Microsoft Viva – Module Teil 1: Connections und Insights

Die Employee Experience Plattform (EXP) Microsoft Viva bietet Tools und Funktionen für alles, was die Mitarbeiter im täglichen Arbeitsleben brauchen. Das Modul Viva Connections vereinfacht die Kommunikation und Zusammenarbeit, das Modul Viva Insights soll Mitarbeitern dabei helfen, sich besser zu organisieren sowie die passende Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu finden.

Motivierte und zufriedene Mitarbeiter sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen. Ziel ist eine positive Employee Experience (EX). EX beschreibt die Sicht des Mitarbeiters auf das Unternehmen und umfasst alle Erfahrungen, die ein Mitarbeiter in Verbindung mit seinem Arbeitgeber sammelt – vom ersten Kontakt über Bewerbung, Anstellung und Weiterentwicklung bis hin zum Verlassen des Unternehmens. Ziel von EX ist es, das Arbeitsumfeld so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich wohl fühlen, effizient zusammenarbeiten und jederzeit auf relevante Inhalte und Dienste zugreifen können. Basis dafür sind Employee Experience Plattformen (EXP) wie Microsoft Viva.

Microsoft Viva ist Teil von Microsoft 365 sowie Microsoft Teams. Die Desktop-Version ist seit Ende März verfügbar, die mobile Variante soll im Sommer folgen. Microsoft ordnet die Funktionen auf seiner Viva-Plattform in die Kategorien Arbeit/Engagement, Wohlbefinden, Lernen und Wissen. Dementsprechend stehen vier Module zur Verfügung: Viva Connections, Viva Insights, Viva Topics und Viva Learning. In diesem Blogbeitrag befassen wir uns mit den Modulen Viva Connections und Viva Insights, die beiden Module Viva Topics und Viva Learning folgen in einem weiteren Blogbeitrag.

Microsoft Viva Connections

Wie wichtig Kommunikation in Zeiten von Corona für das Wir-Gefühl im Unternehmen ist, zeigt der erste jährliche Work Trend Index von Microsoft von April 2021. Basis dafür sind eine Umfrage unter 30.000 Führungskräften und Beschäftigten aus 31 Ländern, Einblicke von Experten sowie die Auswertung anonymisierter Trends aus Microsoft 365 und LinkedIn. Dem Work Trend Index zufolge gaben 60 Prozent der Befragten an, sich nach der Umstellung auf Homeoffice im Zuge der Corona-Pandemie weniger mit ihrem Team verbunden zu fühlen. Es ist tatsächlich eine Herausforderung, die persönlichen Begegnungen im Büro, Ausflüge und andere Veranstaltungen im virtuellen Raum zu ersetzen.

Viva Connections soll hier Abhilfe schaffen. Das Tool wird über Teams aufgerufen und soll als zentraler Einstiegspunkt für die Einbindung von Mitarbeitern sowie als Drehscheibe für die interne Kommunikation in den Unternehmen dienen. Microsoft bezeichnet Viva Connections als Tor zum digitalen Arbeitsplatz. Führungskräfte und Mitarbeiter können sich beispielsweise in virtuellen Besprechungsräumen treffen und miteinander vernetzen. Zudem ist es möglich, Communities beizutreten und mit deren Mitgliedern zu interagieren.

Kommunikationszentrale: Microsoft Viva Connections bildet laut Microsoft das Tor zum digitalen Arbeitsplatz (Quelle: Microsoft)

Viva Connections baut auf Microsoft-365-Funktionen wie SharePoint auf. Mitarbeiter finden dort in einer Art Intranet eine zentrale Anlaufstelle etwa für Unternehmensnachrichten, Firmen-Richtlinien, Formulare etwa für Urlaubsanträge oder die Anforderung von IT-Support. Sie können ihre Einstiegsseite oder ihr Dashboard mit Power Apps oder Lösungen von Drittanbietern personalisieren und ihre Inhalte, Apps und Nachrichten dort ordnen. Damit sollen die Mitarbeiter Ressourcen leichter finden und den Überblick behalten.

Microsoft Viva Insights

Microsoft Viva Insights soll Mitarbeitern mit Hilfe von datengestützten Erkenntnissen und Empfehlungen dabei helfen, die passende Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu finden, sich besser zu organisieren und auf ihr Wohlbefinden zu achten. Denn auch hier fordert die Corona-Pandemie ihren Tribut.

Dem bereits erwähnten Work Trend Index von Microsoft zufolge sieht es mit der Work-Life-Balance der Mitarbeiter nicht gut aus. 54 Prozent der Beschäftigten weltweit fühlen sich überarbeitet, 39 Prozent erschöpft. In Deutschland sind es mit 55 beziehungsweise 42 Prozent sogar noch mehr. Ähnliche Ergebnisse zeigte eine Qualtrics-Studie zur psychischen Gesundheit. Demnach meldeten fast 70 Prozent der Mitarbeiter als Folge von Corona eine höhere Stressbelastung, und bei mehr als 40 Prozent verschlechterte sich die psychische Gesundheit.

Selbstfürsorge: Mitarbeiter sollen mit Hilfe von Microsoft Viva Insights die passende Balance zwischen Arbeit und Freizeit finden. (Quelle: Microsoft)

Viva Insights soll die Mitarbeiter mit datengestützten Erkenntnissen und Empfehlungen dabei unterstützen, sich nicht zu überlasten sowie Zeiten für regelmäßige Pausen, konzentriertes Arbeiten und Lernen einzuplanen. Zu den Empfehlungen können etwa das Abschalten von Benachrichtigungen gehören, Zeitlimits im Kalender zu setzen oder Prioritäten so festzulegen, dass sich die Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren. Auch Checklisten und Übungen zur Selbstreflexion am Ende des Arbeitstages sind geplant. Microsoft betont, dass diese persönlichen Einblicke nicht für andere Personen einsehbar sind, auch nicht für Führungskräfte.

Darüber hinaus ermöglicht Viva Insights Führungskräften, Entwicklungen auf der Team- und Organisationsebene sowie Zusammenhänge in Arbeitsmustern zu erkennen und bessere Arbeitsbedingungen zu schaffen. Diese werden aus aggregierten und anonymisierten Daten gewonnen, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zu ermöglichen. Ein Dashboard für Microsoft Viva- und LinkedIn-Glint-Kunden verknüpft Erkenntnisse über die Arbeitsweise der Mitarbeiter mit Daten aus Mitarbeiterumfragen zur Stimmung der Mitarbeiter. Firmen können zudem Daten von externen Tools wie Zoom, Workday und SAP SuccessFactors nutzen.

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