Projektreferenz – Intranet des Jahres für das Goethe Institut

Intranet-Erfolg dank konsequenter User-Orientierung: Global 160 Goethe-Institute mit Collaboration, Dokumenten-Mangement und Publishing-Infrastruktur zu versorgen. Ein kniffliges Szenario, dessen Lösung mit hoher Anwender-Zufriedenheit und einem Intranet-Award gewürdigt wurde.

Ausgangslage: Alternative zur heterogenen Plattform-Landschaft

Zu den wichtigste Zielen des Projektteams gehörte, den Mitarbeitern Möglichkeiten für dezentrales Publizieren zu bieten, Arbeitsräume für jede Art von Teamaufgaben einzurichten sowie den Zugriff auf Geschäftsanwendungen wie SAP über das Portal bereitzustellen. Als Ergänzung sollte noch ein Extranet dazukommen, das Partnerorganisationen wie Goethe-Zentren, Kulturgesellschaften oder Sprachlernzentren verwenden können.

Um unter den nicht alltäglichen Voraussetzungen (große Zahl der über den Globus verstreuten Institute mit teilweise beschränkter Netzanbindung) den bestmöglichen Service bereitzustellen, war ein leistungsfähiges und gut konzipiertes Intranet notwendig. Vor allem aber sollte das Intranet eine konsistente und durchgängige Alternative zur heterogenen Vielzahl an vorhandenen Dokumenten- und Zusammenarbeits-Lösungen bilden, die in der Organisation in rund 80 Varianten existierten – von lokalen Laufwerken über File-Shares bis zu Dokumentenmanagementsystemen.

Lösung: Überzeugung durch Usability

Also musste eine andere Einführungsstrategie her, und die lautete „Überzeugung durch Usability“. Der Grundgedanke des Intranet Teams war, mit dem SharePoint-Intranet eine Plattform zu schaffen, die die Benutzer durch eine einfache Bedienung und eine Verbesserung der Produktivität begeistert.

Das bei einem derartigen Ansatz höhere Kosten für die Implementierung entstehen, war den Projektverantwortlichen durchaus bewusst. Doch die einfache Gegenrechnung dazu lautete: Schlechte Usability mindert die Produktivität der Mitarbeiter und zieht hohe Einarbeitungsaufwände nach sich, was in Summe zu hohen verdeckten Kosten führen würde.

Fazit: Hohe Anwender-Zufriedenheit und Intranet Award

Das Intranet im Goethe-Institut erfüllt hochgesteckte Erwartungen: Seit Jahren führt das Intranet-Team umfangreiche Benutzerbefragungen durch und hat so die Akzeptanzwerte ständig im Blick. Das Ergebnis der nutzerorientierten Strategie kann sich sehen lassen, wie auch die jüngste anonyme Umfrage wieder einmal bestätigte: Auf die Frage, ob das Intranet arbeitsrelevante Inhalte zur Verfügung stellt, gaben mehr als 70 Prozent der Mitarbeiter des Goethe-Instituts ihre volle Zustimmung.

Das Ergebnis spiegelt die Leidenschaft der Arbeit im Goethe-Institut wieder – sowohl auf Seiten der Mitarbeiter des Goethe-Institutes wie auch von der IT. Zudem wird die Meinung auch von externer Stelle geteilt: Für die erfolgreiche Erweiterung und Migration des Intranets wurde im vergangenen Jahr der Intranet-Award für „das beste Intranet 2013“ verliehen.