Microsoft Viva: EXP Arbeitsumgebung für zufriedene Mitarbeiter

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen sind motivierte und zufriedene Mitarbeiter. Das Stichwort lautet Employee Experience (EX). Ziel von EX ist es, das Arbeitsumfeld so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich wohl fühlen, effizient zusammenarbeiten und jederzeit auf relevante Inhalte und Dienste zugreifen können. Basis dafür sind EX-Plattformen wie Microsoft Viva.

Die Digitalisierung hat die Arbeitswelt stark in Richtung Flexibilität verändert. Neue Arbeitsmodelle von 4-Tage-Woche bis hin zu Vertrauensarbeitszeit versprechen, eine bessere Work-Life-Balance zu schaffen. Die Corona-Pandemie verstärkt zudem den Trend hin zum Home-Office und neuen, flexibleren Formen der Zusammenarbeit. Der Sammelbegriff für all diese Entwicklungen ist New Work. Er steht für flachere Hierarchien, Vertrauen statt Kontrolle, mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation der Mitarbeiter. Bei New Work geht es auch darum, die Arbeitsplätze stärker an den Bedürfnissen der Mitarbeiter auszurichten.

Positives Arbeitserlebnis im Mittelpunkt

Ziel ist eine positive Employee Experience (EX). EX beschreibt die Sicht des Mitarbeiters auf das Unternehmen und umfasst alle Erfahrungen, die ein Mitarbeiter in Verbindung mit seinem Arbeitgeber sammelt – vom ersten Kontakt über Bewerbung, Anstellung und Weiterentwicklung bis hin zum Verlassen des Unternehmens.

Firmen sollten daher ein positives und inspirierendes Arbeitsumfeld schaffen, in dem die Mitarbeiter sich wohl fühlen und das ihre Fähigkeiten und Bedürfnisse entsprechend fordert und fördert. Dadurch sind die Mitarbeiter motivierter und die Bindung an das eigene Unternehmen steigt. Zufriedene Mitarbeiter sind leistungsbereiter, identifizieren sich mit dem eigenen Unternehmen und repräsentieren es als eine Art „Markenbotschafter“ nach außen. Eine positive Employee Experience sorgt dafür, dass qualifizierte Arbeitskräfte längerfristig an Bord bleiben – in Zeiten des Fachkräftemangels ein unschätzbarer Vorteil.

Mitarbeiterbindung: Employee Experience stellt die Mitarbeiter und deren Bedürfnisse in den Mittelpunkt

Wichtige Faktoren für eine positive EX sind eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien in der Arbeitsorganisation, kooperativem Führungsstil, angenehmem Arbeitsklima und zwischenmenschlichen Umgang. Auch die Architektur und Gestaltung der Büroräume, flexible Arbeitszeiten und -orte, Gestaltungsspielräume in der täglichen Arbeit sowie hohe Eigenverantwortung tragen zum Wohlbefinden der Mitarbeiter bei. Eine wichtige Rolle spielen zudem moderne Technologien zur besseren Kommunikation und Zusammenarbeit.

Employee Experience Plattformen (EXP)

Zu diesen Technologien gehören auch Employee Experience Plattformen (EXP) wie Microsoft Viva. Sie integrieren unter einer einfach zu bedienenden grafischen Oberfläche diverse Tools und Funktionen für alles, was die Mitarbeiter im täglichen Arbeitsleben brauchen. EXP-Lösungen vereinfachen die Kommunikation und Zusammenarbeit, fördern die Weiterentwicklung und Weiterbildung der Mitarbeiter, gewähren schnell und einfach Zugang zu Wissen, Lerninhalten und Unternehmensressourcen.

Kurzum: Sie sollen das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern sowie die Zufriedenheit der Belegschaft erhöhen. Der Bedarf für Employee Experience Plattformen scheint vorhanden, es entsteht gerade eine neue Produktkategorie. Marktforscher wie Josh Bershin schätzen das Potenzial des EXP-Marktes auf jährliche Ausgaben weltweit von bis zu 300 Milliarden US-Dollar. Daher überrascht es nicht, dass Microsoft mit seiner EX-Plattform Viva hier tätig wird.

Microsoft Viva

Im Februar 2021 hat der Konzern mit Microsoft Viva erstmals ein integriertes System für die Employee Experience angekündigt. Die neue EX-Plattform soll die Bedürfnisse der Beschäftigten am Arbeitsplatz berücksichtigen, sie in ihrer täglichen Arbeit bestmöglich unterstützen, ihre persönliche und berufliche Entwicklung stärken und so letztendlich ihre Zufriedenheit erhöhen – all das mit dem Ziel, die Fluktuation in der Belegschaft zu minimieren und den Gesamterfolg von Unternehmen zu steigern.

Microsoft Viva ist Teil von Microsoft 365 sowie Microsoft Teams. Die Desktop-Version ist seit Ende März 2021 verfügbar, die mobile Variante soll im Sommer folgen. Microsoft ordnet die Funktionen auf der Viva-Plattform in die Kategorien Arbeit/Engagement, Wohlbefinden,  Lernen und Wissen ein. Dementsprechend stehen vier Module zur Verfügung:

• Microsoft Viva Connections wird über Microsoft Teams aufgerufen und dient als zentraler Einstiegspunkt für die Einbindung von Mitarbeitern sowie für die interne Kommunikation. So können sich Führungskräfte und Mitarbeiter etwa in virtuellen Besprechungsräumen treffen und miteinander verbinden.
• Microsoft Viva Learning: Microsoft bezeichnet dieses Modul als zentralen Hub für das Lernen in Teams. Es bildet die Anlaufstelle für Fortbildungskurse und Microlearning-Inhalte von Microsoft und Drittanbietern.
• Microsoft Viva Topics bündelt unternehmensweite Inhalte und Fachwissen in einer Wikipedia-ähnlichen Datenbank. Mit Hilfe von Viva Topics sollen Unternehmen das in ihrer Organisation verborgene Wissen besser nutzen können.
• Microsoft Viva Insights soll Mitarbeitern mit Hilfe von datengestützten Erkenntnissen und Empfehlungen dabei helfen, die passende Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu finden, sich besser zu organisieren und auf ihr Wohlbefinden zu achten.

Um Microsoft Viva noch näher zu beschreiben, werden wir in den nächsten Wochen noch weitere Blogbeiträge mit detaillierten Informationen zu Microsoft Viva ins Netz stellen.