Best Practise: Einführung von Microsoft Office 365 / Teams in der Schule

Projektbeschreibung

Aufgabenstellung war es, die Bildungseinrichtung in Bayern beim Einrichten und beim Einsatz von Microsoft Office 365 / Teams für den Bildungsbereich sowohl IT technisch zu unterstützen, sowie auch auf Anwendungsebene zu beraten.

Best Practise Umsetzung

Die Umsetzung erfolgte zusammen mit den IT-Verantwortlichen der Bildungseinrichtung zur Wissensvermittlung und um schnell Entscheidungen bzgl. der Idealkonfiguration treffen zu können. Die Umsetzung umfasste:

• Planung einer Multi-Mandanten Umgebung und Einrichten der Office 365 Mandanten für Schulverwaltung und Lehrbetrieb
• Nutzung der Lizenzen Microsoft Office 365 Education Pläne: Office 365 A1 für Lehrpersonal und Office 365 A1 für Schüler und Studenten
• Setup und Anpassung Azure AD Connect zur Synchronisierung der Stammdaten der Schüler und Lehrkräfte, dabei Beachtung datenschutztechnischer Aspekte
• Review und Konfiguration relevanter Einstellungen in Microsoft Office 365 je nach Nutzung des Mandanten
  • Anpassung von Office 365 an die Corporate Identity der Schule
  • Einstellungen zum Gastzugriff
  • Einstellungen zu Anwendungen in Azure AD
  • Einstellungen für die Nutzung von OneDrive for Business
  • Einstellungen für die Nutzung von SharePoint
  • Einstellungen für die Nutzung von Microsoft Teams

• Nutzung der Microsoft Teams Richtlinienpakete für den Bildungsbereich
• Anpassung der Microsoft Teams Richtlinien für die längerfristige Nutzung von Microsoft Teams für den Unterricht
• Erarbeitung von Empfehlungen für den Umgang mit:
  • Ungewollte Stummschaltung
  • Ungewolltes Entfernen anderer Teilnehmer aus der Besprechung
  • Verbreitung von unpassenden Inhalten über Microsoft Teams

• Erstellung von Nutzungsempfehlungen für Microsoft Teams, Hilfe-Center für Lehrkräfte und Schüler
• Script-basierte Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, z.B. zum Schuljahreswechsel wie z. B.:
  • Zuweisung der Schüler in entsprechende Azure AD Gruppen/Microsoft Teams
  • Zuweisung der Schüler nach Jahrgangsstufe in Lizenzgruppen, um manche Funktionen nach Jahrgangsstufe bereitzustellen

Fazit, Funktionen & Ausblick

Microsoft Teams als Hauptprodukt von Office 365 für den Bildungsbereich überzeugt durch eine hohe technische Stabilität und Verfügbarkeit des Dienstes, sowie die Basisfunktionen von Teams für Chat, Meetings und Zusammenarbeit, sowie der Aufgabenfunktion.

Viele sinnvolle Funktionen – gerade für den Bildungsbereich – wurden in den letzten Monaten hinzugefügt, wie z.B.:

• Breakout Rooms
• Einstellungsmöglichkeiten zur Stummschaltung in Teams
• Lobbyfunktion zur Kontrolle der Teilnehmer und des Meeting Beginns
• Möglichkeiten ein Meeting zu Beenden
• 7×7 Anzeige der Teilnehmer
• Benutzerdefinierte Hintergründe
• Hand heben Funktion
• „Together Mode“
• und viele mehr…

Auch für das erste Quartal 2021 hat Microsoft spannende Funktionen für Microsoft Teams auf der Roadmap wie z.B.:

• History Menü, um Schnell in Teams zwischen Ansichten hin und her zu wechseln
• Education Policy Wizard um Teams Richtlinien Zielgruppen zuzuweisen
• Message Queue, um auch Offline Chatnachrichten senden zu können
• Verbesserung der Anwesenheitsliste in einem Teams Meeting
• Meeting Optionen je nach Meeting Größe
• Online Meeting Voreinstellungen

Sie haben weitere Fragen zum Thema oder benötigen Unterstützung bei der Umsetzung? Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Branche: Bildungseinrichtung (Gymnasium Bayern)| Schüler: 1.000