Anleitung & Tutorial - Grundlagen und wichtige Einstellungen für den Einsatz von Microsoft Teams im Bildungsbereich.
- Microsoft Teams Schule - Anleitung & wichtige Funktionen - Praxisnahe Funktionen und Empfehlungen für die Nutzung von Microsoft Teams im Schulalltag.
- Einführung von Microsoft 365 und Teams an Schulen - Einblicke in die strukturierte Einführung und Nutzung von Microsoft 365 und Teams in einer Bildungseinrichtung.
Passende Lösungen
- Microsoft 365 - Beratung, Einführung und Weiterentwicklung moderner Microsoft 365 Umgebungen.
- Modern Workplace - Digitale Arbeitsumgebungen mit Microsoft 365, Teams und weiteren Microsoft-Technologien gestalten.
Microsoft Links
- Microsoft 365 Education - Überblick über Microsoft 365 und die verfügbaren Lösungen für Schulen und Bildungseinrichtungen.
- Microsoft Teams for Education - Informationen zu Microsoft Teams für Unterricht, Kommunikation und Zusammenarbeit im Bildungsbereich.
- Microsoft Learn - Microsoft 365 Education - Technische Dokumentationen und Ressourcen von Microsoft für den Einsatz der Microsoft-Plattform im Bildungsbereich.
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