Micro­soft Organiza­tion Assets – Teil 2: Vorlagen

Einlei­tung

Ende 2019 hat Micro­soft die Organiza­tion Assets bereit­ge­stellt. Damit lassen sich zwei übliche Anfor­de­rungen gut umsetzen:

1. Integra­tion bestehender Unter­neh­mens­bilder direkt in die Bilder­aus­wahl in Modern Pages
2. Zentrale Bereit­stel­lung von Micro­soft Office Vorlagen für Word, Excel und PowerPoint

Im ersten Teil der Blogreihe bin ich auf die Integra­tion von Unter­neh­mens­bil­dern in Micro­soft Share­Point einge­gangen. In diesem Teil erkläre ich, wie über Share­Point Micro­soft Office Vorlagen von zentraler Stelle aus bereit­ge­stellt werden können.

Bereit­stel­lung von Office Vorlagen

Für die Bereit­stel­lung von Micro­soft Office Vorlagen (Word: dotx, Excel: xltx, Power­Point: potx) gibt es verschie­dene Ansätze. Das Ziel ist immer gleich: Bereit­stel­lung von zentralen Office Templates auf den Office Clients, so dass Anwender direkt neue Office Dokumente auf Basis einer entspre­chenden Vorlage starten können. Über die neuen OrgAs­sets können nun ebenfalls Office Templates zentral in einer Share­Point Biblio­thek abgelegt und über Ordner struk­tu­riert werden — auch mit indivi­du­ellen Berechtigungen.

Diese so definierten Office Template Libra­ries werden dann im Office Client unter „New“ als weitere Kategorie neben den Micro­soft Office Templates und den Persön­li­chen Vorlagen angezeigt:

Der Name der Kategorie kommt aus dem Azure AD und ist der Name des Mandants.

Öffnet man die Kategorie der Ograni­sa­ti­ons­vor­lagen, so sieht man darin die Ordner / Templates, die über die OrgAs­sets bereit­ge­stellt wurden und auf die man Zugriff hat:

Vorbe­rei­tung der Site Collection

Die Organiza­tional Assets benötigen eine Site Collec­tion. Diese wurde im Teil 1 bereits angelegt. Zusätz­lich zu den Biblio­theken für die Bilder habe ich noch eine Biblio­thek „Office Templates“ angelegt:

Da die Dateien im Share­Point liegen, kann hier auch mit Berech­ti­gungen gearbeitet werden, d.h. wer keine Leserechte auf einer Biblio­thek, einem Ordner oder eine Datei hat, sieht die Vorlage auch nachher in der Auswahl nicht.

Konfi­gu­ra­tion der Asset Library mit PowerShell

Die Konfi­gu­ra­tion einer Library als Asset Library erfolgt mittels Add-SPOOr­gAs­sets­Li­brary, für Office Templates ist der Parameter OrgAs­set­Type = Office­Tem­pl­ate­Li­brary anzugeben. Sofern CDN noch nicht aktiv ist, wird es aktiviert.

Zu beachten ist, dass es bei der Konfi­gu­ra­tion einige Verzö­ge­rungen gibt, bei mir hat die Konfi­gu­ra­tion nach ca. drei Minuten gegriffen und die Bilder der Organi­sa­tion wurden im Bildaus­wahl­dialog wie oben angezeigt.

Weitere Infor­ma­tionen: https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/organization-assets-library