Micro­soft Organiza­tion Assets – Teil 1: Unternehmensbilder

Einlei­tung

Ende 2019 hat Micro­soft die Organiza­tion Assets bereit­ge­stellt. Damit lassen sich zwei übliche Anfor­de­rungen gut umsetzen:

1. Integra­tion bestehender Unter­neh­mens­bilder direkt in die Bilder­aus­wahl in Modern Pages
2. Zentrale Bereit­stel­lung von Micro­soft Office Vorlagen für Word, Excel und PowerPoint

In diesem Teil der Blogreihe gehe ich auf die Integra­tion von Unter­neh­mens­bil­dern in Micro­soft Share­Point ein. Im zweiten Teil erkläre ich, wie über Share­Point Micro­soft Office Vorlagen von zentraler Stelle aus bereit­ge­stellt werden können.

Bereit­stel­lung von Unternehmensbildern

Micro­soft Share­Point Online wird dank des Modern UI sehr häufig für Intra­nets und Portale einge­setzt, da die Modern Pages auch sehr gut in der Share­Point Mobile App angezeigt werden und sogar Push-Benach­rich­ti­gungen möglich sind.

Modern Pages in Share­Point leben von Bildern. Bisher konnten Bilder nur über die integrierte Bing Bilder­suche (inklu­sive Filte­rung nach Lizenztyp – sehr nützlich) oder über Direkt­aus­wahl aus OneDrive oder anderen Sites, bzw. Upload einge­bunden werden. Viele Unter­nehmen haben aber einen eigenen Pool an Bildern, die für die Nutzung für Präsen­ta­tionen, News, Websites, etc. genutzt werden können. Genau für die Einbin­dung von Unter­neh­mens­bil­dern hat Micro­soft das Feature „Organiza­tion Assets“, bzw. „Ressourcen einer Organi­sa­tion“ bereitgestellt.

Nach Konfi­gu­ra­tion der Funktion gibt es im Dialog zur Bildaus­wahl ein neues Menü „Your organiza­tion“, worüber dann über definierte Ordner auf weitere Bilder zugegriffen werden kann. Jeder Ordner kann ein Thumb­nail Bild haben. Hier ist das Ergebnis:

Ende Q1 2020 plant Micro­soft die Bereit­stel­lung von „Stock-Images“ für Share­Point Online, d.h. ein von Micro­soft bereit­ge­stellter Bilder­pool für die Nutzung im Unternehmen.

Vorbe­rei­tung der Site Collection

Die OrgAs­sets sind Dateien, die in definierten Biblio­theken in einer Share­Point Site Collec­tion abgelegt sind. Es ist nicht möglich, OrgAs­sets in verschie­denen Site Collec­tions zu haben, daher macht es Sinn, eine zentrale Site /Sites/OrgAssets anzulegen. Derzeit können auch nur 30 Biblio­theken als Quelle für OrgAs­sets definiert werden. Inner­halb der Biblio­theken kann dann über Ordner weiter struk­tu­riert werden. Die OrgAs­sets nutzen in Hinter­grund das private CDN in Office 365, welches automa­tisch konfi­gu­riert wird.

• Anlage einer Site Collec­tion unter z.B. /Sites/OrgAssets
• Anlage der Biblio­theken für die Assets und Erstel­lung von Thumb­nail Bildern und Ablage dieser in der Standard Dokument­bi­blio­thek in der OrgAs­sets Site Collec­tion. In diesem Beispiel habe ich drei Biblio­theken und entspre­chende Thumb­nails angelegt: 
  • Office Templates (mehr dazu in Teil 2)
  • Logos
  • Netunite stock photos

Da die Dateien in Share­Point liegen kann hier auch mit Berech­ti­gungen gearbeitet werden, d.h. wer keine Leserechte auf einer Biblio­thek, einem Ordner oder einer Datei hat, sieht das Bild auch nachher in der Bildaus­wahl nicht.

Konfi­gu­ra­tion der Asset Library mit PowerShell

Die Konfi­gu­ra­tion einer Library als Asset Library erfolgt mittels Add-SPOOr­gAs­sets­Li­brary, wobei für Bilder der Parameter OrgAs­set­Type = Image­Do­cu­ment­Li­brary anzugeben ist. Sofern CDN noch nicht aktiv ist, wird es aktiviert:

Über Get-SPOOr­gAs­sets­Li­brary sind die konfi­gu­rierten Asset Libra­ries zu sehen (rechts im Bild).

Zu beachten ist, dass es bei der Konfi­gu­ra­tion einige Verzö­ge­rungen gibt, bei mir hat die Konfi­gu­ra­tion nach ca. drei Minuten gegriffen und die Bilder der Organi­sa­tion wurden im Bildaus­wahl­dialog wie oben angezeigt.

Weitere Infor­ma­tionen sind zu finden unter: https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/organization-assets-library

Im Teil 2 erkläre ich, wie Organiza­tional Assets zur Verwal­tung von Office Templates genutzt werden können.