Confluence, SharePoint und Microsoft Teams im Vergleich

Intro

SharePoint von Microsoft oder Confluence von Atlassian– was ist besser? Diese Frage wird oft gestellt, lässt sich aber leider nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist, welches Produkt besser zu den Anforderungen, bzw. den Use Cases passt. Dabei sind funktionale, aber auch nicht-funktional Aspekte (IT Strategie, Lizenzierung, Security) zu betrachten. Bei einem Vergleich geht wie so oft es nicht um ein entweder oder, sondern um ein sowohl als auch, also eine Integration der verschiedenen Produkte.

1. Vergleich Funktionale Sicht (Use Cases)

Betrachten wir im Folgenden diese typischen Kern Use-Cases:

• Dokumenten-Management: prozessorientiertes Erstellen von Dokumenten mit Freigabeprozessen (Workflow, digitale Signatur), Verschlagwortung bis hin zur revisionssicheren Aufbewahrung und Archivierung.
• Wissensmanagement (Team): Erfassen und Teilen von Informationen im Kontext eines Teams, z.B. fachlich (Projektteam) oder organisatorisch (Abteilung, Gruppe).
• Wissensmanagement (Unternehmen): Erfassen und Teilen von Informationen auf Unternehmensebene. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens kann Artikel lesen, schreiben, verändern, kommentieren, liken. Datenklasse in der Regel „Public“ oder „Internal Use“.
• Unternehmenskommunikation: Kommunikation von Nachrichten, Mitteilungen im Unternehmen (z.B. „CIO News“), bzw. im Team; in der Regel „Top-Down“. Wenige, aber definierte Autoren, viele Leser.
• Zusammenarbeit im Team: Personen arbeiten zusammen in einem Kontext, z.B. Projektkontext, Abteilungskontext. Die Zusammenarbeit findet auf mehreren Ebenen statt, wie z.B. Chats in Channels anstatt Emails, Audio-Video Meetings, Erstellung von Dokumenten, Arbeiten an Listen, Nutzung von Anwendungen, …

Use Case: Dokumenten-Management

Empfehlung:

Microsoft SharePoint bietet seit Jahren zahlreiche Funktionen im Bereich ECM wie strukturierte Dokumentenablage mit Metadaten (Attribute, Labels, Taxonomien), Versionierung, Integration Office Client, Freigabeprozesse, Recordsmanagement, Berechtigungsverwaltung, Benachrichtigungen und Volltextsuche mit Texterkennung.

Use Case: Wissensmanagement (Team)

Empfehlung:

Eine sehr effiziente Lösung für Wissensmanagement in Teams ist OneNote. Die OneNote Funktionalität ist meist bereits bekannt aus der Privatnutzung, bzw. aus der Nutzung von OneNote für Meeting Minutes durch direkte Integration in Outlook.

Der Wesentliche Vorteil ergibt sich aus der Ablage der OneNote Notizbücher in SharePoint, wo dann die Berechtigungen entsprechend granular vergeben sind: OneNote bietet Co-Authoring-Funktion, d.h. Seiten können parallel bearbeitet werden. Änderungen werden entsprechend dargestellt.

Neben dem Webclient steht ein mächtiger Rich Client, bzw. eine mobile App für iOS und Android zur Verfügung. Ein Kernargument für die Nutzung von OneNote ist die komplette Offline-Funktionalität: Gerade unterwegs lässt sich somit auf Inhalte der synchronisierten Notizbücher zugreifen, bzw. deren Inhalte ändern. Die Synchronisierung erfolgt im Hintergrund automatisch sowie der Client wieder online ist.

OneNote verfügt auch über eine vereinfachte Wiki-Syntax. Durch [[Seitenname]] lassen sich Seite anlegen oder verlinken.

Eine nützliche Funktion ist die integrierte Office-Lense-Funktion. Über die OneNote App können Dokumente, Whiteboards, Fotos oder Visitenkarten direkt digitalisiert werden.

Erfasste OneNote Seiten können einfach geteilt, bzw. als PDF versendet werden – sinnvoll für z.B. Meeting Minutes.

OneNote Seiten lassen sich direkt in Microsoft Teams anzeigen

Durch die Ablage von OneNote in SharePoint, bzw. OneDrive for Business steht eine mächtige Volltextsuche zur Verfügung.

Use Case: Wissensmanagement (Unternehmen)

Empfehlung:

Wissensmanagement auf Unternehmensebene wird oft mit dem Begriff Wiki assoziiert. Denn warum sollte das als Wikipedia bekannte Wiki Prinzip aus dem Internet nicht auch unternehmensintern funktionieren?

Das Prinzip von Wikipedia funktioniert auch in Unternehmen. Es gibt verschiedene Anbieter für Wiki Systeme auf dem Markt. Ein bekanntes Wiki Produkt ist Confluence. Anwender können sehr einfach Webseiten mit Inhalten erstellen, verändern, umstrukturieren, löschen, exportieren, kommentieren, … Die Wiki Seiten selbst können auch Verknüpfungen zu anderen Elementen, wie z.B. Dokumenten, Bilder oder Videos beinhalten. Confluence Wiki Seiten unterstützen auch Social Funktionen wie Kommentare und Like.

Durch die Verlinkung der Seiten untereinander, sowie der Verlinkung der Seiten in einer thematischen Seitennavigation ergibt sich somit über die Zeit ein Wissenspool. Das Ganze steht und fällt natürlich mit der Aktualität und Organisation der Inhalte.

Confluence Wiki bietet eine zentrale Plattform als Enterprise Wiki. Zusätzlich bietet Confluence eine gute Integration mit Produkten wir Jira und BitBucket, was gerade für den Einsatz im Bereich Softwareentwicklung interessant ist.

Bzgl. unternehmensweitem Wissensmanagement verfolgt Microsoft einen dezentralen Ansatz in Verbindung mit einer zentralen, intelligenten Suche. Nach diesem Ansatz funktioniert auch das Internet – dezentrale Informationen werden über Suchmaschinen auffindbar gemacht. Informationen sind nicht in einem Quellsystem (Wiki) gespeichert, sondern können in verschiedenen Quellsystemen (SharePoint sites and documents, Wiki pages, Filesystem, LOB, öffentlichen Websites, …) gespeichert sein. Wichtig ist, dass die Suche, bzw. der Anwender (Berechtigungen) darauf zugreifen kann.

Use Case: Unternehmenskommunikation

Empfehlung:

SharePoint stellt hierfür mit den Communication Sites ein recht modernes Element zur Verfügung. Kern der Communication Sites sind die sog. „News“.

News sind spezielle Webseiten. Anwender können News Seiten webbasiert sehr einfach und intuitiv erstellen. Wichtige Elemente von News:

• Verschiedene Header-Typen: Bild, kein Bild, Groß/klein
• Verschiedene Layouts – können nachträglich geändert werden
• Zahlreiche WebParts zur Gestaltung von Inhalten wie Text und Quellcode, Integration von Videos und Dokumenten, WebParts für Bildergalerien, Kartendarstellung, Reports, …
• Social Features wie Kommentare, Liken

Die Communication Sites haben ein eingebautes News Archiv; News können auch als News Flash abonniert werden. Es gibt verschiedene Darstellungsoptionen für News: News Karussell/ News List mit suchbasierten News, bzw. auch sticky News, …

SharePoint News sind automatisch responsive, werden auch in der SharePoint Mobile App angezeigt und sind auch Offline verfügbar.

Die automatische Push Benachrichtigung bei neuen News stellt sicher, dass Anwender wichtige News über die Communication Sites nicht verpassen.

Über Kanäle und Berechtigungen lässt sich steuern, wer welche News sieht.

Mit der integrierten Like- und Kommentarfunktion (auch via SharePoint mobile App) stellen die SharePoint Communication Sites einen wesentlichen Pfeiler eines Social Intranet dar.

Use Case: Zusammenarbeit im Team

Empfehlung:

Für die Zusammenarbeit im Team, gerade in verteilten Teams mit hohem Anteil an Kommunikation (klassisch per Email, Skype Meetings), bietet Microsoft mit dem Microsoft Teams Service und dazugehöriger mobiler App einen neuen Dienst an.

Die klassischen on-premise Produkte wie Exchange (Kalender, Email), SharePoint (Files, Listen, Pages) und Active Directory (Gruppenberechtigungen) verschmelzen in Microsoft Teams zu einem neuen Service.

Über Apps/Connectoren /Bots können zusätzliche Informationsquellen in Teams Kanäle eingebunden werden.

Über Microsoft Planner kann das Team um ein Aufgabenmanagement im Kanban Style zur effizienten Aufgabenverfolgung erweitert werden.

Durch den in MS Teams vorhandenen SharePoint Service stehen auch alle SharePoint Funktionen – wie News oder auch die Dokument Management Funktionen zur Verfügung.

Hinweis: Microsoft Teams bietet eine eingebaute Wiki Funktionalität. Diese ist allerdings sehr einfach und aktuell weder mit OneNote, noch mit einer Enterprise Wiki zu vergleichen.

2. Vergleich nicht funktionale Sicht

Neben der funktionalen Sicht über die Use-Cases gibt es auch die nicht-funktionale Sicht, die unternehmensspezifisch je nach vorhandenen IT Services unterschiedlich zu bewerten sind.

Einige interessante Aspekte sprechen allerdings für die Nutzung von Office 365, u.a.:

• Office 365 ist oftmals bereits lizensiert, d.h. SharePoint Communication Sites, OneNote und Microsoft Teams stehen quasi ohne Zusatzkosten zur Verfügung.
• Die Einführung von SharePoint, bzw. Microsoft Teams geht zügig, da häufig bereits andere Office 365/ Azure Services im Einsatz sind, wie z.B. Azure AD Integration, Exchange Online, OneDrive for Business. Entsprechende IT Security Klärungen und Datenschutzvereinbarungen sind dann nur mit Microsoft zu treffen, bzw. vermutlich bereits vorhanden.
• Über Office 365 und Azure können bestehende Lösungsbausteine direkt genutzt werden, z.B.:
  • Anbindung des Active Directory Identitäten und Single Sign On
  • Gastzugriff über Azure B2B in Microsoft Teams und SharePoint Online
  • Azure Identity Protection zum Schutz der Identitäten, z.B. Multi-Faktor-Authentifizierung
  • Azure Terms of Use
• Über Azure Information Protection und Conditional Access können Geschäftsdaten auch auf mobilen Geräten geschützt werden – Stichwort Intune App protection and App Protection Policies
• Durch die Nutzung von Software as a Services (SaaS) können neue Technologien und Konzepte schnell eingeführt werden und sind „Evergreen“. Communcation Sites (SaaS und on-prem), sowie Microsoft Teams (SaaS only) stehen über Office 365 als Software as a Service zur Verfügung.

3. Vergleich Integration

Natürlich ist die Integration von SharePoint, bzw. Confluence, in die Produktlandschaft des jeweils eigenen Herstellers besser als in die Produktlandschaft anderer Hersteller:

• Microsoft SharePoint Online integriert sich nahtlos in Microsoft Office 365 – angefangen von Azure AD als Identity Provider über Microsoft Teams als Hub für Teamwork bis hin zur unternehmensweiten Suche, Integration in Microsoft Office Graph und Informationsschutz über Information Protection – und ist somit die Basis für jeden Information Worker.
• Confluence bietet gute Integration mit Jira und BitBucket, was zusätzlich für Angestellte im Bereich Softwareentwicklung von Vorteil ist.

Glücklicherweise gibt es nicht nur ein „Entweder Oder“, sondern auch ein „Zusammen“, also eine Integration der jeweiligen Services:

• Ein Quick-Win für Firmen mit SharePoint und Confluence ist die Integration von Confluence in eine SharePoint basierte Unternehmenssuche. Somit werden Inhalte aus einer Confluence Enterprise Wiki zusammen mit Suchtreffern aus anderen Inhaltsquellen zusammen angezeigt.
• Mit Microsoft Teams lassen sich über Apps Informationen aus unterschiedlichsten Quellen in ein Teams Team integrieren, um somit z.B. Teammitglieder über entsprechende Events zu informieren. Es gibt unterdessen Microsoft Teams Apps für
  • Confluence Cloud
  • Jira Cloud & Jira Server
  • Bitbucket Cloud / Bitbucket Server

4. Zusammenfassung

Das Mapping von Use Cases auf Technologien und Produkte ist vor allem aus Sicht der Endanwender sinnvoll, um einfache Entscheidungskriterien zur Produktauswahl an die Hand zu geben. Natürlich gibt es auch Überlappungen zwischen den Use Cases und Technologien, hier ist dann im Einzelfall abzuwägen, welche Technologie, bzw. welches Produkt besser für den Anwendungsfall ist.

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