Confluence, Share­Point und Micro­soft Teams im Vergleich

Share­Point von Micro­soft oder Confluence von Atlas­sian– was ist besser? Diese Frage wird oft gestellt, lässt sich aber leider nicht pauschal beant­worten. Entschei­dend ist, welches Produkt besser zu den Anfor­de­rungen, bzw. den Use Cases passt. Dabei sind funktio­nale, aber auch nicht-funktional Aspekte (IT Strategie, Lizen­zie­rung, Security) zu betrachten. Bei einem Vergleich geht wie so oft es nicht um ein entweder oder, sondern um ein sowohl als auch, also eine Integra­tion der verschie­denen Produkte.

1. Vergleich Funktio­nale Sicht (Use Cases)

Betrachten wir im Folgenden diese typischen Kern Use-Cases:

• Dokumenten-Manage­ment: prozess­ori­en­tiertes Erstellen von Dokumenten mit Freiga­be­pro­zessen (Workflow, digitale Signatur), Verschlag­wor­tung bis hin zur revisi­ons­si­cheren Aufbe­wah­rung und Archivierung.
• Wissens­ma­nage­ment (Team): Erfassen und Teilen von Infor­ma­tionen im Kontext eines Teams, z.B. fachlich (Projekt­team) oder organi­sa­to­risch (Abtei­lung, Gruppe).
• Wissens­ma­nage­ment (Unter­nehmen): Erfassen und Teilen von Infor­ma­tionen auf Unter­neh­mens­ebene. Jeder Mitar­beiter des Unter­neh­mens kann Artikel lesen, schreiben, verän­dern, kommen­tieren, liken. Daten­klasse in der Regel „Public“ oder „Internal Use“.
• Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­tion: Kommu­ni­ka­tion von Nachrichten, Mittei­lungen im Unter­nehmen (z.B. „CIO News“), bzw. im Team; in der Regel „Top-Down“. Wenige, aber definierte Autoren, viele Leser.
• Zusam­men­ar­beit im Team: Personen arbeiten zusammen in einem Kontext, z.B. Projekt­kon­text, Abtei­lungs­kon­text. Die Zusam­men­ar­beit findet auf mehreren Ebenen statt, wie z.B. Chats in Channels anstatt Emails, Audio-Video Meetings, Erstel­lung von Dokumenten, Arbeiten an Listen, Nutzung von Anwendungen, …

 

Use Case: Dokumenten-Management

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Empfeh­lung:

Micro­soft Share­Point bietet seit Jahren zahlreiche Funktionen im Bereich ECM wie struk­tu­rierte Dokumen­ten­ab­lage mit Metadaten (Attri­bute, Labels, Taxono­mien), Versio­nie­rung, Integra­tion Office Client, Freiga­be­pro­zesse, Records­ma­nage­ment, Berech­ti­gungs­ver­wal­tung, Benach­rich­ti­gungen und Volltext­suche mit Texterkennung.

 

Use Case: Wissens­ma­nage­ment (Team)

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Empfeh­lung:

Eine sehr effizi­ente Lösung für Wissens­ma­nage­ment in Teams ist OneNote. Die OneNote Funktio­na­lität ist meist bereits bekannt aus der Privat­nut­zung, bzw. aus der Nutzung von OneNote für Meeting Minutes durch direkte Integra­tion in Outlook.

Der Wesent­liche Vorteil ergibt sich aus der Ablage der OneNote Notiz­bü­cher in Share­Point, wo dann die Berech­ti­gungen entspre­chend granular vergeben sind: OneNote bietet Co-Autho­ring-Funktion, d.h. Seiten können parallel bearbeitet werden. Änderungen werden entspre­chend dargestellt.

Neben dem Webclient steht ein mächtiger Rich Client, bzw. eine mobile App für iOS und Android zur Verfü­gung. Ein Kernar­gu­ment für die Nutzung von OneNote ist die komplette Offline-Funktio­na­lität: Gerade unter­wegs lässt sich somit auf Inhalte der synchro­ni­sierten Notiz­bü­cher zugreifen, bzw. deren Inhalte ändern. Die Synchro­ni­sie­rung erfolgt im Hinter­grund automa­tisch sowie der Client wieder online ist.

OneNote verfügt auch über eine verein­fachte Wiki-Syntax. Durch [[Seiten­name]] lassen sich Seite anlegen oder verlinken.

Eine nützliche Funktion ist die integrierte Office-Lense-Funktion. Über die OneNote App können Dokumente, White­boards, Fotos oder Visiten­karten direkt digita­li­siert werden.

Erfasste OneNote Seiten können einfach geteilt, bzw. als PDF versendet werden – sinnvoll für z.B. Meeting Minutes.

OneNote Seiten lassen sich direkt in Micro­soft Teams anzeigen

Durch die Ablage von OneNote in Share­Point, bzw. OneDrive for Business steht eine mächtige Volltext­suche zur Verfü­gung.

 

Use Case: Wissens­ma­nage­ment (Unter­nehmen)

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Empfeh­lung:

Wissens­ma­nage­ment auf Unter­neh­mens­ebene wird oft mit dem Begriff Wiki assozi­iert. Denn warum sollte das als Wikipedia bekannte Wiki Prinzip aus dem Internet nicht auch unter­neh­mens­in­tern funktionieren?

Das Prinzip von Wikipedia funktio­niert auch in Unter­nehmen. Es gibt verschie­dene Anbieter für Wiki Systeme auf dem Markt. Ein bekanntes Wiki Produkt ist Confluence. Anwender können sehr einfach Webseiten mit Inhalten erstellen, verän­dern, umstruk­tu­rieren, löschen, expor­tieren, kommen­tieren, … Die Wiki Seiten selbst können auch Verknüp­fungen zu anderen Elementen, wie z.B. Dokumenten, Bilder oder Videos beinhalten. Confluence Wiki Seiten unter­stützen auch Social Funktionen wie Kommen­tare und Like.

Durch die Verlin­kung der Seiten unter­ein­ander, sowie der Verlin­kung der Seiten in einer thema­ti­schen Seiten­na­vi­ga­tion ergibt sich somit über die Zeit ein Wissens­pool. Das Ganze steht und fällt natür­lich mit der Aktua­lität und Organi­sa­tion der Inhalte.

Confluence Wiki bietet eine zentrale Platt­form als Enter­prise Wiki. Zusätz­lich bietet Confluence eine gute Integra­tion mit Produkten wir Jira und BitBu­cket, was gerade für den Einsatz im Bereich Software­ent­wick­lung inter­es­sant ist.

Bzgl. unter­neh­mens­weitem Wissens­ma­nage­ment verfolgt Micro­soft einen dezen­tralen Ansatz in Verbin­dung mit einer zentralen, intel­li­genten Suche. Nach diesem Ansatz funktio­niert auch das Internet – dezen­trale Infor­ma­tionen werden über Suchma­schinen auffindbar gemacht. Infor­ma­tionen sind nicht in einem Quell­system (Wiki) gespei­chert, sondern können in verschie­denen Quell­sys­temen (Share­Point sites and documents, Wiki pages, Filesystem, LOB, öffent­li­chen Websites, …) gespei­chert sein. Wichtig ist, dass die Suche, bzw. der Anwender (Berech­ti­gungen) darauf zugreifen kann.

 

Use Case: Unternehmenskommunikation

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Empfeh­lung:

Share­Point stellt hierfür mit den Commu­ni­ca­tion Sites ein recht modernes Element zur Verfü­gung. Kern der Commu­ni­ca­tion Sites sind die sog. „News“.

News sind spezi­elle Webseiten. Anwender können News Seiten webba­siert sehr einfach und intuitiv erstellen. Wichtige Elemente von News:

• Verschie­dene Header-Typen: Bild, kein Bild, Groß/klein
• Verschie­dene Layouts — können nachträg­lich geändert werden
• Zahlreiche WebParts zur Gestal­tung von Inhalten wie Text und Quell­code, Integra­tion von Videos und Dokumenten, WebParts für Bilder­ga­le­rien, Karten­dar­stel­lung, Reports, …
• Social Features wie Kommen­tare, Liken

 

Die Commu­ni­ca­tion Sites haben ein einge­bautes News Archiv; News können auch als News Flash abonniert werden. Es gibt verschie­dene Darstel­lungs­op­tionen für News: News Karussell/ News List mit suchba­sierten News, bzw. auch sticky News, …

Share­Point News sind automa­tisch respon­sive, werden auch in der Share­Point Mobile App angezeigt und sind auch Offline verfügbar.

Die automa­ti­sche Push Benach­rich­ti­gung bei neuen News stellt sicher, dass Anwender wichtige News über die Commu­ni­ca­tion Sites nicht verpassen.

Über Kanäle und Berech­ti­gungen lässt sich steuern, wer welche News sieht.

Mit der integrierten Like- und Kommen­tar­funk­tion (auch via Share­Point mobile App) stellen die Share­Point Commu­ni­ca­tion Sites einen wesent­li­chen Pfeiler eines Social Intranet dar.

 

Use Case: Zusam­men­ar­beit im Team

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Empfeh­lung:

Für die Zusam­men­ar­beit im Team, gerade in verteilten Teams mit hohem Anteil an Kommu­ni­ka­tion (klassisch per Email, Skype Meetings), bietet Micro­soft mit dem Micro­soft Teams Service und dazuge­hö­riger mobiler App einen neuen Dienst an.

Die klassi­schen on-premise Produkte wie Exchange (Kalender, Email), Share­Point (Files, Listen, Pages) und Active Direc­tory (Gruppen­be­rech­ti­gungen) verschmelzen in Micro­soft Teams zu einem neuen Service.

Über Apps/Connectoren /Bots können zusätz­liche Infor­ma­ti­ons­quellen in Teams Kanäle einge­bunden werden.

Über Micro­soft Planner kann das Team um ein Aufga­ben­ma­nage­ment im Kanban Style zur effizi­enten Aufga­ben­ver­fol­gung erwei­tert werden.

Durch den in MS Teams vorhan­denen Share­Point Service stehen auch alle Share­Point Funktionen – wie News oder auch die Dokument Manage­ment Funktionen zur Verfügung.

Hinweis: Micro­soft Teams bietet eine einge­baute Wiki Funktio­na­lität. Diese ist aller­dings sehr einfach und aktuell weder mit OneNote, noch mit einer Enter­prise Wiki zu vergleichen.

2. Vergleich nicht funktio­nale Sicht

Neben der funktio­nalen Sicht über die Use-Cases gibt es auch die nicht-funktio­nale Sicht, die unter­neh­mens­spe­zi­fisch je nach vorhan­denen IT Services unter­schied­lich zu bewerten sind.

Einige inter­es­sante Aspekte sprechen aller­dings für die Nutzung von Office 365, u.a.:

• Office 365 ist oftmals bereits lizen­siert, d.h. Share­Point Commu­ni­ca­tion Sites, OneNote und Micro­soft Teams stehen quasi ohne Zusatz­kosten zur Verfügung.
• Die Einfüh­rung von Share­Point, bzw. Micro­soft Teams geht zügig, da häufig bereits andere Office 365/ Azure Services im Einsatz sind, wie z.B. Azure AD Integra­tion, Exchange Online, OneDrive for Business. Entspre­chende IT Security Klärungen und Daten­schutz­ver­ein­ba­rungen sind dann nur mit Micro­soft zu treffen, bzw. vermut­lich bereits vorhanden.
• Über Office 365 und Azure können bestehende Lösungs­bau­steine direkt genutzt werden, z.B.:
  • Anbin­dung des Active Direc­tory Identi­täten und Single Sign On
  • Gastzu­griff über Azure B2B in Micro­soft Teams und Share­Point Online
  • Azure Identity Protec­tion zum Schutz der Identi­täten, z.B. Multi-Faktor-Authentifizierung
  • Azure Terms of Use
• Über Azure Infor­ma­tion Protec­tion und Condi­tional Access können Geschäfts­daten auch auf mobilen Geräten geschützt werden – Stich­wort Intune App protec­tion and App Protec­tion Policies
• Durch die Nutzung von Software as a Services (SaaS) können neue Techno­lo­gien und Konzepte schnell einge­führt werden und sind „Evergreen“. Commun­ca­tion Sites (SaaS und on-prem), sowie Micro­soft Teams (SaaS only) stehen über Office 365 als Software as a Service zur Verfügung.

 

3. Vergleich Integration

Natür­lich ist die Integra­tion von Share­Point, bzw. Confluence, in die Produkt­land­schaft des jeweils eigenen Herstel­lers besser als in die Produkt­land­schaft anderer Hersteller:

• Micro­soft Share­Point Online integriert sich nahtlos in Micro­soft Office 365 — angefangen von Azure AD als Identity Provider über Micro­soft Teams als Hub für Teamwork bis hin zur unter­neh­mens­weiten Suche, Integra­tion in Micro­soft Office Graph und Infor­ma­ti­ons­schutz über Infor­ma­tion Protec­tion – und ist somit die Basis für jeden Infor­ma­tion Worker.
• Confluence bietet gute Integra­tion mit Jira und BitBu­cket, was zusätz­lich für Angestellte im Bereich Software­ent­wick­lung von Vorteil ist.

 

Glück­li­cher­weise gibt es nicht nur ein „Entweder Oder“, sondern auch ein „Zusammen“, also eine Integra­tion der jewei­ligen Services:

• Ein Quick-Win für Firmen mit Share­Point und Confluence ist die Integra­tion von Confluence in eine Share­Point basierte Unter­neh­mens­suche. Somit werden Inhalte aus einer Confluence Enter­prise Wiki zusammen mit Suchtref­fern aus anderen Inhalts­quellen zusammen angezeigt.
• Mit Micro­soft Teams lassen sich über Apps Infor­ma­tionen aus unter­schied­lichsten Quellen in ein Teams Team integrieren, um somit z.B. Teammit­glieder über entspre­chende Events zu infor­mieren. Es gibt unter­dessen Micro­soft Teams Apps für 
  • Confluence Cloud
  • Jira Cloud & Jira Server
  • Bitbu­cket Cloud / Bitbu­cket Server

4. Zusam­men­fas­sung

Das Mapping von Use Cases auf Techno­lo­gien und Produkte ist vor allem aus Sicht der Endan­wender sinnvoll, um einfache Entschei­dungs­kri­te­rien zur Produkt­aus­wahl an die Hand zu geben. Natür­lich gibt es auch Überlap­pungen zwischen den Use Cases und Techno­lo­gien, hier ist dann im Einzel­fall abzuwägen, welche Techno­logie, bzw. welches Produkt besser für den Anwen­dungs­fall ist.

 

Wenn Sie Fragen haben, kontak­tieren Sie uns. Gerne beraten wir Sie tiefge­hender zu diesem spezi­ellen Thema.

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