Einführung von Microsoft Teams – Fokus auf Videokonferenzen & Chat
Projektreferenz aus der Pharma- und Medizintechnikbranche
Erfolgreiche Digitalisierung von Kommunikation und Zusammenarbeit mit netunite® AG
Branche
Pharma und Medizintechnik
Location
Regensburg
ca. 200 Mitarbeiter:innen
Autor / Source
Joachim von Seydewitz
Solution Architect
Last Update
11. September 2025
Lesezeit
5 Minuten
Ausgangslage & Projektziele
Mit dem Ziel, Microsoft Teams als zentrale Kommunikationsplattform für Chat und Videokonferenzen zu etablieren, startete ein Pharmaunternehmen aus Regensburg ein umfassendes Digitalisierungsprojekt. Die Ausgangssituation war geprägt von fragmentierter Nutzung und fehlender Strategie im Umgang mit Microsoft 365.
Unternehmenshintergrund & Ausgangssituation
Der Kunde verfügte bereits über eine funktionierende Office 365-Umgebung, allerdings ohne strukturierten Rollout für Microsoft Teams. Die Potenziale der Plattform, insbesondere in der unternehmensweiten Kommunikation, blieben dadurch weitgehend ungenutzt.
Ziele der Einführung von Microsoft Teams
Im Fokus stand die Vereinheitlichung von Kommunikation und Zusammenarbeit durch die gezielte Einführung von Videokonferenzen und Chatfunktionen. Diese sollten sowohl für interne Zwecke als auch im Austausch mit externen Partnern genutzt werden können.
Besonderheiten & Herausforderungen im Projekt
Herausfordernd war insbesondere die Organisation des Projekts im Kontext einer Holdingstruktur mit Tochterfirmen. Zudem mussten spezifische Anforderungen an IT-Sicherheit, Datenschutz und Skalierbarkeit berücksichtigt werden.
Bestandsaufnahme & Konzeptentwicklung
Bevor Microsoft Teams flächendeckend eingesetzt werden konnte, war eine detaillierte Analyse der bestehenden Infrastruktur notwendig. Darauf aufbauend wurde ein technisches und organisatorisches Konzept zur strukturierten Einführung entwickelt.
Analyse der Microsoft 365 Umgebung
Im Rahmen der Bestandsaufnahme wurden bestehende Strukturen, Dienste und Benutzerrollen erfasst und bewertet. Die Analyse umfasste sowohl technische Aspekte als auch organisatorische Gegebenheiten.
Entwicklung eines Rollenkonzepts nach Best Practices
Basierend auf der Analyse entstand ein individuelles Rollenkonzept. Dieses definierte klare Berechtigungen für verschiedene Nutzertypen, etwa Administratoren, Fachbereiche oder externe Gäste, und richtete sich konsequent an Microsoft Best Practices aus.
Governance- und Mandantenstrategie
Ein zentraler Bestandteil war die Entwicklung einer Governance-Strategie für mehrere Office 365 Mandanten. Ziel war es, die Zusammenarbeit zwischen Holding, Tochterfirmen und externen Partnern mittels Azure B2B sicher, effizient und datenschutzkonform zu ermöglichen.
Technische Basiskonfiguration
Nach der strategischen und konzeptionellen Vorarbeit ging es in die technische Umsetzung. Ziel war es, Microsoft Teams sowie angrenzende Dienste wie OneDrive und SharePoint so zu konfigurieren, dass sie die erarbeiteten Rollen- und Sicherheitsvorgaben bestmöglich unterstützen.
Überprüfung bestehender Einstellungen
Zu Beginn wurde die vorhandene Basiskonfiguration von Microsoft 365 geprüft und mit aktuellen Best Practices von Microsoft abgeglichen. Dabei lag der Fokus auf der Bewertung der aktiven Dienste, der Netzwerksicherheit sowie der Admin- und Nutzerberechtigungen.
Dienstkonfiguration für Microsoft Teams, OneDrive & SharePoint
Im Anschluss erfolgte die gezielte Einrichtung der Kernanwendungen:
- Microsoft Teams: Aktivierung notwendiger Funktionen, Grundstruktur, Mandanten-Konfiguration
- OneDrive for Business: Freigaberichtlinien, Speicherrichtlinien, Gerätezugriff
- SharePoint Online: Struktur für Teamseiten, Metadatenverwaltung, Berechtigungsmodelle
Ziel war es, ein sicheres und effizientes Zusammenspiel der Anwendungen zu ermöglichen bei gleichzeitig intuitiver Nutzung durch die Mitarbeitenden.
Standardisierung & Skalierbarkeit im Fokus
Die Konfiguration wurde von Beginn an so ausgelegt, dass sie skalierbar und einheitlich ausrollbar ist auch auf zukünftige Unternehmensbereiche oder Tochtergesellschaften. Dies wurde durch die konsequente Anwendung von Vorlagen, Namenskonventionen und Richtlinien erreicht.
”Die Einführung von Microsoft Teams mit Fokus auf Videokonferenzen und Chat hat unsere interne Kommunikation spürbar verbessert. Besonders hilfreich war die klare Struktur bei der Rollenkonzeption und die praxisnahe Schulung unserer Mitarbeitenden. So konnten wir das Tool schnell und nachhaltig im Arbeitsalltag verankern.
ProjektleitungPharma & Medizintechnik, Regensburg
Individuelle Anpassungen & Integration
Neben der Basisinstallation standen unternehmensspezifische Anforderungen im Fokus. Dabei ging es vor allem darum, Microsoft Teams auf die tatsächlichen Kommunikations- und Prozessbedarfe des Unternehmens zuzuschneiden, sowohl intern als auch im Austausch mit externen Partnern.
Deaktivierung nicht benötigter Funktionen
Um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und Sicherheitsrisiken zu minimieren, wurden nicht benötigte Funktionen in Microsoft Teams und Office 365 gezielt deaktiviert. Dies betraf u. a.:
- nicht genutzte Connectoren und Bots
- öffentliche Teams-Erstellung ohne Freigabe
- nicht konforme Drittanbieter-Integrationen
So entstand eine klar fokussierte Umgebung, die auf die wichtigsten Kommunikations- und Kollaborationselemente reduziert wurde.
Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg
Eine Besonderheit des Projekts war die Holdingstruktur mit mehreren Tochtergesellschaften, die jeweils eigene Office 365 Mandanten betrieben. Um dennoch eine zentrale Zusammenarbeit zu ermöglichen, wurde ein Konzept auf Basis von Azure B2B entwickelt und umgesetzt.
Damit können:
- interne Teams aus verschiedenen Gesellschaften zusammenarbeiten
- externe Partner (z. B. Agenturen, Dienstleister) gezielt eingebunden werden
- Rechte und Zugriffe zentral verwaltet und protokolliert werden
Integration in bestehende IT-Strukturen
Die Implementierung wurde eng an die bestehende IT-Infrastruktur angepasst. Bereits eingesetzte Systeme wie lokale Fileserver, Exchange Online oder andere Cloud-Dienste wurden mit Microsoft Teams verknüpft, ohne die vorhandene Struktur zu destabilisieren.
Durch die Kombination aus Reduktion, Integration und Governance entstand eine hochgradig angepasste Microsoft Teams Umgebung, die optimal zum Geschäftsmodell des Unternehmens passt.
Sicherheits- & Datenschutzmaßnahmen
Der Schutz sensibler Unternehmensdaten war für den Kunden ein zentrales Anliegen. Entsprechend wurden im Rahmen der Microsoft Teams Einführung gezielte Maßnahmen ergriffen, um die Anforderungen an Datenschutz, BYOD-Nutzung und Zugriffssicherheit zu erfüllen.
Schutz mobiler Endgeräte via Intune App Protection
Da viele Mitarbeitende mit privaten Geräten (BYOD) auf Unternehmensdaten zugreifen, wurde ein Mobile Application Management (MAM)-Konzept auf Basis von Microsoft Intune implementiert. Die App Protection Policies regeln u. a.:
- Zugriffsbeschränkungen auf OneDrive und Teams-Inhalte
- Verhinderung des Datenexports in nicht verwaltete Apps
- Löschung geschäftlicher Daten bei Geräteverlust oder Offboarding
Damit wurde eine kontrollierte Nutzung von Microsoft Teams auf mobilen Geräten ermöglicht – ohne Zwang zur vollständigen Geräteverwaltung.
Identity Management & Gastzugriff
Zur gezielten Steuerung externer Zugriffe wurde ein Konzept für das Identitätsmanagement von Gästen und Partnern entwickelt. Es beinhaltet:
- Automatisierte Prozesse für Onboarding und Offboarding
- Einhaltung der firmenspezifischen Namenskonventionen
- Trennung von internen und externen Datenbereichen
Externe Benutzer können so sicher in Teams-Prozesse eingebunden werden ohne das Risiko unerwünschter Datenfreigaben.
Datenschutzkonformität & Auditfähigkeit
Alle Konfigurationen wurden daraufhin geprüft, ob sie mit der aktuellen DSGVO und unternehmensinternen Richtlinien konform sind. Zusätzlich wurden Logging- und Monitoring-Funktionen aktiviert, um Auditfähigkeit im Sinne der IT-Compliance sicherzustellen.
Wie netunite Sie unterstützt
Ob Sie Microsoft Teams neu einführen, bestehende Strukturen optimieren oder sichere Kollaborationsprozesse aufbauen möchten – die netunite begleitet Sie mit erprobter Methodik, technischem Know-how und tiefem Verständnis für digitale Zusammenarbeit im Mittelstand.
Maßgeschneiderte Konzepte statt Standardlösungen
Jedes Unternehmen ist anders – deshalb entwickeln wir individuelle Lösungen, die auf Ihre IT-Landschaft, Ihre Organisationsform und Ihre Ziele zugeschnitten sind. Wir verbinden:
- fundierte Analyse Ihrer bestehenden Umgebung
- strategische Konzeption auf Basis von Best Practices
- technische Umsetzung mit Fokus auf Sicherheit und Skalierbarkeit
Sie profitieren von klaren Prozessen, nachvollziehbaren Strukturen und einer Plattform, die von Ihren Mitarbeitenden gern genutzt wird.
Technische Exzellenz & pragmatische Umsetzung
Unsere Expert:innen kombinieren technisches Tiefenwissen mit Umsetzungskompetenz. Ob Rollenkonzept, Azure B2B Integration, Intune Konfiguration oder Governance-Modell, wir setzen Ihre Anforderungen präzise um und denken dabei immer einen Schritt weiter.
Gleichzeitig achten wir auf Wirtschaftlichkeit und Praxistauglichkeit, keine überdimensionierten Lösungen, sondern genau das, was Sie wirklich brauchen.
Begleitende Beratung & Schulung
Die Einführung neuer Tools ist immer auch ein Change-Prozess. Deshalb begleiten wir Sie nicht nur technisch, sondern auch methodisch:
- Schulungen für Admins & Power User
- Kommunikations- & Trainingskonzepte
- Digitale Wissensressourcen für Ihre Mitarbeitenden
Unser Ziel: Ihre Organisation soll Microsoft Teams effektiv, sicher und nachhaltig nutzen ohne Stolpersteine.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ähnliche Herausforderungen sehen, ob in der IT-Struktur, Zusammenarbeit oder Tool-Nutzung, dann lohnt sich ein unverbindliches Gespräch. Gemeinsam finden wir heraus, wie Microsoft Teams optimal in Ihre Arbeitsumgebung passt.
Unsere Expert:innen analysieren mit Ihnen den Status quo und zeigen konkrete Umsetzungswege auf. Individuell, praxisnah und lösungsorientiert.
Links & Ressourcen
Damit Sie tiefer in die Themen Microsoft Teams, Office 365 und digitale Zusammenarbeit einsteigen können, haben wir eine Auswahl relevanter Ressourcen zusammengestellt – von offiziellen Microsoft Dokumentationen bis hin zu praxisnahen Artikeln aus unseren Projekten.
Offizielle Microsoft-Ressourcen
- Overview of the Microsoft Teams client – Microsoft Teams | Microsoft Learn
- Zusammenarbeit mit Teams, SharePoint und OneDrive – Microsoft-Support
Fachartikel & Praxisguides von netunite® AG
Projektreferenz: Einführung Microsoft Teams – Fokus Videokonferenzen & Chat
Diese Referenz zeigt, wie ein mittelständisches Unternehmen aus der Pharma- und Medizintechnikbranche Microsoft Teams erfolgreich eingeführt hat, mit besonderem Schwerpunkt auf Videokonferenzen und Chat als zentrale Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge.
Lassen Sie uns Zusammenarbeit neu denken
Digitale Kommunikation ist mehr als nur Technik, sie verändert, wie wir miteinander arbeiten. Mit Microsoft Teams schaffen Sie die Basis für moderne, sichere und effiziente Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.
Jetzt Demo-Termin vereinbaren
Erleben Sie live, wie ein optimiertes Microsoft Teams Setup Ihre Arbeitsprozesse verbessern kann – auf Ihre Branche und Struktur zugeschnitten.
Schreiben Sie uns direkt an: info@netunite.eu
