Projektreferenz – Prozessautomatisierung mit Power Automate (Microsoft Flow)

Aufgabe

Mit Microsoft Power Automate, zuvor Microsoft Flow, lassen sich auf einfache Weise automatisierte Workflows erstellen. Die Vorteile davon: die Produktivität bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen lässt sich deutlich verbessern.

Ziel dieses Kundenprojektes war es, folgende manuelle administrativen Abläufe in Microsoft Office 365 durch technische Prozesse abzulösen:

• Automatisierte Provisionierung/Deprovisionierung von Microsoft Azure AD Accounts für Mitarbeiter und Geschäftspartner. Der Einsatz von Standardtechnologien wie Azure AD Sync und Azure B2B war im konkreten Szenario nicht möglich.
• Automatische Provisionierung von vorkonfigurierten Microsoft SharePoint Online Sites

Umsetzung

Mit der neuen Lösung konnten die Durchlaufzeiten signifikant reduziert und die Prozessqualität signifikant erhöht werden. Dies hat zu einer starken Erhöhung der Kundenzufriedenheit und damit zur verbesserten Akzeptanz der Lösung geführt. Weitere Vorteile: die Durchlaufzeiten für Anlage Benutzeraccount in Azure AD, bzw. Anlage vorkonfigurierter Microsoft SharePoint Online Sites konnten von mehreren Tagen (bedingt durch manuelle Prozesse) durch einen automatisierten Self-Service auf unter 15 Minuten gesenkt werden.

Die Lösung basiert auf SharePoint Online Formularen, Power Automate (bekannt als Microsoft Flow) aus der Power Plattform und PowerShell mit verschiedenen Modulen für Active Directory, Office 365, SharePoint CSOM und PnP.

Einstiegspunkt der Lösung für den Anwender sind SharePoint Listen. Die Listen in SharePoint Online bieten durch die moderne Oberfläche ein schnelles Erstellen und Bearbeiten von Einträgen – im Browser als auch über die SharePoint App. Durch Versionierung, JSON basierte Spaltenformatierungen könnten die Listen an die Kundenanforderungen angepasst werden.

Power Automate Flows sind über Connectoren mit den SharePoint Listen verbunden und reagieren auf Ereignisse wie Item Erstellung, bzw. Item Änderung. Je nach Event führt Flow gewisse Validierungen aus und erzeugt eine Aufgabe in einer Queue.

Ein Hintergrundprozess on-premise auf Basis von PowerShell arbeitet die Queue ab und führt die Aufgabe aus, d.h.:

• Anlage, Ändern, Löschen des jew. Azure AD Benutzerobjektes. In diesem Schritt sind verschiedene Prüfungen gegen das Active Directory on-premise nötig.
• Anlage vorkonfigurierter SharePoint Online Sites auf Basis des Teamsite Templates mit Angepasstem Farbschema (Theme), Logo, individuell anhand der Parameter angepasster Welcome-Page mit vorkonfigurierten Inhalten, etc.

Die Power Automate Flows warten die Abarbeitung der Aufgabe ab und führen dann weitere Aufgaben durch, z.B. Statusupdate der SharePoint Items, Versand von Emails, etc.

Die Nutzung weiterer Services aus der Microsoft Power Plattform wie Power BI Reports, PowerApps Formularen für SharePoint oder dedizierter PowerApps Anwendungen ist ein mögliches Ausbauszenario.

Wie bei jeder verteilten, integrierten Lösung liegen die Tücken im Detail, wie z.B. Rechte für Funktionsaccounts, Zugriffswege ins Internet für Funktionsaccounts, gehärtete Server, etc.

Insgesamt gesehen funktioniert die Lösung auf Basis Power Automate (Flow), SharePoint Online und PowerShell on-premise sehr gut und kann flexibel an weitere Kundenbedürfnisse angepasst werden.

Branche: Konsumgüter | Mitarbeiteranzahl: 40.000