Nintex Workshop: Workflows & Forms praxisnah anwenden
Individuelle Schulung mit Fokus auf SharePoint Automatisierung
Ein Erfahrungsbericht aus dem öffentlichen Dienst mit echten Use Cases und Best Practices
Branche
Öffentlicher Dienst
Location
München
ca. 5.000 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Markus Meyka
Solution Architect
Last Update
18 April 2020
Lesezeit
3 Minuten
Ausgangslage & Zielsetzung des Workshops
Im Rahmen der Einführung eines modernen Intranets auf Basis von Microsoft SharePoint stand bei einem öffentlichen Auftraggeber die gezielte Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit Nintex Workflow und Nintex Forms im Fokus. Ziel war es, interne Prozesse effizienter zu gestalten und bestehende Arbeitsabläufe durch automatisierte Workflows zu entlasten.
Die Ausgangslage war dabei klar: Obwohl die technische Infrastruktur für die Nutzung von Nintex bereits implementiert war, fehlte es vielen Beteiligten an praktischer Erfahrung im Umgang mit den Tools. Zudem bestand Unsicherheit in der zielgerichteten Anwendung, sowohl bei der Erstellung von Workflows als auch bei der Konfiguration von Formularen. Gerade bei der Kombination aus SharePoint und Nintex zeigten sich unterschiedliche Kenntnisstände, was die Effektivität der Plattform in der Breite limitierte.
Zielsetzung des Workshops
Befähigung durch Praxis: Die Teilnehmenden sollten in die Lage versetzt werden, einfache bis fortgeschrittene Workflows und Formulare selbst zu erstellen direkt am eigenen Anwendungsfall.
Standardisierung durch Best Practices: Neben der technischen Anwendung lag der Fokus auch auf methodischem Wissenstransfer, etwa zu Strukturierungsprinzipien, Wiederverwendbarkeit und Wartbarkeit von Workflows.
Insgesamt war der Workshop als zielorientiertes Kompetenztraining konzipiert: Nicht nur Wissen vermitteln, sondern konkrete Mehrwerte für die tägliche Arbeit schaffen.
Workshop Setup und Durchführung
Der Workshop war auf die spezifischen Anforderungen eines öffentlichen Auftraggebers mit rund 5.000 Mitarbeitenden ausgerichtet. Im Vorfeld wurden verschiedene Rollen im Unternehmen identifiziert, für die Nintex Lösungen besonders relevant sind, etwa Fachabteilungen mit hohem Formularaufkommen oder IT-Verantwortliche für Prozessautomatisierung.
Zielgruppe und Teilnehmerkreis
Teilgenommen haben sowohl technisch versierte Anwenderinnen und Anwender als auch weniger erfahrene Mitarbeitende, die bisher kaum Berührungspunkte mit Workflow Tools hatten. Die Zusammensetzung ermöglichte einen wertvollen Austausch zwischen verschiedenen Blickwinkeln und förderte ein nachhaltiges Lernumfeld.
Methodik: Praxisnah und anwendungsorientiert
Statt reiner Theorie lag der Fokus auf der praktischen Arbeit direkt im System: die Teilnehmenden konnten eigene Use Cases einbringen, die im Workshop exemplarisch umgesetzt wurden. Dabei wurde der Wechsel zwischen Hands-on-Phasen und kurzen Theorie Inputs bewusst eingesetzt, um das Erlernte direkt zu verankern.
Schulungsformat und -dauer
Die Schulung wurde als zweitägiger Inhouse Workshop konzipiert, ergänzt durch digitale Unterlagen und eine begleitende FAQ Dokumentation. Der erste Tag diente der Einführung in die technischen Grundlagen und das User Interface von Nintex Workflow und Forms. Am zweiten Tag standen die Umsetzung konkreter Geschäftsprozesse und die Optimierung bestehender Workflows im Mittelpunkt.
Das Format war bewusst modular aufgebaut, um auf individuelle Fragestellungen flexibel reagieren zu können. So entstand eine Lernumgebung, die sowohl strukturiert als auch offen für spontane Vertiefungen war.
Workshopeinblicke: Inhalte & Herausforderungen
Der Workshop vermittelte den Teilnehmenden nicht nur technische Grundlagen, sondern auch strukturelle und methodische Prinzipien für den erfolgreichen Einsatz von Nintex Workflow und Nintex Forms in der Praxis. Die Inhalte waren auf typische Anwendungsszenarien mit direktem Bezug zu den täglichen Aufgaben der Teilnehmenden im öffentlichen Dienst zugeschnitten.
Technische Inhalte im Überblick
Ein zentrales Element war die Konfiguration und Bereitstellung zusätzlicher Nintexinhaltsdatenbanken, die für die reibungslose Nutzung von Workflows erforderlich sind. Darüber hinaus wurden Einstellungen zur Freigabe und Sperrung von Workflow Aktionen behandelt, um den Zugriff auf sensible oder komplexe Funktionen gezielt zu steuern.
Ein weiteres Highlight war die Einführung in den Nintex Workflow Editor, inklusive der Unterscheidung zwischen List und Site Workflows sowie sequentiellen und State Machine Workflows. Die Schulung zeigte anhand konkreter Beispiele, wie sich komplexe Prozesse modular und wartbar abbilden lassen – ein zentraler Baustein für nachhaltige Automatisierung.
Auch die Arbeit mit dem Forms Editor wurde intensiv geübt. Die Teilnehmenden konnten mit gelieferten Beispielen arbeiten und eigene Formularlösungen entwickeln, z. B. für Antragsprozesse oder interne Checklisten.
Best Practices & methodische Ansätze
Neben der technischen Umsetzung wurden auch Best Practices für ein sauberes und skalierbares Workflow Design vermittelt. Dazu zählten Namenskonventionen, Versionsmanagement und Wiederverwendbarkeit von Bausteinen.
Durch die Mischung aus Theorie, Demo und eigenständiger Umsetzung lernten die Teilnehmenden, wie sie Nintex nicht nur bedienen, sondern auch strategisch einsetzen können, wie z.B. zur Standardisierung wiederkehrender Aufgaben oder zur digitalen Abbildung genehmigungspflichtiger Vorgänge.
Herausforderungen im Projektkontext
Während der Schulung zeigten sich typische Herausforderungen, die viele Organisationen in der Einführungsphase erleben:
- Heterogene Vorkenntnisse: Die Teilnehmenden hatten sehr unterschiedliche Erfahrungsstände mit SharePoint und Workflow Tools, was eine adaptive Vermittlung erforderlich machte.
- Technische Rahmenbedingungen: Die Integration von Nintex in die bestehende Infrastruktur brachte einige Konfigurationsaufwände mit sich, z.B. bei Berechtigungen oder Datenbankstrukturen.
- Komplexität der Workflow Typen: Insbesondere der Umgang mit State Machine Workflows erforderte eine genauere Erklärung, da deren Logik für viele Neulinge zunächst ungewohnt ist.
Diese Herausforderungen wurden im Workshop adressiert, um technische Sicherheit und methodisches Verständnis gleichermaßen zu fördern.
”Die praxisorientierte Herangehensweise hat es unseren Mitarbeitenden ermöglicht, direkt im Anschluss an die Schulung produktiv mit Nintex zu arbeiten.
ProjektleitungÖffentliche Verwaltung (anonymisiert)
Wie netunite Sie unterstützt
Die erfolgreiche Durchführung des Nintex Workshops basiert auf der langjährigen Erfahrung der netunite in der Verbindung von Technologie, Methodik und praxisnaher Wissensvermittlung. Als Partner für Digitalisierung und Automatisierung begleitet die netunite Unternehmen und öffentliche Einrichtungen dabei, ihre internen Prozesse effizient, nutzerfreundlich und zukunftssicher zu gestalten.
Individuelle Trainingskonzepte
Statt starrer Standard-Schulungen entwickelt die netunite maßgeschneiderte Trainingsformate, die sich an den konkreten Anforderungen der Organisation orientieren. Inhalte, Tempo und Tiefe werden exakt auf den Kenntnisstand und die Zielsetzung der Teilnehmenden abgestimmt.
In diesem Projekt zeigte sich, wie wertvoll dieser Ansatz ist: Die Teilnehmenden konnten eigene Use Cases einbringen und direkt umsetzen, was die Relevanz und den Lernerfolg deutlich erhöhte.
Technische Expertise in SharePoint & Nintex
Als Spezialist für Microsoft basierte Plattformen kennt die netunite die technischen Feinheiten der Integration von Nintex in SharePoint, sei es on-premises oder in hybriden Umgebungen. Von der Architekturberatung bis zur sauberen Konfiguration von Workflow Komponenten steht ein erfahrenes Team bereit, das nicht nur Tools versteht, sondern auch die Prozesse dahinter.
Unterstützung beim Rollout & Change Management
Neben der technischen und didaktischen Begleitung unterstützt netunite auch bei der Einführung neuer Prozesse im Unternehmen. Workshops wie dieser sind Teil eines umfassenderen Change Konzepts, das Anwender:innen Schritt für Schritt an neue Tools heranführt, Ängste abbaut und digitale Kompetenz fördert.
Der Workshop war dabei nicht nur ein einmaliges Event, sondern der Startpunkt für eine nachhaltige Nutzung von Nintex, mit klarer Strategie und konkretem Mehrwert.
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Links & Ressourcen
Für alle, die tiefer in die Themen Nintex, SharePoint und moderne Workflow Lösungen eintauchen möchten, haben wir hier weiterführende Artikel und Angebote zusammengestellt:
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