Wissensmanagement mit SharePoint Syntex

Unternehmen verfügen über enorm viel Wissen – doch oft steht es nicht zum richtigen Zeitpunkt für Entscheidungen zur Verfügung. Mit SharePoint Syntex will Microsoft Firmen helfen, vorhandenes Wissen zu identifizieren, zu organisieren und im passenden Kontext bereitzustellen. Das Tool ist das erste Produkt aus dem Project Cortex und verwendet KI sowie Machine Teaching, um Inhalte zu verstehen, über Metadaten automatisiert zu verknüpfen und zu verarbeiten.

Letztes Jahr hat Microsoft sein ambitioniertes Project Cortex auf der Ignite 2019 vorgestellt. Es nutzt Künstliche Intelligenz, um Inhalte, die in Microsoft 365 erstellt und geteilt werden, team- und systemübergreifend zu analysieren, Content-Arten zu erkennen und die wichtigsten Informationen zu extrahieren. Ziel ist es, Prozesse und manuelle Aufgaben beim Wissensmanagement zu automatisieren, vorhandenes Wissen in einem Unternehmen zu finden, zu bündeln und zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und im richtigen Kontext bereitzustellen.

Zusammenhänge herstellen

Wissen entsteht, wenn Informationen aus E-Mails, Dokumenten, Ereignissen, Kontakten etc. sinnvoll verknüpft werden, um damit in einem bestimmten Kontext intelligente Business-Entscheidungen zu treffen. Mit Microsoft 365 lassen sich alle Dokumente innerhalb einer gemeinsamen Datenstruktur speichern. Hinzu kommt Microsoft Graph, um Beziehungen zwischen Inhalten und Personen herzustellen. Das Tool zeichnet zwar auf, welcher Mitarbeiter Inhalte erstellt, bearbeitet und freigibt, kann aber keine Zusammenhängen zwischen den verschiedenen Dokumenten und Elementen herstellen. Mit Project Cortex will Microsoft diese Lücke füllen und die Verbindung zwischen den relevanten Elementen herstellen.

Project Cortex verspricht eine automatisierte Analyse aller im Unternehmen lagernden Informationen aus Dokumenten und Geschäftsdaten. Dadurch soll mit Hilfe von maschinellem Lernen, KI und Graph ein unternehmensweites Wissensnetzwerk entstehen, das Themen, Inhalte und Personen miteinander verknüpft. So erscheinen etwa Themenkarten automatisch in Outlook, Word, SharePoint oder Teams, wenn ein Thema erkannt wird. Die Karten zeigen eine Beschreibung, Experten, Ressourcen und andere Informationen zu diesem Thema an.

Die Themen erleichtern die Suche nach Personen auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, Projekte und Fachkenntnisse. Wenn man über Microsoft Search oder Bing nach einem Thema sucht, wird eine Liste der Personen angezeigt, die das Thema zu ihrem Profil hinzugefügt haben. So ist einfach zu erkennen, wer im Unternehmen an welchem Thema arbeitet.

Tutorial: Das kann SharePoint Syntex

SharePoint Syntex ist als erstes Produkt aus dem Project Cortex seit Anfang Oktober allgemein als Add-on für Firmen mit Microsoft 365 E3- und E5-Lizenzen verfügbar. Ziel von Syntex ist es, die Inhalte von SharePoint neu zu erschließen, das Fachwissen einzelner Personen zu erfassen und es anderen Mitarbeitern im Unternehmen bereitzustellen. Die Einrichtung erfolgt über das Microsoft 365 Admin Center über Setup im Abschnitt Dateien und Inhalte über den Befehl Inhaltsverständnis automatisieren.

SharePoint-Syntex kann Dokumente automatisch analysieren und klassifizieren. Das funktioniert im Prinzip über eine trainierbare KI, die wichtige Metadaten in Dokumenten findet und entsprechend einordnet. SharePoint Syntex nutzt KI-Modelle zur Verarbeitung von drei Haupttypen von Inhalten: digitale Bilder, strukturierte oder semistrukturierte Formulare und unstrukturierte Dokumente wie Handbücher oder Verträge.

Für das Verständnis von Inhalten gibt es zwei Modelltypen:

• Formularverarbeitung: Bei Bildern und semi-strukturierten Inhalten kommt der Modelltyp Formularverarbeitung zum Einsatz, der mit Hilfe der Power-App-Funktion AI Builder aus einer einzigen Dokumentenbibliothek erstellt wird.
• Dokumentenverständnis: Dieses Modell für unstrukturierte Inhalte wird im Inhaltscenter von SharePoint Syntex aufgebaut und lässt sich auf mehrere Bibliotheken anwenden.

Im Inhaltscenter können Nutzer über die grafische Oberfläche und mit Hilfe von Assistenten Modelle zum Dokumentenverständnis erstellen und Cloud-Dienste so trainieren, als würden sie die Dokumente selbst lesen und verarbeiten. Diese Modelle sorgen dafür, dass auch in unstrukturierten Dateien bestimmte Muster oder Phrasen erkannt werden. Microsoft SharePoint Syntex verwendet dieses Wissen, um Inhalte automatisch zu identifizieren, wichtige Informationen zu extrahieren und Metadaten-Tags zuzuordnen. Mit diesen Metadaten können Mitarbeiter Inhalte leichter finden.

Automatisierte Kategorisierung von Inhalten

Die Experten im Unternehmen trainieren das Tool darin, ein Dokument zu lesen, Schlüsselinformationen zu erkennen und Inhalte automatisch zu klassifizieren. Ein Beispiel: Syntex kann nach dem Training Verträge auswerten und etwa den Wert eines Vertrages, das Ablaufdatum und die vereinbarten Konditionen erkennen. Diese Infos werden zu jedem einzelnen Vertrag als Metadaten erfasst, kategorisiert und automatisiert weiterverarbeitet. So ist es dann beispielsweise möglich, die Namen der jeweiligen Vertragspartner zu extrahieren oder mit Hilfe von Power Automate Workflows einzurichten, die einen Vertrag bei bestimmten Konditionen automatisiert zur Freigabe an einen Vorgesetzten weiterleiten.

Die Modelle verwenden Inhaltstypen zur Klassifizierung von Inhalten. Die Informationen, die Nutzer aus strukturierten oder unstrukturierten Dateien extrahieren möchten, werden spaltenweise im Schema des Inhaltstyps abgebildet.

Neben dem Verständnis und der Verarbeitung von Inhalten lässt sich mit Hilfe von SharePoint Syntex auch die Compliance von Inhalten steuern. So können Firmen Sicherheits- und Compliance-Richtlinien mit automatisch zugewiesenen Vertraulichkeits- und Aufbewahrungsbezeichnungen festlegen oder den Zugriff auf bestimmte Dokumente kontrollieren.

Microsoft wird SharePoint Syntex in den nächsten Monaten weiter ausbauen. Wir halten Sie hier auf dem Laufenden.