Micro­soft Teams — Best Practice, Do’s & Don’ts

1. Micro­soft Teams Basics

Vor Nutzung von Micro­soft Teams sollten die Teams Basics bekannt sein:

• Alle Mitglieder in einem Team können alle Inhalte in Micro­soft Teams sehen. Ausnahme sind Inhalte in privaten Kanälen.
• Micro­soft Teams kennt keine Leserechte. Mitglieder können Dateien bearbeiten und löschen.
• Teams Kanäle können nachträg­lich nicht von „Standard“ in „Privat“ und andersrum geändert werden, d.h. bei Kanal­an­lage ist zwischen Standard und Privat zu unterscheiden.
• In privaten Kanälen können nur Mitglieder aus dem jewei­ligen Team hinzu­ge­fügt werden. Es gibt eine eigene Datei­ab­lage und eigene Unter­hal­tungen im privaten Kanal, einen eigenen Planner gibt’s aller­dings nicht. Alter­na­tive zu privaten Kanälen ist ein eigenes Team.
• Standard­mäßig können alle Mitglieder Kanäle (auch private Kanäle) anlegen, ändern und löschen. Das kann in den Teamein­stel­lungen geändert werden.
• Teams setzt auf den Micro­soft Office 365 Gruppen auf. Wer in einem Team berech­tigt ist, hat auch auf die zur Micro­soft Office 365 Gruppe gehörenden Ressourcen wie Share­Point Site, Exchange Mailbox und den Planner Zugriff.
• In Micro­soft Teams können keine bestehenden Azure AD Gruppen berech­tigt werden, es können ledig­lich die Mitglieder der Azure AD Gruppe zum Berech­ti­gungs­zeit­punkt in dem Team berech­tigt werden.
• Wer im Team berech­tigt ist, ist auch im dazuge­hö­rigen Share­Point berech­tigt. Zusätz­lich können in Share­Point noch weitere Rechte vergeben werden, z.B. Berech­ti­gungen auf Liste/Bibliothek, Ordner und Element. Die Vergabe von zusätz­li­chen Berech­ti­gungen im Share­Point sollte die Ausnahme sein, da dadurch die Rechte­ver­gabe unüber­sicht­lich wird.

Die Office Online Hilfe zu Teams ist dazu sehr gut. Bei Bedarf können diese Inhalte auch über die sogenannten Learning Pathways für Micro­soft Teams & Share­Point im eigenen Share­Point Online mit zusätz­li­chen eigenen Inhalten zur Verfü­gung gestellt werden:

2. Do’s & Don’ts

• Ein Team sollte mindes­tens zwei Besitzer haben, damit Berech­ti­gungen und Teamein­stel­lungen von mehreren Personen verwaltet werden können.
• Die Anlage der Teams sollte gemäß einer Namens­kon­ven­tion erfolgen, um Micro­soft Teams auf Basis der Organi­sa­ti­ons­struktur von Projekt-Teams unter­scheiden zu können.
• Kanal „Allge­mein“ nutzen für Anwei­sungen & Ankün­di­gungen im Team. In den Kanal­ein­stel­lungen kann einge­stellt werden, dass nur Besitzer Nachrichten in den Allge­meinen Kanal posten dürfen:

• Als Besitzer eines Teams sollte geprüft werden, ob die Standard­ein­stel­lungen in Micro­soft Teams für den jewei­ligen Verwen­dungs­zweck geeignet sind.
• Nutzung von Tags, um in großen Teams die Mitglieder thema­tisch zu struk­tu­rieren und über @mentions zielgrup­pen­ba­siert anzusprechen.

• Wiki Tab pro Kanal eignet sich, um Basis­in­for­ma­tionen über den Kanal, bzw. das Team bereit­zu­stellen, z.B. „Wozu ist der Kanal/das Team da“, Ansprech­partner, etc. Die Teams Wiki Funktion unter­stützt weder Co-Autho­ring, noch Volltext­suche, noch Versionierung.
• Wenn abzusehen ist, dass eine Kanal­un­ter­hal­tung über einen längeren Zeitraum geht, dann ist es sinnvoll, der Unter­hal­tung einen Betreff zu geben:

• Bei Unter­hal­tungen nicht verwech­seln: „Antworten“ und „Neue Unter­hal­tung“ ist nicht das gleiche, auch wenn es sehr ähnlich aussieht. Werden „Antworten“ als „Neue Unter­hal­tung“ gepostet, dann geht der Kontext der Unter­hal­tung verloren, da Micro­soft Teams die Unter­hal­tungen auch nach dem Änderungs­datum anzeigt.

• Nutzung von OneNote für die Sammlung von Infor­ma­tionen. OneNote funktio­niert auch Offline sehr gut und kann direkt in einen Kanal einge­bunden werden. In der Regel reicht ein OneNote pro Teams aus, da in Micro­soft Teams jeder auf alles Leserechte hat. Die Struktur der OneNote Abschnitten kann analog zu den Kanälen erfolgen.

• Bei Starker Nutzung von Share­Point ggf. Umbenen­nung der Standard Dokument­bi­blio­thek in „Teams Dokumente“
• Nutzung der Standard Dokument­bi­blio­thek nur für die Dokumente in den Team Kanälen. Verän­dern der Einstel­lungen an der Default-Dokument­bi­blio­thek (z.B. Ändern der Rechte der Biblio­thek „Dokumente“) sollten vermieden werden, da dadurch die Funktio­na­lität mit den Teams Kanälen beein­flusst werden kann. Unter­dessen macht Micro­soft Team-connected Ordner in Share­Point erkenntlich:

• Sollen unabhängig von Kanälen weitere Dokumente in der Share­Point Site des Teams angelegt werden, bzw. werden spezi­elle Dokument­bi­blio­thek­ein­stel­lungen benötigt (eigene Rechte, Metadaten, Inhalts­typen, Versio­nie­rung, …), so sollte eine weitere Dokument­bi­blio­thek angelegt werden. Eine Einbin­dung in eine Regis­ter­karte ist möglich:

• Kanäle mit Emojis im Kanal­namen fallen schneller ins Auge. Emojis können in Windows über „Windows“ + „.“ Einge­geben werden.
• Meetings mit Video sind effek­tiver als ohne Video. Meetings können bei Bedarf aufge­nommen werden. Die Aufnahme kann über den Stream abgespielt werden.
• Wechseln der Organi­sa­tion im Team Client während eines Micro­soft Teams Meeting oder eines Teams Call führt zum Abbruch des Meetings, bzw. des Calls. Statt­dessen ist es ratsam, Teams im Webbrowser zu öffnen und dort den Tenant-Switch durchzuführen.
• Bei Micro­soft Teams Meetings mit Video ist es ratsam, sich mit der Funktion „Hinter­grund weich­zeichnen“ vertraut zu machen. „Steue­rung + Shift + P“

• Tasten­kom­bi­na­tionen erleich­tern die Naviga­tion in Micro­soft Teams, dazu „/“ in die Suchbox eingeben:

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfü­gung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!