Migration SharePoint on premise nach SharePoint online

Die Migration einer Microsoft SharePoint OnPrem Plattform (egal ob SharePoint 2010, 2013, 2016 oder 2019) nach Microsoft Office 365/SharePoint Online verläuft oft in den gleichen Phasen. Bevor diese angegangen werden können, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

• Tenant ist korrekt konfiguriert
• Office 365 Accounts mit einer SharePoint Admin-Rolle stehen zur Verfügung
• Voller Zugang zur lokalen SharePoint Farm steht bereit

Anschließend kann mit der Analyse der aktuellen Umgebung gestartet werden. Diese wird mithilfe von PowerShell durchgeführt. Ein bewährtes Scriptset hilft uns dabei schnell und unkompliziert einen Überblick über die SharePoint Farm zu bekommen und dabei folgende Fragen zu klären:

• Welche Features werden verwendet bzw. sind relevant (z.B. Incoming Mail, Reporting Services, usw.)?
• Können diese Features 1:1 übernommen werden oder muss ein Ersatz gefunden werden?

Nachdem wir wissen, was uns erwartet, kann mit der Vorbereitung begonnen werden. Diese ist die anspruchsvollste und aufwendigste Phase, da in ihr die Grundlage für die anschließende Migration gelegt wird. Fehler bzw. Probleme, die hier nicht bearbeitet werden, führen bei der tatsächlichen Migration zu Komplikationen. Wichtige Schritte bei der Vorbereitung sind:

• Auswahl Migrationstool
• Definition des Sollzustandes einer Seite (Site-Theme, Einstellungen etc.)
• Einteilung der Site Collections je nach Komplexität in Migrationsphasen
• Erstellung Dashboard, um den aktuellen Stand der Migration zu visualisieren
• Erstellung Kommunikationstemplates für automatisierten Versand von Info-/Benachrichtigungsmails für vor, während und nach der Migration
• Bereinigung der OnPrem-Farm
  • Entfernen nicht mehr vorhandenen AD-Objekten (Benutzer, Gruppen etc.)
  • Löschen von Site Collections, Workflows, Formularen die nicht mehr verwendet werden
• Script-/Toolerstellung für
  • Provisionierung der Site Collections in SPO
  • Automatisierte Migration
  • Evtl. Nachbearbeitung und Korrektur von Einstellungen etc.
• Definition der Art der Migration
  • Schrittweise (z.B. 20 Site Collections pro Tag/Nacht)
  • Komplett (Migration an einem Wochenende)
• Testmigrationen um den Ablauf/Skripte zu prüfen und evtl. Hindernisse abzustellen

Nach der umfangreichen Vorbereitung muss bei der tatsächlichen Migration nur noch der erstellte Plan durchgeführt werden. Da selbst bei einer sehr komplexen Analyse und Vorbereitung Probleme übersehen werden können bzw. neu hinzukommen, ist eine laufende Überprüfung und notfalls eine Anpassung des Migrationsplans notwendig. Im Normalfall sieht ein Migrationsdurchlauf wie folgt aus:

• Durchführung je nach Definition
• Sichtprüfung einer jeden migrierten Seite
• Analyse der Logs und Freigabe jeder migrierten Seite
• Behebung von Fehlern und Problemen
• Aktualisierung Dashboard