Share­point Online München

Wir unter­stützen sowohl bei der Service Adaption, als auch bei dem Thema Migra­tion nach Share­Point Online. Wir kommen gerne von München aus zu Ihnen, um die wesent­li­chen Themen rund um das „Share­Point Online Onboar­ding“ bzw. „Cloud Onboar­ding“ im Allge­meinen zu bespre­chen. Alter­nativ kommen Sie zu uns in unsere Räumlich­keiten am Goethe­platz in München.

Die netunite AG hat bereits namhafte Firmen von klein bis groß auf dem Weg zu Office 365 und Share­Point Online begleitet. Neben der Einfüh­rung von Share­Point Online und ggf. auch gleich Micro­soft Teams sowie der Migra­tion unter­stützen wir unsere Kunden zudem beim Support der Anwender, bei der Analyse verschie­denster Effekte, bei der Umstel­lung von Anwen­dungen auf Azure Anwen­dungen und vielem mehr.

Einfüh­rung Share­Point Online

Share­Point Online hat sich in den letzten Jahren weiter­ent­wi­ckelt. Durch die Einfüh­rung des Modern UI verbindet Micro­soft Funktio­na­lität mit Usabi­lity und bietet Share­Point für verschie­dene Anwen­dungs­be­reiche an:

• Share­Point Online als Intranet Portal mit News. Team News, Organi­sa­tions News
• Commu­ni­ca­tion Sites vs. Teamsite
• Teamsite mit Office 365 Gruppe vs. Teamsite ohne Office 365 Gruppe
• Share­Point als das mobile Intranet
• Share­Point Online als Teil einer Office 365 Gruppe in Kombi­na­tion mit Diensten wie MS Planner
• Share­Point Online als Teil von Micro­soft Teams
• Share­Point Online für die Ablage stark struk­tu­rierter Daten
• Klassi­sche Share­Point Sites für stark angepasste Sites

Die unter­schied­li­chen Einsatz­mög­lich­keiten erfor­dern klare Regeln und Empfeh­lungen zur Nutzung, andern­falls droht Wildwuchs und Chaos.

• Namens­kon­ven­tion für Share­Point Online Sites
• Wer ist der Besitzer einer Share­Point Online Site?
• Wer darf Share­Point Online Site erstellen?
• Wann machen HubSite Sinn?
• Wann machen 3rd Party Lösungen Sinn?
• Was passiert mit den Daten in der Site, wenn diese nicht mehr benötigt wird?
• Dürfen Gäste auf die Share­Point Online Site drauf zugreifen? Wenn ja, wie sieht der OnBoar­ding Prozess für Gäste aus? Wer darf diese einladen? Wer überprüft die Rechte?
• Wie werden die Daten gesichert?
• Wie werden Änderungen (es gibt jede Woche Änderungen in Share­Point Online) an die Anwender weitergegeben?
• Sind Anpas­sungen an Share­Point Online gewünscht – angefangen von Headern und Footern über Share­Point Frame­work Webparts bis hin zu Azure Applikations

Nach erfolg­rei­cher Einfüh­rung von Share­Point Online steht mögli­cher­weise eine Migra­tion von Inhalten aus Share­Point on-premise oder von Fileser­vern an. Beides machbar, hat aber seine Tücken. Wir unter­stützen Sie dabei gerne und teilen unsere Erfah­rungen mit Ihnen.

Micro­soft Teams

Histo­risch gesehen ist Share­Point die Lösung für Zusam­men­ar­beit, wobei Share­Point eigent­lich ledig­lich die Speiche­rung von Daten in Listen, Biblio­theken und die Darstel­lung über Pages bietet. Eine inter­gierte Platt­form für die Ablage von Infor­ma­tionen und der dazuge­hö­rigen Kommu­ni­ka­tion war Share­Point nie. Das ändert sich mit MS Teams.

MS Teams vereint die klassi­sche Workloads Colla­bo­ra­tion mit Kommu­ni­ka­tion und ist damit gerade für Projekte mit inten­siver Kommu­ni­ka­tion eine ideale Lösung. Zudem gibt es – genauso wie in Share­Point Online – die Möglich­keit, mit Gästen aus anderen Mandanten organi­sa­ti­ons­über­grei­fend und sicher zusammenzuarbeiten.

MS Teams ist aufgrund der Einfach­heit weniger komplex als Share­Point. In der Praxis gilt es abzuwägen, wann MS Teams oder wann Share­Point sinnvoller ist. Ebenso gilt es abzuwägen, ob ggf. MS Teams angepasst oder durch eigene Apps erwei­tert werden soll.

Wir kennen die Micro­soft Roadmap für die Produkte und geben diese Infor­ma­tionen zusammen mit unserer Erfah­rung aus anderen MS Teams Einfüh­rungs­pro­jekten gerne an Sie weiter.

Einfüh­rung OneDrive for Business

OneDrive ist ein weiter Begriff, der für unter­schied­liche Dienste und Services verwendet wird. In diesem Kontext bezieht sich OneDirve for Business auf die persön­liche Site Collec­tion für jeden Anwender. OneDrive Sync Client und OneDrive (nicht OneDrive for Business) haben mit dem Thema OneDrive for Business als die persön­liche Site collec­tion außer dem Namen nichts zu tun.

Parallel — oder besser bereits vor der Einfüh­rung von Share­Point Online – sollte auch OneDrive for Business einge­führt werden. OneDrive for Business ist quasi eine System­vor­aus­set­zung für Share­Point Online, da gewisse Funktionen (wie z.B. dem Folgen von Sites) ohne ein OneDrive for Business nicht funktionieren.

Was aber ist zu tun, wenn es bereits ein OneDrive for Business on-premise gibt? Hier ist die Empfeh­lung klar und eindeutig. Es sollte nur ein OneDrive for Business für einen Anwender geben. Dem OneDrive for Business in Office 365 ist Vorrang einzu­räumen, da dieses auch in Share­Point on-premise integriert werden kann – was anders­herum nicht möglich ist.

Vorteile von OneDrive for Business als die persön­liche site collec­tion für den Anwender:

• Ablageort für das persön­liche OneNote Notiz­buch – Zugriff von überall aus möglich
• Ablageort für persön­liche Dokumente als Ablöse von klassi­schen Home-Laufwerken
• Tempo­rärer Ablageort für Dokumente für die Zusam­men­ar­beit, solange kein Teamar­beits­raum besteht

Auch wenn das Speicher­platz­an­gebot von Micro­soft sehr großzügig ist, sollte der Use Case für OneDrive for Business (und der gleichen Produkte anderer Hersteller) klar definiert werden, andern­falls werden Anwender mögli­cher­weise den Dienst falsch nutzen.

OneDrive ist ein relativ einfa­cher Service, der nur wenige Konfi­gu­ra­ti­ons­mög­lich­keiten bietet. Dennoch sollten diese geprüft werden:

• Speicher­platz — Wie groß darf das persön­liche OneDrive for Business werden und was passiert, wenn ein Anwender mehr Speicher­platz benötigt?
• Dürfen Daten mit Gästen oder sogar anonym geteilt werden?
• Einstel­lungen für den OneDrive Sync Client – was darf gesynct werden?
• Mit welchen Geräten darf auf OneDirve for Business zugegriffen werden?
• Werden zusätz­liche Sicher­heits­funk­tionen in der OneDrive Mobile App erzwungen, wie z.B. Verschlüs­se­lung, App PIN, … ?

Sofern on-premise Farms vorhanden ist sollte eine Konso­li­die­rung der OneDrive for Business Services durch­ge­führt werden, inkl. der Migra­tion von OneDrive for Business (on-prem) nach OneDrive for Business (online).

Migra­tion Share­Point on-premise nach Share­Point Online und OneDrive for Business

Sehr oft geht mit der Einfüh­rung von Share­Point Online auch die Teil- oder Komplett­mi­gra­tion der Inhalte einer Share­Point Online Farm einher. Im Gegen­satz zu klassi­schen on-premise Migra­tionen erfolgt die Migra­tion nach Office 365 nicht über eine Daten­bank­mi­gra­tion, sondern über eine Inhaltsmigration.