Prozess­au­to­ma­ti­sie­rung mit Power Automate (Micro­soft Flow)

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Mit Micro­soft Power Automate, zuvor Micro­soft Flow, lassen sich auf einfache Weise automa­ti­sierte Workflows erstellen. Die Vorteile davon: die Produk­ti­vität bei der Automa­ti­sie­rung von Geschäfts­pro­zessen lässt sich deutlich verbessern.

Ziel dieses Kunden­pro­jektes war es, folgende manuelle adminis­tra­tiven Abläufe in Micro­soft Office 365 durch techni­sche Prozesse abzulösen:

  • Automa­ti­sierte Provisionierung/Deprovisionierung von Micro­soft Azure AD Accounts für Mitar­beiter und Geschäfts­partner. Der Einsatz von Standard­tech­no­lo­gien wie Azure AD Sync und Azure B2B war im konkreten Szenario nicht möglich.
  • Automa­ti­sche Provi­sio­nie­rung von vorkon­fi­gu­rierten Micro­soft Share­Point Online Sites

 

Mit der neuen Lösung konnten die Durch­lauf­zeiten signi­fi­kant reduziert und die Prozess­qua­lität signi­fi­kant erhöht werden. Dies hat zu einer starken Erhöhung der Kunden­zu­frie­den­heit und damit zur verbes­serten Akzep­tanz der Lösung geführt. Weitere Vorteile: die Durch­lauf­zeiten für Anlage Benut­zer­ac­count in Azure AD, bzw. Anlage vorkon­fi­gu­rierter Micro­soft Share­Point Online Sites konnten von mehreren Tagen (bedingt durch manuelle Prozesse) durch einen automa­ti­sierten Self-Service auf unter 15 Minuten gesenkt werden.

Die Lösung basiert auf Share­Point Online Formu­laren, Power Automate (bekannt als Micro­soft Flow) aus der Power Platt­form und PowerS­hell mit verschie­denen Modulen für Active Direc­tory, Office 365, Share­Point CSOM und PnP.

 

Einstiegs­punkt der Lösung für den Anwender sind Share­Point Listen. Die Listen in Share­Point Online bieten durch die moderne Oberfläche ein schnelles Erstellen und Bearbeiten von Einträgen – im Browser als auch über die Share­Point App. Durch Versio­nie­rung, JSON basierte Spalten­for­ma­tie­rungen könnten die Listen an die Kunden­an­for­de­rungen angepasst werden.

 

Power Automate Flows sind über Connec­toren mit den Share­Point Listen verbunden und reagieren auf Ereig­nisse wie Item Erstel­lung, bzw. Item Änderung. Je nach Event führt Flow gewisse Validie­rungen aus und erzeugt eine Aufgabe in einer Queue.

 

Ein Hinter­grund­pro­zess on-premise auf Basis von PowerS­hell arbeitet die Queue ab und führt die Aufgabe aus, d.h.:

  • Anlage, Ändern, Löschen des jew. Azure AD Benut­zer­ob­jektes. In diesem Schritt sind verschie­dene Prüfungen gegen das Active Direc­tory on-premise nötig.
  • Anlage vorkon­fi­gu­rierter Share­Point Online Sites auf Basis des Teamsite Templates mit Angepasstem Farbschema (Theme), Logo, indivi­duell anhand der Parameter angepasster Welcome-Page mit vorkon­fi­gu­rierten Inhalten, etc.

 

Die Power Automate Flows warten die Abarbei­tung der Aufgabe ab und führen dann weitere Aufgaben durch, z.B. Status­up­date der Share­Point Items, Versand von Emails, etc.

Die Nutzung weiterer Services aus der Micro­soft Power Platt­form wie Power BI Reports, Power­Apps Formu­laren für Share­Point oder dedizierter Power­Apps Anwen­dungen ist ein mögli­ches Ausbauszenario.

Wie bei jeder verteilten, integrierten Lösung liegen die Tücken im Detail, wie z.B. Rechte für Funkti­ons­ac­counts, Zugriffs­wege ins Internet für Funkti­ons­ac­counts, gehär­tete Server, etc.

Insge­samt gesehen funktio­niert die Lösung auf Basis Power Automate (Flow), Share­Point Online und PowerS­hell on-premise sehr gut und kann flexibel an weitere Kunden­be­dürf­nisse angepasst werden.

Branche: Konsum­güter | Mitar­bei­ter­an­zahl: 40.000

Joachim von Seydewitz

Solution Archi­tect



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