Effek­tive Meetings mit der White­board-App in Micro­soft Teams

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Micro­soft Teams ist mit mittler­weile 115 Millionen tägli­chen Nutzern eines der erfolg­reichsten Tools für die Zusam­men­ar­beit über Online-Video­kon­fe­renzen. Eine wichtige Funktion für die gemein­same Arbeit ist das Teams-White­board. Über diese virtu­elle Tafel können alle Teilnehmer in Echtzeit Inhalte skizzieren, freigeben und austau­schen. In unserem Tutorial erklären wir wichtige Einsatz­be­reiche und Funktionen.

Das Corona-Virus verän­dert die Arbeits­welt. Es ist davon auszu­gehen, dass Homeof­fice und andere Formen der verteilten Teamar­beit künftig weiter an Bedeu­tung gewinnen und zum „New Normal“ werden. Basis für die virtu­elle Zusam­men­ar­beit sind Produk­ti­vi­täts- und Video­kon­fe­renz-Tools wie Micro­soft Teams.

Die Zahlen für die Nutzung von Micro­soft Teams gingen im letzten Jahr durch die Decke: Im November 2019 lag die Zahl der tägli­chen Nutzer noch bei 20 Millionen. Letzte Woche gab Micro­soft während einer Inves­to­ren­kon­fe­renz aktuelle Nutzer­zahlen für Micro­soft Teams bekannt. Laut CEO Satya Nadella zählt das Tool mittler­weile 115 Millionen Nutzer täglich.

Ein wichtiger Erfolgs­ga­rant sind die verschie­denen Funktionen, die Micro­soft Teams für die Präsen­ta­tion und den Austausch von Infor­ma­tionen bietet. Zu den nützli­chen Features hier gehört das Teams-White­board bezie­hungs­weise die in Teams integrierte White­board-App von Microsoft.

White­board: Digitale Tafel für Brain­stor­ming und Planung

In vielen Präsenz-Meetings nutzen die Teilnehmer Flipcharts, um Ideen festzu­halten oder Ideen zu skizzieren. Mit dem White­board ist das auch virtuell in Teams möglich. Das White­board ist eine digitale Tafel oder Leinwand, auf der alle Teilnehmer einer Video­kon­fe­renz direkt in Teams in Echtzeit Inhalte eintragen, skizzieren, zeichnen, freigeben oder austau­schen können.

Die Einsatz­be­reiche des Micro­soft White­boards sind vielfältig. Die Palette reicht von Workshops, effizi­enten Bespre­chungen, Brain­stor­ming über Sprint- und Projekt­pla­nung im Team bis hin zur Problem­lö­sung oder Incident Manage­ment. Teilnehmer können das White­board öffnen und teilen, nachdem sie einer Teams-Bespre­chung beigetreten sind und in der Leiste dieser Bespre­chung auf das Symbol „Freigeben/Teilen“ klicken (Pfeil nach oben). Anschlie­ßend wählen sie im Abschnitt White­board die Option Micro­soft White­board aus:

Externe Teilnehmer außer­halb der Organi­sa­tion sind nur möglich, wenn man sie vorher dem eigenen Team hinzu­fügt. Kurzer Hinweis: Das Starten eines neuen White­boards ist derzeit noch auf die Micro­soft Teams-Clients unter Windows 10, Mac und im Web begrenzt. Es ist aktuell noch nicht möglich, ein White­board über die Teams-Apps für iOS und Android zu starten und freizu­geben. Nutzer von mobilen Geräten mit iOS und Android können aber in einer Teams-Sitzung zusam­men­ar­beiten, nachdem ein White­board freige­geben wurde.

Das Teams-White­board bietet Grund-Funktionen wie Stifte, Radier­gummi, Text und Notizen:

Micro­soft White­board-App und Teams

Es ist zu empfehlen, die Micro­soft White­board-App herun­ter­zu­laden und zu öffnen (siehe Schalt­fläche oben) und dort weiter­zu­ar­beiten, da die App mehr Inhalts­typen und Funktionen als das Teams White­board bietet. Unabhängig davon, ob die Teilnehmer dann in Micro­soft Teams oder in der White­board-App unter Windows 10, auf dem Surface-Hub oder im Web arbeiten — sie sehen das gleiche White­board. Das heißt, alle Änderungen inner­halb der White­board-App werden auch im White­board angezeigt, das gerade in der Teams-Sitzung läuft.

Daher ist es auch möglich, im Vorfeld einer Bespre­chung in der Micro­soft White­board-Anwen­dung ein White­board vorzu­be­reiten, Vorlagen auszu­wählen und Inhalte hinzu­zu­fügen sowie diese dann in der Teams-Sitzung zu teilen.

Freihand­modus und Lineal

Nach dem Start des White­boards können alle Teilnehmer der Video­kon­fe­renz über das Stift-Symbol Freihand-Eingaben auf die Leinwand zeichnen, skizzieren oder schreiben. Über das Stift-Symbol ist es zudem möglich, Farben, Größe und Schreibart auszu­wählen. Als Werkzeuge lassen sich auch Textmarker und Radier­gummi auswählen. Wer Text hinzu­fügen möchte, klickt auf die Notiz ‑oder Text-Symbole und beginnt mit der Eingabe. Auch Tabellen oder Bilder lassen sich über die entspre­chende Schalt­fläche hinzu­fügen und wie alle anderen Objekte auf der Leinwand verschieben.

Mit Hilfe des Lineals ist es möglich, gerade Linien zu zeichnen, oder Sätze und Objekte auszu­richten. Nutzer können das Lineal über die Pfeil­tasten oder mit dem Mauszeiger nach links, rechts, oben oder unten verschieben. Um das Lineal um jeweils 15 Grad zu drehen, drücken Sie die Schalt­fläche Alt und die rechte oder linke Pfeil­taste. Einfa­cher ist es mit einem Touch-Display. Dort lässt sich das Lineal mit den Fingern in die gewünschte Richtung drehen:

Aufgaben zuweisen

Für die Zusam­men­ar­beit sehr inter­es­sant ist auch die Möglich­keit, To-Do-Listen zu erstellen und die Aufgaben entspre­chend an die Mitglieder des Teams zu verteilen. Das erfolgt über das Einfügen-Menü (Symbol +) und „Liste zur Nachver­fol­gung“. Über dieses Menü lassen sich auch allge­meine Listen, Vorlagen, PDFs, Word- oder Power­Point-Dokumente sowie Notizen­raster einfügen:

Organi­sa­toren von Teams-Bespre­chungen können in Micro­soft White­board über das Menü „Einstel­lungen“ über die drei Striche am oberen Bildschirm­rand zwischen zwei Optionen wählen: Präsen­ta­tion oder Zusam­men­ar­beit in Micro­soft White­board. Beim Präsen­tieren ist Micro­soft White­board schreib­ge­schützt, das heißt die anderen Bespre­chungs­teil­nehmer können die Inhalte der digitalen Tafel nicht bearbeiten.  Dort ist es auch möglich, den Hinter­grund des Micro­soft Teams White­boards zu formatieren.

Die Aufzeich­nung der White­board-Funktion wird derzeit noch nicht unter­stützt, sprich ein White­board ist nicht Teil der Aufzeich­nung einer Teams-Bespre­chung. Aller­dings steht es allen Teilneh­mern des Video­chats auch nach Ende der Sitzung in der Regis­ter­karte „White­boards“ für die weitere Zusam­men­ar­beit zur Verfü­gung. Dort in der Galerie (Zugang über den Pfeil am linken oberen Bildschirm­rand) sind alle verwen­deten White­boards aufgeführt:

Es ist möglich, die einzelnen White­boards zu benennen, weitere Teilnehmer hinzu­zu­fügen oder das White­board zu expor­tieren. Alle White­boards werden automa­tisch und sicher in Micro­soft Azure gespei­chert und sind mit einem Benut­zer­konto über Teams, das Web oder die White­board-Anwen­dungen unter Windows 10 oder über den Mac abrufbar.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfü­gung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

 

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