Compliance Management mit SharePoint
Zentrale Steuerung von Compliance Maßnahmen
Mehrstufige Fragebögen, automatisiertes Maßnahmentracking und transparente Auswertungen für alle Unternehmensstandorte
Branche
Konsumgüter
Location
München | Nürnberg | Augsburg
ca. 55.000 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Joachim von Seydewitz
M365 Solution Architect
Last Update
07 November 2017
Lesezeit
5 Minuten
Compliance Anforderungen für weltweite Standorte
Eine unternehmensweite Richtlinienänderung machte es erforderlich, den Ist-Zustand der Gebäudesicherheit an allen Unternehmensstandorten weltweit einheitlich zu erfassen und zu bewerten. Gleichzeitig sollten notwendige Maßnahmen aus den jeweiligen Ergebnissen abgeleitet, Verantwortlichen zugewiesen und deren Umsetzung nachvollziehbar dokumentiert werden. Dafür wurde eine zentrale Lösung auf Basis von SharePoint entwickelt.
Sicherheitsstatus für unterschiedliche Standorte
Die unterschiedlichen Standorte sollten ihren aktuellen Sicherheitsstatus nach einheitlichen Vorgaben dokumentieren können. Dafür wurde ein mehrstufiger und dynamischer Fragebogen umgesetzt, der die relevanten Informationen strukturiert erfasst und abhängig von den jeweiligen Antworten unterschiedliche Fragestellungen und Folgeprozesse abbildet.
Internationale Standorte mit mehrsprachigen Fragebögen
Da die Anwendung weltweit eingesetzt wird, wurde der Fragebogen mehrsprachig umgesetzt. So können die einzelnen Standorte ihre Angaben in der jeweils vorgesehenen Sprache erfassen, während die Informationen zentral zusammengeführt und nach einheitlichen Kriterien ausgewertet werden.
Automatisierte Compliance Maßnahmen
Die erfassten Angaben werden mit den definierten Unternehmensrichtlinien abgeglichen. Werden Abweichungen oder Handlungsbedarfe erkannt, können daraus konkrete Compliance Maßnahmen abgeleitet und den zuständigen Personen zugeordnet werden. Dadurch verbindet die Lösung die reine Erfassung des Ist-Zustands direkt mit dem anschließenden Maßnahmentracking.
SharePoint als zentrale Plattform für Fragebögen und Maßnahmentracking
Für die Umsetzung wurde eine zentrale SharePoint Anwendung entwickelt, in der Fragebögen, Dokumentationen, Aufgaben und Compliance Maßnahmen zusammengeführt werden. SharePoint bildet dabei die gemeinsame Daten- und Informationsbasis und stellt Funktionen für Versionierung, Dokumentenablage sowie Rollen und Berechtigungen bereit.
Steuerung dynamischer Fragebögen
Der Fragebogen wurde so aufgebaut, dass sich der weitere Verlauf anhand der bereits gegebenen Antworten dynamisch verändert. Dadurch werden den Anwendern gezielt die Fragen angezeigt, die für den jeweiligen Standort und dessen Situation relevant sind. Auch komplexere Abhängigkeiten innerhalb der Sicherheitsanforderungen lassen sich so strukturiert abbilden.
Dokumentation von Nachweise und Bilder in SharePoint
Ergänzend zu den Antworten können Bilder und weitere Nachweise direkt zum jeweiligen Vorgang hinterlegt werden. Die integrierte Versionierung unterstützt dabei eine nachvollziehbare Dokumentation von Änderungen und Bearbeitungsständen.
Abbildung von Rollen und Berechtigungen
Über ein abgestimmtes Rollen- und Berechtigungskonzept wird gesteuert, welche Personen Informationen erfassen, bearbeiten, prüfen oder freigeben können. Damit lassen sich sowohl lokale Verantwortlichkeiten an den einzelnen Standorten als auch übergeordnete Rollen innerhalb des Unternehmens berücksichtigen.
Automatisierte Compliance Maßnahmen
Die Lösung geht über die reine Erfassung des Sicherheitsstatus hinaus. Auf Basis der hinterlegten Richtlinien und der Antworten aus den Fragebögen werden erforderliche Maßnahmen identifiziert und in einen strukturierten Bearbeitungsprozess überführt. Automatisierte Workflows unterstützen dabei die Zuweisung, Bearbeitung und Nachverfolgung.
Maßnahmen durch einen regelbasierten, automatisierten Abgleich
Die Angaben der Standorte werden anhand definierter Regeln mit den geltenden Anforderungen abgeglichen. Ergibt sich daraus Handlungsbedarf, werden die notwendigen Compliance Maßnahmen automatisch angestoßen. Damit entsteht ein durchgängiger Prozess von der Erfassung des Ist-Zustands bis zur Bearbeitung festgestellter Abweichungen.
Aufgaben zuweisen und Bearbeitungsstände nachverfolgen
Identifizierte Maßnahmen werden den jeweils zuständigen Personen zugeordnet und zentral nachverfolgt. Verantwortlichkeiten, Status und Bearbeitungsstände bleiben dadurch transparent. Offene Aufgaben können gezielt verfolgt und die erfolgte Umsetzung nachvollziehbar dokumentiert werden.
Abbildung von Genehmigungen und Eskalationen über Workflows
Für definierte Prozessschritte werden Genehmigungs- und Eskalationsworkflows eingesetzt. Sie unterstützen die Verantwortlichen bei der Bearbeitung und sorgen dafür, dass erforderliche Prüfungen und Freigaben strukturiert erfolgen. So lassen sich auch mehrstufige Compliance-Prozesse innerhalb der Anwendung abbilden.
”Mit der zentralen SharePoint Lösung konnten wir die Erfassung der Gebäudesicherheit über internationale Standorte hinweg vereinheitlichen und mit einem automatisierten Maßnahmentracking verbinden. Besonders wichtig war dabei, Compliance Anforderungen nicht nur zu dokumentieren, sondern daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten und deren Umsetzung transparent nachzuverfolgen.
Zentraler Compliance Status
Neben der Erfassung und Bearbeitung der Maßnahmen schafft die Lösung eine zentrale Grundlage für die Auswertung des Compliance Status. Die Verantwortlichen erhalten einen aktuellen Überblick über die einzelnen Unternehmensstandorte und können nachvollziehen, wo Anforderungen erfüllt sind und an welchen Stellen noch Maßnahmen umgesetzt werden müssen.
Compliance Level der Standorte
Die erfassten Informationen werden standortübergreifend zusammengeführt. Dadurch lässt sich das jeweilige Compliance Level der Unternehmensstandorte zentral einsehen und vergleichen. Verantwortliche erhalten so einen konsistenten Überblick über den aktuellen Umsetzungsstand der definierten Sicherheitsanforderungen.
Dokumentation des Fortschritts der Maßnahmen
Für identifizierte Maßnahmen werden Bearbeitungsstatus und Umsetzung innerhalb der Anwendung dokumentiert. Damit ist nachvollziehbar, welche Maßnahmen noch offen, bereits in Bearbeitung oder abgeschlossen sind und wie sich der Status eines Standorts entwickelt.
Auswertungen als Grundlage für die weitere Steuerung
Zentrale Reports bereiten die erfassten Daten und Maßnahmen übersichtlich auf. Sie unterstützen die Verantwortlichen dabei, Handlungsbedarfe zu erkennen, Fortschritte zu bewerten und die Umsetzung der unternehmensweiten Vorgaben gezielt zu steuern.
Eine zentrale Lösung für internationale Compliance Prozesse
Mit der SharePoint Anwendung wurde ein zuvor komplexer, standortübergreifender Prozess in einer zentralen Lösung zusammengeführt. Fragebögen, Richtlinienabgleich, Maßnahmentracking und Auswertungen greifen ineinander und schaffen einen durchgängigen Prozess für die Dokumentation der Gebäudesicherheit.
Einheitliche Prozesse für alle Unternehmensstandorte
Durch die zentrale Anwendung arbeiten alle beteiligten Standorte nach denselben Vorgaben und Strukturen. Anforderungen können einheitlich abgefragt und Ergebnisse vergleichbar dokumentiert werden, unabhängig davon, an welchem Standort die Bearbeitung erfolgt.
Reduzierung manueller Abstimmungen durch automatisierte Abläufe
Regelbasierte Auswertungen und automatisierte Workflows übernehmen wiederkehrende Prozessschritte. Maßnahmen können direkt aus den Ergebnissen der Fragebögen abgeleitet und anschließend strukturiert bearbeitet werden. Das reduziert manuelle Abstimmungen zwischen den beteiligten Personen und Verantwortungsbereichen.
Transparenz über Compliance und offene Maßnahmen
BodyAlle relevanten Informationen werden zentral zusammengeführt. Verantwortliche erhalten dadurch einen transparenten Überblick über Compliance Status, offene Maßnahmen und deren Bearbeitungsfortschritt. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar dokumentiert, wie die jeweiligen Anforderungen an den einzelnen Standorten umgesetzt wurden.
Wie netunite Sie unterstützt?
Wir unterstützen Unternehmen dabei, Compliance Prozesse mit SharePoint und der Power Platform digital abzubilden, von der strukturierten Erfassung über automatisierte Workflows bis zum zentralen Maßnahmentracking. Dabei orientieren wir die Lösung an Ihren Richtlinien, Verantwortlichkeiten und bestehenden Microsoft 365 Strukturen.
Entwicklung individueller SharePoint Anwendungen
Wir entwickeln SharePoint Lösungen für individuelle Compliance- und Geschäftsprozesse, wenn Standardfunktionen allein nicht ausreichen. Dazu gehören beispielsweise dynamische Fragebögen, zentrale Datenstrukturen, Dokumentationen sowie abgestimmte Rollen- und Berechtigungskonzepte.
Automatisierung von Compliance Workflows
Mit Power Automate bilden wir Genehmigungen, Eskalationen, Benachrichtigungen und weitere Prozessschritte digital ab. Bestehende manuelle Abläufe können dadurch strukturiert automatisiert und direkt mit SharePoint und weiteren Microsoft 365 Diensten verbunden werden.
Maßnahmentracking und Reporting
Wir schaffen zentrale Lösungen, mit denen sich Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsstände und Ergebnisse nachvollziehbar verwalten lassen. Ergänzende Auswertungen und Reports schaffen Transparenz über offene Aufgaben, Fortschritte und den aktuellen Compliance Status.
Digitalisierung der Compliance Prozesse mit SharePoint
Sie möchten Fragebögen, Compliance Maßnahmen und Freigaben zentral abbilden und automatisieren? Wir entwickeln mit Ihnen eine passende Lösung auf Basis von SharePoint und der Microsoft Power Platform.
Weiterführende Links und Ressourcen
Weitere Informationen zu SharePoint, Power Platform und der Automatisierung von Geschäfts- und Compliance-Prozessen finden Sie in unseren weiterführenden Inhalten sowie in der Microsoft-Dokumentation.
netunite Links
Microsoft Links
Passende Lösungen
- Microsoft Power Platform - Individuelle Anwendungen und automatisierte Workflows mit Power Apps, Power Automate und weiteren Komponenten der Microsoft Power Platform.
- SharePoint Online - SharePoint als zentrale Plattform für Dokumente, Informationen und digitale Geschäftsprozesse, inklusive Workflow Automatisierung und Compliance Anforderungen.
- Softwareentwicklung - Individuelle Anwendungen und Erweiterungen für Geschäftsprozesse auf Basis von SharePoint, Microsoft 365 und der Power Platform.
Kontakt zur Projektberatung
Wir digitalisieren und automatisieren Ihre Compliance-Prozesse zentral mit maßgeschneiderten Lösungen auf Basis von SharePoint und der Microsoft Power Platform.
Schreiben Sie uns direkt an: vertrieb@netunite.eu
