Microsoft Viva – Module Teil 2: Learning und Topics

Die Employee Experience Plattform (EXP) Microsoft Viva bietet Tools und Funktionen für alles, was die Mitarbeiter im täglichen Arbeitsleben brauchen. Das Modul Viva Learning soll die zentrale Anlaufstelle für Fortbildungskurse und Microlearning-Inhalte von Microsoft und Drittanbietern bilden. Microsoft Viva Topics bündelt unternehmensweite Inhalte und Fachwissen in einer Wikipedia-ähnlichen Datenbank.

Motivierte und zufriedene Mitarbeiter sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen. Ziel ist eine positive Employee Experience (EX). EX beschreibt die Sicht des Mitarbeiters auf das Unternehmen und umfasst alle Erfahrungen, die ein Mitarbeiter in Verbindung mit seinem Arbeitgeber sammelt – vom ersten Kontakt über Bewerbung, Anstellung und Weiterentwicklung bis hin zum Verlassen des Unternehmens. Ziel von EX ist es, das Arbeitsumfeld so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich wohl fühlen, effizient zusammenarbeiten und jederzeit auf relevante Inhalte und Dienste zugreifen können. Basis dafür sind Employee Experience Plattformen (EXP) wie Microsoft Viva.

Microsoft Viva ist Teil von Microsoft 365 sowie Microsoft Teams. Die Desktop-Version ist seit Ende März verfügbar, die mobile Variante soll im Sommer folgen. Microsoft ordnet die Funktionen auf seiner Viva-Plattform in die Kategorien Arbeit/Engagement, Wohlbefinden, Lernen und Wissen. Dementsprechend stehen vier Module zur Verfügung: Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning und Viva Topics. In diesem Blogbeitrag befassen wir uns mit den Modulen Viva Learning und Viva Topics.

Microsoft Viva Learning

Die Digitalisierung verändert Geschäftsmodelle, Prozesse und Strukturen von Unternehmen in rasantem Tempo. Auch das Wissen der Mitarbeiter veraltet wegen kurzer Innovationszyklen schnell. Weiterbildung zu digitalen Kompetenzen wird daher immer wichtiger. Hier besteht noch Nachholbedarf. Denn wie eine Studie von BearingPoint zeigt, fühlen sich Mitarbeitende nicht entsprechend auf die Anforderungen des digitalen Wandels vorbereitet.

Knapp ein Drittel der Befragten weiß nicht, welche digitalen Kompetenzen in ihrer Position erwartet werden. Weniger als zwei Drittel der Befragten erkennen ein ganzheitliches Weiterbildungskonzept ihres Unternehmens, das eine kontinuierliche Entwicklung der digitalen Kompetenzen ermöglicht. 40 Prozent der Studienteilnehmer fehlt in ihrem Unternehmen ein passendes Trainingsangebot zum Ausbau der digitalen Kompetenzen.

Microsoft Viva Learning soll hier Abhilfe schaffen. Der Konzern bezeichnet dieses Modul als zentralen Hub für das Lernen über Microsoft Teams. Es bildet die Anlaufstelle für Fortbildungskurse und Microlearning-Inhalte von Microsoft und Drittanbietern. Viva Learning soll laut Microsoft Mitarbeiter und Unternehmen dabei helfen, eine Lernkultur aufzubauen und (Online-)Weiterbildung zu einem Teil der täglichen Arbeit zu machen. Es bündelt an einem zentralen Ort verschiedene Trainingskurse und kurze Lerneinheiten und setzt auf künstliche Intelligenz, um die richtigen Inhalte zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen.

Viva Learning bildet laut Microsoft den zentralen Hub für das Lernen über Microsoft Teams. (Quelle: Microsoft)

Anstatt mehrere Websites aufrufen zu müssen, starten Nutzer Viva Learning direkt in Microsoft Teams, um den gewünschten Lerninhalt online abzurufen. Mitarbeiter können nach Lerninhalten suchen, die für ihre Position, Aufgaben oder Interessen relevant sind, Führungskräfte haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern über eine Registerkarte in Teams Kurse zuzuweisen. Firmen können hier eigene Lerninhalte sowie Inhalte von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Drittanbietern wie Skillsoft, Coursera, Pluralsight und edX in Microsoft Viva Learning integrieren. Zudem gab Microsoft Partnerschaften mit Anbietern von Lernmanagement-Systemen wie Cornerstone OnDemand, Saba und SAP SuccessFactors bekannt.

Microsoft Viva Topics

Unternehmen verfügen über enorm viel Wissen – doch oft steht es nicht zum richtigen Zeitpunkt für Entscheidungen zur Verfügung. Die Suche nach den passenden Informationen kostet wertvolle Zeit und Energie. Menschen verbringen etwa eine Stunde am Tag – oder bis zu sieben Wochen im Jahr – damit, Informationen zu suchen oder nachzubilden. (Quelle: Knowledge Sharing in a Changing World – Spiceworks/Ziff Davis, im Auftrag von Microsoft, 2021.)

Hier setzt Microsoft Viva Topics an. Microsoft Viva Topics bündelt unternehmensweite Inhalte und Fachwissen in einer Wikipedia-ähnlichen Datenbank. Mit Hilfe von Viva Topics sollen Unternehmen das in ihrer Organisation verborgene Wissen besser nutzen können. Topics steht als Add-on für Microsoft 365 bereit, vorerst allerdings nur für englischsprachige Inhalte. Das Tool lässt sich auch in Verbindung mit SharePoint Syntex nutzen, dem ersten Produkt aus dem Project Cortex. Es verwendet KI sowie Machine Teaching, um Inhalte zu verstehen, über Metadaten automatisiert zu verknüpfen und zu verarbeiten. Ziel ist es, Prozesse und manuelle Aufgaben beim Wissensmanagement zu automatisieren, vorhandenes Wissen in einem Unternehmen zu finden, zu bündeln und zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und im richtigen Kontext bereitzustellen.

Themenkarten in Viva Topics (Quelle: Microsoft)

Auch Viva Topics nutzt KI, um unternehmensweite Inhalte sowie Fachwissen automatisch in Kategorien wie laufende Projekte, Produkte, Prozesse oder Kunden zu organisieren. Das heißt: Die Mitarbeiter müssen nicht mehr nach Wissen suchen. Viva Topics zeigt automatisch passende Themenkarten in Konversationen und Dokumenten in Microsoft 365-Anwendungen wie Office, SharePoint und Microsoft Teams an. Mit dem Klick auf eine Karte öffnet sich eine Themenseite mit den zugehörigen Dokumenten, Chats, Videos oder Kollegen, die als Experten auf dem entsprechenden Gebiet weiterhelfen.

Diese Experten können auch ihr Wissen einbringen und Themenseiten überarbeiten, kuratieren und freigeben. Neben Inhalten aus Microsoft 365 zeigt Viva Topics auch Informationen von Drittanbietern wie ServiceNow und Salesforce an. Zudem gibt es Partnerschaften etwa mit Accenture, BA Insight, Raytion und ClearPeople.