Mehr Power für Teams mit Micro­soft Lists

Seit kurzem ist die App Micro­softs Lists als Erwei­te­rung für Teams verfügbar. Lists ersetzt die bekannten Share­Point-Listen und ist speziell für Projekt­ma­nage­ment und eine effizi­en­tere Organi­sa­tion im Unter­nehmen konzi­piert. Die App soll den Nutzern helfen, Infor­ma­tionen, wichtige Aufgaben und Arbeits­ab­läufe zu verfolgen und so die Produk­ti­vität zu erhöhen.

Micro­soft Lists ist ein weiteres Programm aus der Kategorie Produk­ti­vität, Verwal­tung und Check­listen. In diesem Bereich bietet Micro­soft bereits die Tools „To Do“ für das Selbst­ma­nage­ment sowie „Planner“ für das Erstellen von Projekt­plänen oder die Organi­sa­tion von Aufgaben im Team an. Lists überschneidet sich zum Teil mit diesen beiden Produkten, bietet aber viele zusätz­liche Funktionen. Firmen können damit ihre Daten tracken, komplexe und inter­ak­tive Listen mit unter­schied­li­cher Zugriff­be­rech­ti­gung erstellen, Arbeits­pro­zesse trans­pa­renter gestalten sowie mit anderen teilen oder Workflows automa­ti­sieren. Für Letzteres unter­stützt Micro­soft Lists Power Automate für Workflows und Power Apps für zusätz­liche Formu­lare und Anwen­dungen basie­rend auf der Liste.

Micro­soft Lists verbes­sert die Zusam­men­ar­beit, da alle Team-Mitglieder mit Hilfe anpass­barer Ansichten, intel­li­genter Regeln und Warnmel­dungen sowie der Integra­tion in Micro­soft Teams immer auf dem neuesten Stand sind. Die App bietet als Teil von Micro­soft 365 die bekannte Sicher­heit und Compli­ance auf Unter­neh­mens­ebene und steht als Desktop-Anwen­dung über den App Launcher von Micro­soft 365 oder direkt in Micro­soft Teams zur Verfü­gung. Die Versionen für die mobilen Betriebs­sys­teme Android und iOS sollen in Kürze auf den Markt kommen. Derzeit ist Micro­soft Lists nicht für Privat­nutzer erhält­lich. Mindest­vor­aus­set­zung ist eine Enter­prise-Lizenz E1 für Micro­soft 365.

Listen einfach anlegen

Micro­soft Lists ist eine sinnvolle Erwei­te­rung für Teams, weil hier Funktionen für die Zusam­men­ar­beit im Mittel­punkt stehen. Micro­soft Lists ist für alle Teams-Benutzer mit entspre­chender Lizenz und Berech­ti­gung verfügbar und steht direkt im Reiter Katalog jedes Teams und Kanals bereit. Das Anlegen einer neuen Liste in Teams erfolgt ganz einfach: Benutzer klicken dafür in dem gewünschten Kanal auf das Pluszei­chen (+) am oberen Bildschirm­rand, um die Regis­ter­karte Katalog zu öffnen, wählen die Listen-App aus und erstellen eine  neue Regis­ter­karte mit einer Liste.

Sobald diese Regis­ter­karte hinzu­ge­fügt ist, lassen sich Listen dort auf verschie­dene Art und Weise anlegen: als komplett neue Liste,  über den Import bestehender Listen etwa aus einem anderen Team oder aus Share­Point, durch den Import von Tabel­len­daten aus Excel oder mit vorge­fer­tigten Templates. Zudem stehen die bekannten Funktionen aus dem Share­Point-Web allesamt weiterhin zur Verfü­gung: Spalten­typen, Ansichts­for­ma­tie­rung, Schnell­be­ar­bei­tung, Export nach Excel, Sortie­rung, Filte­rung etc.

Nutzer können persön­liche Listen erstellen und teilen oder Teamlisten, die einem gesamten Team zugeordnet sind. Es ist auch möglich, sich im Teams-Kanal über die einzelnen Listen-Elemente und ‑Einträge zu unter­halten. Zudem sind Sicher­heit und Compli­ance gewähr­leistet, da die App alle Benut­zer­ak­tionen auf der Liste erfasst, proto­kol­liert und an das Security- und Compli­ance-Center in Teams überträgt.

Templates und Formatierung

Für den schnellen Start bietet Micro­soft mehrere Vorlagen mit vorde­fi­nierter Listen­struktur, Formu­lar­lay­outs und Forma­tie­rungs­op­tionen an. Dazu gehören etwa Templates für Check­listen, die Einar­bei­tung neuer Mitar­beiter, die Organi­sa­tion von Events, das Manage­ment von Problemen oder die Verwal­tung von Assets für die Inven­ta­ri­sie­rung. Zudem gibt es zum Beispiel branchen­spe­zi­fi­sche Vorlagen für Patien­ten­listen im Gesund­heits­wesen oder die Kredit­ver­wal­tung für Banken. Diese Vorlagen lassen sich einfach modifi­zieren, um sie an die eigenen Anfor­de­rungen anzupassen.

Für die Konfi­gu­ra­tion von Listen stehen den Nutzern viele Optionen zur Verfü­gung. Beim äußeren Erschei­nungs­bild haben sie die Wahl zwischen folgenden vier Ansichten:

• Raster: Das Raster ist eine klassi­sche Tabelle mit frei konfi­gu­rier­baren Zeilen und Spalten.
• Liste: Diese Ansicht ähnelt dem Raster, aller­dings ist die Bearbei­tung der einzelnen Zeilen deakti­viert. Hier lassen sich einfache Ja/Nein-Optionen einrichten, etwa für die Teilnah­me­be­stä­ti­gung von Events.
• Kalender: Wenn die Infor­ma­tionen und Listen Termine oder Datums­an­gaben enthalten, lassen sich diese in der Kalen­der­an­sicht anzeigen. Die Darstel­lung eignet sich daher gut für die Termin- oder Projektplanung.
• Galerie: Die Karten der Galerie sind konfi­gu­rierbar und bieten Platz für Bilder oder Infografiken.

Darüber hinaus ist es möglich, die Listen selbst zu gestalten und Spalten mit Inhalts­typen wie Freitext, Währung, Personen, Ja/Nein, Links, Bilder etc. zu katego­ri­sieren. Nutzer können den Status eines Listen-Elements ähnlich wie in Excel über die bedingte Forma­tie­rung farblich hervor­heben, sobald eine bestimmte Bedin­gung erfüllt ist.  Ein Beispiel wäre Orange als Füllfarbe beim Status „Wird überprüft“ und Grün beim Status „Geneh­migt“. Die Hinter­grund­farbe ändert sich automa­tisch, wenn das Krite­rium erfüllt ist. Zudem gibt es benut­zer­de­fi­nierte Ansichten, um Listen-Elemente wie Spalten zu organi­sieren, mit Hilfe von Filtern zu sortieren oder beson­ders hervorzuheben.

Freigaben und Regeln

Da Listen meist gemeinsam von mehreren Mitar­bei­tern oder Partnern genutzt werden, ist die Freigabe eine der wichtigsten Funktionen. Nutzer können die gesamte Liste mit Bearbei­tungs- oder Leserechten freigeben oder nur einzelne Elemente. Weitere Optionen sind Bearbeiten, das Festlegen eines Ablauf­da­tums oder die Vergabe eines Kennworts für externen Zugriff. Nach der Freigabe können die einge­la­denen Personen Kommen­tare hinzufügen.

Zudem lassen sich Listen mit Wenn/­Dann-Regeln funktional erwei­tern, um zum Beispiel Team-Mitglieder bei Änderungen zu benach­rich­tigen. Hier ist es möglich, Personen‑, Status- und Wertän­de­rungen auszu­wählen, um Alerts zu versenden oder Werte in der Liste automa­ti­siert zu aktua­li­sieren. Über die Regeln können die Nutzer auch Reminder einrichten.

Aktuell entwi­ckelt Micro­soft unter der Bezeich­nung Project Nucleus eine neue Synchro­ni­sa­ti­ons­technik für Weban­wen­dungen und lokal zwischen­ge­spei­cherte Daten. Sie soll noch in diesem Jahr Teil von Micro­soft Lists werden. Nucleus soll Änderungen, die offline an Inhalten erfolgten, automa­tisch synchro­ni­sieren, sobald die Inter­net­ver­bin­dung wieder herge­stellt wird.

Wir haben Ihr Inter­esse geweckt und Sie möchten Micro­soft Lists, Power Automate oder eine der anderen Apps aus dem Micro­soft Office 365 Paket bei sich im Unter­nehmen einsetzen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und unter­stützen Sie gerne!